Система хранения электронных документов в компании "Тотал Восток" с использованием "1C:Document management"

ООО "Тотал Восток"
Москва, Декабрь 2020

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: PostgreSQL)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 150

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

До старта проекта для ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского, кадрового, производственного учета использовалась корпоративная информационная система, разработанная на базе 1С:Управление производственным предприятием(1С:УПП). Также регистрация входящей и исходящей корреспонденции была реализована в 1С:УПП, однако скан-копии документов не сохранялись, что усложняло оперативный доступ к содержанию этих документов при необходимости.
Также некоторые процессы были частично автоматизированы при помощи создания задач в MS Outlook и автоматической рассылки писем с уведомлениями из 1С:УПП.

В ходе предпроектного обследования выявлены также следующие нюансы организации работы с документами:
• Отсутствовало централизованное хранение электронных документов. Документы хранились в подразделениях в папках на сетевых дисках, существовала возможность использования в разных подразделениях разных версий одного документа;
• Сотрудники подразделений вели значительное количество реестров для хранения данных документов в MS Excel с целью контроля сроков действия и состояния документов.
• Часть документов хранились и подписывались в системе Диадок, при этом внутренне согласование документа необходимо было проводить отдельно, при помощи электронной почты. Это усложняло контроль соблюдения регламента согласования документа – состава необходимых участников и сроков согласования, в ходе согласования любой участник согласования мог привлечь к согласованию дополнительных сотрудников по своему усмотрению.
• Не велся единый, систематический учет и контроль сроков исполнения поручений и распоряжений, а также индивидуальных задач, однако осуществлялся общий контроль состояния дел по графикам проекта и срокам исполнения договоров.
• В компании существуют сложные многоэтапные процессы, требующие взаимодействия нескольких подразделений: согласование договоров, рассмотрение претензий, подготовка коммерческого предложения, организация командировки. В связи с большим количеством типовых шаблонов документов сотрудники испытывали сложность в выборе подходящего шаблона документа и, соответственно, списка согласующих лиц, несмотря на хорошо документированные процессы и наличие СМК в компании

Поэтому, для повышения эффективности учета и обработки документов было принято решение о запуске проекта по внедрению системы электронного документооборота и ее интеграции с уже существующими в компании системами. Одним из требований стала возможность использования русского, англоязычного и смешанного вариантов интерфейсов, с возможностью настройки языка интерфейса для отдельного пользователя.

Для создания такой системы, в дополнение к уже существующей 1С:УПП, был выбран "1C:Document Management". Это позволило минимизировать затраты на поддержание системы за счет использования единой платформы "1С:Предприятие". Для реализации проекта была выбрана компания ООО "1С-КПД", как лидер рейтинга Центров Компетенции по Документообороту.

Цели создания системы:
• создание единой системы хранения электронных документов с возможностью управления доступом к ним;
• автоматизация процесса согласования документов;
• сокращение срока подготовки и согласования документов;
• осуществление контроля за сроками действия документов;
• формирование статистических данных в автоматизированном формате;
• улучшение и регламентация взаимодействия подразделений компании;
• контроль выполнения сложных многоэтапных процессов;
• повышение эффективности использования программного продукта 1С:УПП при помощи взаимодействия с процессами документооборота.

В рамках проекта выполнены следующие работы
- Сформированы функциональные требования к системе, составлено ТЗ на разработку и настройку системы.
- Проведена настройка системы в соответствии с требованиями.
- Выполнена интеграция систем 1С:УПП и 1С:Document management.
- Созданы технологические инструкции, описывающие порядок выполнения бизнес-функций в информационной системе.
- Проведено обучение пользователей.

На текущий момент в системе обрабатываются документы, относящиеся к следующим функциональным областям:
• Договорные документы (договоры поставки/оказания услуг, дополнительные соглашения).
• Доверенности (внутреннее делегирование полномочий, внешнее делегирование полномочий, заявление об отмене доверенности).
• Кадровые документы (заявка на командировку/служебную поездку, заявка на отпуск, форма оценки прохождения испытательного срока).

Система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика