Автоматизация бизнес-процессов на базе "1С:Комплексная автоматизация 8" в ООО "Медимком"

В кейсе рассказываем как поставщик медицинского оборудования решил основные задачи автоматизации и кратно повысил качество управления продажами и закупками в период активного роста рынка.

Чтение кейса займет 6 минут.

Проблемы:

• нарушения синхронизации процесса обеспечения заказов, контроля поставок;
• низкая скорость работы с заказом покупателя;
• отсутствие обмена информацией между отделом продаж и отделом закупок;
• падение качества обслуживания клиентов.

Результаты:

• увеличение скорости обработки заказов клиентов;
• отлаженное взаимодействие между отделами продаж и закупок;
• повышения удобства использования системы пользователями.

Содержание

1. О компании
2. Пандемия обостряет ситуацию
3. В поисках решения
4. Итоги проекта
5. Дальнейшие планы

1. О компании

Система: "1С:Комплексная автоматизация 8"

Отрасль: Поставщик оборудования для медицинских учреждений Компания ООО «Медимком» medimcom.ru

Медимком в цифрах:

• Дистрибьютор 8 крупнейших медицинских производителей
• Поставщик 11+ многопрофильных медицинских учреждений

Компания «Медимком» специализируется на закупке и поставке расходных материалов и оборудования для отделений анестезиологии и реанимации. Компания напрямую взаимодействует с ведущими российскими и мировыми производителями, покрывая практически любую потребность государственных и частных медицинских учреждений.

Особенности работы компании

Сотрудничество с клиентами компании происходит на основании тендерных договоров. Заказы отгружаются не полностью, а частями в течение всего срока действия договора, а объемы отгрузок зависят от текущих потребностей покупателя. Таким образом, отгрузка одного заказа может растянуться на несколько месяцев или даже лет.

Компания уже несколько лет использовала функционал "1С:Комплексная автоматизация 8" ("1С:КА"), которая имела все необходимые настройки для работы и была доработана под бизнес-процессы компании. Однако в начале 2020 года появилась необходимость перехода на обновленную версию конфигурации. Учитывая то, что новая версия "1С:КА" гораздо функциональнее, чем уже используемая старая — было принято решение переходить на типовую версию системы.

К сожалению, этой задаче не было уделено достаточно внимания со стороны проектной команды. Работа по переходу происходила без должной подготовки, учета потребностей сотрудников и достаточного моделирования процессов до начала активной работы пользователей. В итоге компания, еще недавно уверенно работающая в системе, получила «сырой» продукт и вынуждена была начать работать в нем.

В первую очередь, сильно пострадали отдел продаж и закупок. Нарушилась синхронизация процесса обеспечения заказов, контроля поставок. Из-за этого стало сложно планировать отгрузки и соблюдать сроки.

2. Пандемия обостряет ситуацию

Период обновления "1С:КА" совпал с началом пандемии, что дополнительно ухудшило проблемы с использованием системы. Спрос на медицинские расходные материалы резко стал расти и менеджерам отделов продаж и закупок стало еще сложнее справляться с возросшим количеством заказов.

Процесс работы с заказами в компании выглядит следующим образом: компания получает крупный заказ, который полностью вносится в систему и учитывает весь объем тендера. Далее поступает конкретный запрос от клиента, в рамках крупного заказа, с требованием отгрузить определенный объем продукции. Таким образом, отгрузки могут быть частичными, могут меняться объемы, а также состав продукции в рамках суммы тендера. Помимо деления по датам отгрузки нужно учитывать и деление по источникам финансирования.

В итоге менеджерам приходится постоянно корректировать основной заказ, а количество строк в заказе покупателя с каждым изменением вырастает. В конечном счете увеличиваясь в разы. Работать с неструктурированной информацией и контролировать обеспечение стало не эффективно, и скорость работы с заказом покупателя снизилась в 10 раз по сравнению с предыдущей версией системы.

Обмен актуальной информацией между отделом продаж и отделом закупок также нарушился. Менеджеры по закупкам не оперативно получали информацию об изменениях в потребностях клиента и не могли контролировать и актуализировать сроки поставки товаров.
В результате из-за непродуктивной работы отделов продаж и закупок пострадало и качество обслуживания клиентов: не было инструментов для быстрой обработки запросов клиента и контроля своевременного обеспечения его текущих потребностей.

3. В поисках решения

К сожалению, с текущим подрядчиком, помогавшим с автоматизацией, не получилось найти эффективный выход из сложившейся ситуации. За помощью в настройке и адаптации обновленной системы "1С:Комплексная автоматизация 8" руководство «Медимком» обратилось к специалистам «РАУ АйТи».
Для достижения поставленных целей была сформирована проектная команда. После проведения экспресс-обследования были выявлены и приоритезированы все задачи. Сформирован понятный план действий на первый этап.

Цель: В короткие сроки решить основные задачи автоматизации и повысить качество управления продажами и закупками в период активного роста рынка.

Задачи первого этапа:

• Увеличение скорости обработки заказов клиентов.
• Отлаженное взаимодействие между отделами продаж и закупок.

В качестве второстепенных были выделены задачи повышения удобства использования системы всеми пользователями, автоматический помощник для оформления и дублирования заказов клиентов, контроль резервов, автоматизация склада, контроль сроков годности и пр.

Спасать отдел продаж приходилось в максимально сжатые сроки. Поэтому было принято решение отказаться от технологии стандартного внедрения. И делать ставку на опыт проектной команды в автоматизации компаний оптовой торговли.

Первым этапом проектная команда разработала технологию работы с крупными заказами и изменили интерфейс заказа покупателя для увеличения скорости обработки запросов. Количество операций, которые требуются менеджеру для выполнения рутинных задач, значительно сократилось.

Далее, чтобы наладить коммуникацию между отделом продаж и отделом закупок, были созданы отчеты, предоставляющие максимально полную информацию менеджерам по закупкам по текущим потребностях клиента для оперативного контроля обеспечения. Кроме того, был улучшен интерфейс заказа поставщику для удобства контроля и планирования поставок.

4. Итоги проекта

Менеджер по продажам могут понять, обеспечены ли текущие потребности клиента, планируются ли новые поставки и соответствуют ли плановые поставки с согласованным с клиентом графиком отгрузки.

Обмен данными между двумя отделами теперь оперативен и актуален, что позволяет менеджерам по продажам быстро обрабатывать заявки клиентов и формировать текущие потребности, а менеджерам по закупкам снизить количество ошибок, допускаемых при планировании и контроле процесса закупок и следить за тем, чтобы поставки поступали во время и в необходимых для заказчиков объемах.

Всего за несколько месяцев 2020 года в условиях пандемии коронавируса продажи компании выросли на 700%. В результате работы проектной команды компания смогла вовремя стабилизировать ситуацию и справиться с сильно возросшим спросом на медицинское оборудование и расходные материалы без увеличения штата сотрудников и потерь заказов.

5. Дальнейшие планы

После успеха проекта автоматизации отделов продаж и закупок было приняло решение о второй очереди внедрения. В ближайших планах оптимизация работы склада, за счет внедрения адресного хранения, использования штрихкодирования и терминалов сбора данных. А также формирование потребности и контроля обеспечения с учетом остаточного срока годности, что очень важно с учетом специфики работы компании.