Автоматизация учета проживающих в общежитиях на основе программного продукта "1С:Университет 8 ПРОФ"

Отзыв на внедрение системы учета проживающих в общежитиях МГУ имени М.В.Ломоносова на основе 1С:Университет ПРОФ.
Московский Государственный Университет имени М.В.Ломоносова – старейший и крупнейший ВУЗ России. Всю свою более чем двух с половиной вековую историю он был и остается флагманом отечественного высшего образования. В настоящее время в МГУ обучается более 40 тысяч студентов, аспирантов, докторантов, а также специалистов в системе повышения квалификации. Учебный процесс и научную работу в МГУ обеспечивает уникальный коллектив преподавателей и ученых. В структуре МГУ 39 факультетов, 15 научно-исследовательских институтов, 4 музея, различные службы и управления, обеспечивающие работу Университета. В Университете существует 8 студгородков, в которых проживает около 30 000 студентов, аспирантов, абитуриентов и др.
Очень ответственным и трудоемким процессом является учет проживающих в общежитиях. Проживающих в общежитии около 30 тысяч человек, вследствие чего стояла острая потребность в системе учета проживающих, которая помимо своих основных функций, будет обладать интерфейсом для подготовки отчетности во внешние органы, возможностью интеграции по начислениям и платежам с системой безналичных платежей, а также позволит оперативно получать информацию о загруженности жилого фонда.
Для реализации данной задачи руководство Управления общежитиями МГУ обратилось к партнеру фирмы 1С «Первый дом консалтинга «Что делать консалт»», уже много лет успешно осуществляющему внедрение и поддержку программных продуктов 1С в МГУ имени М.В.Ломоносова.
В качестве базовой конфигурации был выбран программный продукт «1С:Университет ПРОФ». Однако, специфика учета проживающих в общежитиях МГУ имени М.В.Ломоносова потребовало внесения многочисленных и существенных доработок в типовую конфигурацию программного продукта.
Для первого этапа автоматизации был выбран один, самый крупный студгородок – Дом Студента Главного здания МГУ.
Были спроектированы и разработаны внутренние механизмы системы:
- Резервирование комнат
- Распределение проживающих по комнатам
- Доступность комнат
- Поселение
- Запись на прием
- Выселение
- Оплата проживания в кассе
- Безналичная оплата проживания
- Разработка ролей и интерфейсов пользователей (6 ролей)
- Разработка печатных форм (15 шт.)
- Разработка отчетов (11 шт.)
- механизм импорта данных о распределении комнат из текущей ИБ
- Интеграция с платежной системой Сбербанка: согласование форматов обмена, регламентов, тестирование, внедрение
Было выполнено обучение пользователей работе в системе, осуществлялась постоянная поддержка в ходе внедрения и опытной эксплуатации. В системе реализованы следующие функции:
• хранение данных о помещениях с учетом категорий и статусов;
• резервирование помещений по факультетам;
• ввод и хранение данных о проживающих;
• механизм поиска и контроля дублей физического лица;
• блокировка нарушителей;
• формирование аналитических отчетов о проживающих;
• формирование аналитических отчетов по взаиморасчетам;
• формирование отчетов по помещениям;
• распределение проживающих по помещениям;
• ввод и хранение данных о договорах с проживающими;
• ввод и хранение сведений о заселении, выселении, переселении проживающих;
• запись на прием проживающего;
• формирование необходимых печатных форм для УФМС и военкомата;
• ввод и хранение сведений о тарифах на проживание;
• учет взаиморасчетов с проживающими;
• прием оплаты наличными;
• прием оплаты через систему Сбербанк онлайн;
• выгрузка сведений о полученных оплатах в 1С:БГУ УО.
При поселении пользователю не нужно проверять, проживал ли студент в общежитии ранее, программа сделает это за Вас. При внесении фамилии, имени, отчества и даты рождения будет создана карточка нового проживающего или появится информацию о предыдущем его поселении. Все данные по проживающему можно увидеть в одной форме. С помощью этой же формы можно производить необходимые действия и отражать все данные. В карточке проживающего отражаются также сведения о месте рождения, регистрации, наличии и сроках пропуска, паспортные данные, члены семьи, нарушения.
Установка тарифов производится автоматически в зависимости от нескольких параметров, таких как гражданство, комнаты и других.
Вся история проживания хранится на закладке «История».
В программе имеются все печатные формы, необходимые для заключения договора с проживающим, регистрации его в УФМС, которые заполняются автоматически. Проживающие имеют возможность произвести оплату как через кассу общежития так и через терминалы оплаты и через сервис «Сбербанк-онлайн».
Учет и анализ жилищного фонда производится с помощью подсистемы «Распределение комнат».
В подсистеме видна информация о метраже комнаты, количестве мест в самой комнате, а также занятых или свободных местах, состоянии комнаты, за каким факультетом она закреплена, и проживающий какого факультета и пола там проживает в данный момент времени.
В программе имеются отчеты, которые позволяют быстро получить полную информацию о проживающих, жилом фонде и оплатах.
В результате внедрения системы
• существенно сокращены трудозатраты пользователей,
• уменьшился размер задолженностей за проживание, благодаря эффективной системе учета платежей,
• исчезли очереди на оплату и заселение,
• повысилась эффективность использования жилого фонда, благодаря прозрачной и оперативной информации об его занятости
• руководство оперативно получает всю необходимую для принятия решений информацию.
В настоящее время система находится в промышленной эксплуатации в Доме Студента Главного здания МГУ и находится на постоянном обслуживании. Инициированы следующие этапы автоматизации – масштабирование системы на оставшиеся семь студгородков МГУ.
Мы высоко оцениваем качество самого решения, его внедрение и работу партнера фирмы 1С – «Первый дом консалтинга «Что делать консалт»».
По нашему опыту данное решение можно рекомендовать для использования в высших учебных заведениях с большим фондом общежитий.