Автоматизация учета на базе "1С:Document Management 8" в ИП ООО "PETROMARUZ MANAGEMENT"

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ кадрового состава
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Узбекистан
• Управление отношениями с поставщиками
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Сфера деятельности ИП ООО «Petromaruz Management» - консалтинг по вопросам коммерческой деятельности и управления. PM Management внедряет современные решения в бизнес процессы консультируемых предприятий.

Для успешного развития и работы ИП ООО «Petromaruz Management» была необходима регламентация и автоматизация процессов учета, обработки и хранения документов в соответствии с действующим Законодательством Республики Узбекистан. Ситуацию осложняло наличие в компании большого объема обрабатываемых документов, многообразие маршрутов их прохождения, отсутствие инструкций по ведению делопроизводства.

Выбирая систему учета, учитывали следующие факторы:
• удобство хранения и поиска информации различного типа;
• возможность самостоятельной поддержки системы;
• дружественный интерфейс;
• выгодная стоимость.

Всем этим требованиям отвечает программный продукт«1С:Document Management 8».

Исполнителем проекта по созданию новой информационной системы была выбрана компания "1С-Рарус", как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

В ходе проекта специалистами "1С-Рарус" выполнены следующие работы:
• Оказаны консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
• Выполнена электронная поставка программного обеспечения;
• Произведена установка программного обеспечения;
• Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
• Выполнено планирование этапов работ, составлен календарный плана работ;
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
• Выполнена Методическое обеспечение и Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации: произведена настройка типовой конфигурации согласно требованиям Заказчика. Настроены бизнес-процессы закупок, как корпоративные, так и отдельно по предприятиям, управление НСИ для процессов закупок, кадровый документооборот, входящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительная документация. Разработаны формы отчетности. Реализованы склонения на узбекском языке в шаблонах документов.
• Выполнены настройки программы для начала ведения учета;
• Осуществлена интеграция с Telegram;
• Выполнен перенос данных из конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом КОРП»;
• Оказаны консультационные услуги по проектированию прав доступа;
• Проведено индивидуальное обучение ключевых пользователей;
• Выполнена установка и настройка сервера СУБД;
• Оказаны консультационные услуги Заказчику по настройке серверов.

Система передана в промышленную эксплуатацию 01.06.2020. Автоматизировано 101 рабочее место.

Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи учета, как:
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел, нумераторы;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Управление договорами;
• Управление процессами и задачами;
• Уведомления (SMS, эл. почта, в программе);
• Контроль объектов документооборота;
• Мобильное приложение;
• Уведомления через Telegram;
• Загрузка штатной структуры из «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 КОРП».

Новая система учета способствовала достижению поставленных целей:
• Автоматизация и оптимизация системы документооборота в компании в части учета, хранения, архивирования документов.
• Организация оперативного взаимодействия сотрудников и подразделений в области документооборота, контроля исполнительской дисциплины.
• Осуществление анализа эффективности производственной и иной деятельности сотрудников.
• Автоматизация и оптимизация закупочных процедур на предприятиях в части согласования заявок, автоматизации ведения учета поставщиков и договоров, оптимизации результатов закупочных процедур.
• Исключен повторный ввода данных на нескольких участка, глубокая автоматизация процессов способствует повышению эффективности работы сотрудников.
• Созданы единые правила делопроизводства и документооборота, в том числе передача документов в архив. Введение процедуры контроля исполнения поручений. Осуществлен перевод бумажного архива в электронный.
• Получена единая форма отчетности по организационной деятельности предприятий.
• Технические цели:
o Унификация процессов работы с документами в рамках всей группы компаний;
o Гарантированная целостность и достоверность данных;
o Гибкое и точное разграничение прав доступа;
o Минимизация ресурсов на администрирование системы;
o Возможность создания новых отчетов и настроек силами собственных сотрудников.

Выполняется комплексное сопровождение системы. Реализовывается тиражирование разработанной системы учета во все предприятия группы Компаний.

В дальнейшем планируется развитие системы:
• Интеграция с ERP-системами предприятий;
• Улучшение мобильных интерфейсов пользователей системы;
• Контроль выполнения распоряжений по срокам и по качеству с помощью использования типового функционала (действующий план):
o Углубленная работа с процессами и задачами;
o Проекты;
o Мероприятия.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика