Автоматизация ПП "1С:Документооборот государственного учреждения" в ГУП СППМ

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Государственное унитарное предприятие города Москвы «Специальное предприятие при Правительстве Москвы» (ГУП СППМ) является уникальной организацией в области гражданской обороны, чрезвычайных ситуаций и пожарной безопасности города Москвы. Предприятие выполняет работы по проектированию, строительству, ремонту и эксплуатации объектов административного управления, защитных сооружений гражданской обороны, в том числе расположенных на объектах экономики города. ГУП СППМ проводит мероприятия по мобилизационной подготовке, проектированию, монтажу, пусконаладочным и ремонтным работам закрытых компьютерных сетей, оборудования и приборов гражданской обороны и систем оповещения и связи. Кроме того, организацией выполняются работы по хранению, поверке и утилизации средств индивидуальной и коллективной защиты, приборов химической и радиационной разведки, в том числе ведется работа по обслуживанию и хранению резерва имущества ГО Москвы. Для решения производственных задач предприятием получены соответствующие виды лицензий и свидетельства саморегулируемых организаций.
Документооборот в ГУП СППМ не был автоматизирован. Сотрудники использовали разрозненные программы, среди которых были Excel и Word. Отсутствие единой информационной базы отрицательно сказывалось на рабочем процессе: долго приходилось искать оригиналы, что мешало своевременно вносить правки в документы; затягивались сроки рассмотрения и согласования договоров; случалось, что документы терялись; в документах возникали повторения и ошибки – все это приводило к незапланированным расходам и усложняло управление предприятием. Было принято решение изменить контуры управления и автоматизировать делопроизводственную нишу. За помощью руководство ГУП СППМ обратилось к компании «1С-Архитектора бизнеса».
Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» установили программу, настроили права доступа в соответствии с должностями сотрудников, перенесли данные в «1С», провели консультацию и организовали обучение привлеченных пользователей. Всего было автоматизировано 150 рабочих мест.
Ключевые итоги проекта:
• Возросла информационная безопасность: единый электронный архив документов исключает риски несанкционированного доступа и утечки данных.
• Исходящие и входящие документы регистрируются в единой информационной базе. Бухгалтерам легче вести учет поступивших документов, снизилось количество недочетов при работе с документами, стало проще формировать отчеты.
• Автоматизирована работа с договорами. Благодаря настроенным типовым цепочкам все этапы (подготовка, согласование, подтверждение, учет и контроль) проходят в сжатые сроки.
• Создана прозрачная система документооборота. Руководство в режиме онлайн получает сводную информацию о состоянии текущих поручений, отслеживает задачи и контролирует их своевременное исполнение. Это повысило производительность труда и сэкономило временные ресурсы.
Система принята в промышленную эксплуатацию 24.11.2020 г. В настоящее время ведется информационно-технологическое сопровождение организации: оформлено льготное сопровождение «1С:ИТС» и осуществляется методическая поддержка пользователей системы. В дальнейшем планируется расширение функционала программы.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика