Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции (простая канцелярия) с помощью "1С:Документооборота"

Мурманск, Декабрь 2020

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 5

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 5

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство

Сопровождение:

  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

1. Информация о компании:
ГОУП "Мурманскводоканал" - крупнейшее предприятие водопроводно-канализационного хозяйства Мурманской области. Предприятие обеспечивает питьевой водой 329 тыс. человек и 3 тыс. 300 предприятий и организаций.
Основные виды деятельности: Водоснабжение и водоотведение, оказание услуг в сфере эксплуатации водопроводно-канализационного хозяйства городов Мурманск и Кола, а так же поселков Мурмаши (включая Мурмаши-3),
Кильдинстрой, Шонгуй, Молочный, Зверосовхоз, Верхнетуломский Мурманской области.

2. Исходная ситуация:
Предпосылки внедрения:
- Потери времени при согласовании внутренней документации;
- Отсутствие автоматизированной регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
- Отсутствие возможности контроля исполнения поручений, приказов и регламентов;
- Отсутствие единого хранилища документации.

3. Выбор продукта:
- Оптимальное соотношение цена-качество.
- Современная платформа "1С:Предприятие".
- Безопасность и гибкая настройка прав доступа.

4. Решение:
По методической части:
- Проведение интервью с пользователями;
- Определение видов входящих и исходящих документов;
- Определение шаблонов форм документов;
- Выяснение маршрутов движения входящих и исходящих документов;
- Изучение регламентов или инструкций по делопроизводству;
- Формирование отчета об обследовании (в части входящей и исходящей документации);
- Консультации по заведению первичной нормативно-справочной информации.
По технологической части:
- Настройка процессов движения входящих и исходящих документов;
- Обучение сотрудников работе с входящими и исходящими документами.

5. Результаты проекта:
- Сокращение времени на подготовку и согласование документов;
- Достигнута прозрачность бизнес-процессов — на смену сложным процессам пришли адаптированные, которые исключают необоснованное повторение действий;
- Автоматизация работы руководителей — благодаря работе с процессами и задачами появилась возможность отслеживать выполнение сотрудниками поставленных задач (для руководителей подразделений организованы рабочие области, содержащие всю информацию по задачам в подразделении в разрезе каждого сотрудника);
- Повышение исполнительской дисциплины — настроены «рабочие столы пользователей», в которых содержится актуальная информация по текущим задачам для каждого пользователя. Применяются различные напоминания системы о задачах пользователей.

6. Состояние проекта:
- Система передана в промышленную эксплуатацию;
- Планируется автоматизация процессов электронного документооборота.

7. Параметры проекта
1.Вариант работы системы: клиент-серверный.
2.Тип организации: коммерческая.
3.Количество сотрудников - более 700.
4.Число автоматизированных рабочих мест - 5.
5.Количество документов, обрабатываемых с начала внедрения - около 1000.
6.Наличие территориально-распределенной СЭД - "нет".
7.Проводилось обучение на рабочих местах и в учебном центре партнера.
8.Осуществляется сопровождение.

Выполнены следующие работы:

  • Дистанционное обучение пользователей
  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика