Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции (простая канцелярия) с помощью "1С:Документооборота"

ГОУП «Мурманскводоканал» является одним из крупнейших предприятий города и выполняет свою главную задачу по снабжению населения качественной питьевой водой, отводу стоков городов Мурманск и Кола, а также поселков Мурманской области: Мурмаши (включая Мурмаши-3), Кильдинстрой, Шонгуй, Молочный, Зверосовхоз, Верхнетуломский Мурманской области. Наше предприятие обеспечивает питьевой водой 329 тыс. человек и 3 тыс. 300 предприятий и организаций.

В данный момент предприятие динамично развивается, совершенствуя свою инфраструктуру, повышая тем самым надежность и качество водоснабжения и водоотведения.

На нашем предприятии ведется огромная переписка с юридическими и физическими лицами. Раньше очень много времени уходило на согласование внутренних документов, не был налажен процесс контроля исполнения поручений, приказов и регламентов. Документы регистрировались в журналах входящей и исходящей корреспонденции, что давало возможность определить местоположение документа, но не позволяло его быстро найти в Делах. Скан-копии важных документов хранились на серверах предприятий, но осуществить быстрый поиск необходимого документа не представлялось возможным.

Руководством предприятия было решено автоматизировать входящую и исходящую корреспонденции (простую канцелярию).

Как проходила автоматизация

С ООО «Центр консалтинговых проектов» (ЦКП) мы работаем давно. Данная компания у нас обслуживает несколько конфигураций - 1С:Бухгалтерию предприятия и 1С:Зарплату и управление персоналом, хорошо знает специфику работы нашей организации. Поэтому с выбором организации по внедрению 1С:Документооборот в части простой канцелярии вопросов не возникло.

Внедрение производилось в несколько этапов:

Экспресс-обследование

Сотрудники ЦКП удаленно провели интервьюирование сотрудников, ответственных за входящую и исходящую корреспонденцию в основных подразделениях на предприятии. Выяснили маршруты входящих и исходящих документов, их список и количество. Составили протоколы интервьюирования, которые были подписаны с двух сторон.

После анализа проведенных интервью сотрудники ЦКП предложили для согласования следующую информацию:

• список видов входящих и исходящих документов для автоматизации;
• список шаблонов форм документов;

Технические работы

Сотрудниками отдела информационных технологий нашего предприятия выполнена установка конфигурации 1С:Документооборот. Сотрудники ЦКП активно помогали и консультировали нас в этом процессе.

После проведенной нам консультации по заведению первичной нормативно-справочной информации мы успешно провели первичную настройку этих справочников. Консультанты ЦКП также оказывали помощь в выполнении данных работ.

Следующим этапом по внедрению канцелярии, который был проведен специалистами ЦКП, являлась настройка процессов движения входящих и исходящих документов. Были настроены маршруты 4-х документов.

Результатом выполнения данных работ является полностью подготовленная к работе платформа 1С:Документооборот в части входящей и исходящей корреспонденции.

Обучение

После ввода приказом по предприятию в опытную эксплуатацию «Простой канцелярии» специалисты ЦКП провели удаленное обучение сотрудников нашего предприятия работе с входящими и исходящими документами.

Результаты внедрения

После непродолжительной работы сотрудников нашего предприятия с 1С:Документооборот в части входящих и исходящих документов выявлены следующие положительные стороны данного внедрения:

• сокращение времени на подготовку и согласование документов
• достигнута прозрачность бизнес-процессов - на смену сложным процессам пришли адаптированные, которые исключают необоснованное повторение действий
• автоматизация работы руководителей - благодаря работе с процессами и задачами появилась возможность отслеживать выполнение сотрудниками поставленных задач. Для руководителей подразделений организованы рабочие области, содержащие всю информацию по задачам в подразделении в разрезе каждого сотрудника
• повышение исполнительской дисциплины - настроены «рабочие столы пользователей», в которых содержится актуальная информация по текущим задачам для каждого пользователя. Применяются различные напоминания системы о задачах пользователей.