Внедрение системы «1С: Документооборот государственного учреждения 8» в АНО «Развитие спортивных и инфраструктурных объектов»

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

Одним из наиболее важных способов дальнейшего повышения эффективности работы организации является усовершенствование процессов управленческого документооборота в АНО «Развитие спортивных и инфраструктурных объектов», а именно полная автоматизация бизнес-процессов, экономия времени и трудозатрат работников, участвующих в процессе согласования договоров и заявок, а также экономия средств на расходные материалы, используемые при печати договоров. С этой целью было принято решение о внедрении в АНО «РСИО» системы электронного документооборота. На основании анализа решений, предлагаемых на рынке, был выбран программный продукт «1С: Документооборот государственного учреждения 8».
По результатам объявленной конкурсной процедуры, поставку и внедрение системы электронного документооборота на основе программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения 8» осуществлял официальный партнер фирмы 1С ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ ВНЕДРЕНИЕ».
Внедрение проходило по следующим этапам:
• Поставка программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения 8», а также лицензий на сервер «1С:Предприятие» и рабочие места пользователей;
• Предпроектное обследование и анализ требований к организации системы документооборота;
• Построение моделей всех бизнес-процессов, входящих в документооборот;
• Настройка системы документооборота;
• Адаптация СЭД в соответствие с требованиями, изложенными в технических требованиях;
• Настройка функционала типового проектного решения «1С: Документооборот государственного учреждения 8» под действующие бизнес-процессы Заказчика»;
• Проведение испытаний;
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации;
• Ввод информационной системы документооборота в промышленную эксплуатацию.
В процессе настройки и адаптации были выполнены следующие основные операции:
• Первоначальная настройка программы, загрузка классификаторов, настройка хранения файлов в томах на сервере
• Создание обработки по загрузке Пользователей из базы доменной авторизации
• Проверка загрузки данных пользователей, настройка учетных записей, рабочих групп
• Настройка Нормативно-справочной информации (подразделения, должности, виды мероприятий, графики работ, учреждения, виды документов, настройка индексов нумерации подразделений, настройка рег номера для каждого вида исходящего документа)
• Настройка структуры хранения документов, создание номенклатуры дел, создание справочника Тома(дела)
• Создание справочников: Объект, Стадии реализации, Контрагент (создание доп.реквизита МосЭДО и отображение его в списке)
• Настройка карточек документов внутренних, входящих, исходящих с доработкой полей Объект, Стадии реализации, обязательных полей для заполнения, насторойка этапов
• Создание процессов : Договоры, соглашения и дополнительные соглашения по объектам проектирования и строительства, Хозяйственные договоры и дополнительные соглашения с доработкой маршрутов согласования "не согласовано" и "на доработку"
• Создание и тестирование внешних отчетов: Контроль поручений, Лист согласования, Договор с истекающим сроком действия, Реестр документов со связями, Журнал по объектам и стадиям реализации
• Уведомления: Автоматические уведомления о приближении сроков согласования по документу и о просрочке срока согласования по документу; Автоматические уведомления о приближении сроков исполнения поручений и о просрочке; Создавать периодические поручения, с указанием периодичности (в определенные дни недели, в определенные дни месяца, через заданное количество дней (Указано для настройки одного шаблона); При наступлении окончания срока оплаты по этапу, оповещение ответственного за документ приходит ответственному (инициатору договора). Для этого настраиваем дополнительные поля этапы платежей к договору технологического присоединения/выдачи ТУ. Оповещения должны приходить за 3 дня до окончании срока;
• Ежедневные уведомления обо всех просроченных документах для сотрудника;
• Настройка интерфейсов пользователей, отборов в списках документов
• Настройка учетной записи для отправки уведомлений о задачах пользователям
• Настройка программы 1С:Документооборот для работы через интернет для пользователей, находящихся вне офиса.
В ходе проведения испытаний производилось тестирование «1С: Документооборот государственного учреждения 8» под некоторыми выбранными пользователями.
Были разработаны инструкции для пользователей по работе с системой. Проведено обучение пользователей.
В ходе тестирования и опытно-промышленной эксплуатации проводилось устранение выявленных замечаний и внесение необходимых изменений.
В настоящее время система введена в промышленную эксплуатацию. В общей сложности в системе работает до 105 пользователей.
В результате внедрения системы электронного документооборота на основе программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения 8» существенно уменьшены сроки согласования документов, повышена прозрачность документооборота в организации, облегчен доступ необходимым категориям сотрудников к требуемым документам, уменьшены трудозатраты на подготовку и согласование документов, достигнута экономия бумаги, ресурса принтеров и места для хранения документации – как окончательной, так и, особенно, черновиков.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика