Автоматизация документооборота АО "Технология" на базе "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В связи с ростом объемов производства возникают соответствующие проблемы с длительностью рассмотрения и согласования документов, контролем возврата оригиналов, контролем исполнительской дисциплины. В 2019 году руководство АО "Технология" задумалось о переходе на электронный документооборот. Было принято решение автоматизировать учет всех входящих, исходящих, внутренних документов, организовать совместную работу сотрудников с документами, сократить время поиска необходимого документа, организовать контроль исполнительской дисциплины сотрудников.
Для решения этой проблемы АО "Технология" рассматривало различные программы. В ходе проведенного сравнительного анализа различных система электронного документооборота (СЭД) более финансово привлекательна оказалась 1С. Еще одним «плюсом» в выборе СЭД в пользу 1С стало то, что на предприятии уже используется автоматизированная система на платформе «1С:Предприятие 8».
Руководство АО "Технология" обратилось за консультацией по стоящим задачам в компанию «Баланс-Сервис», имеющую большой опыт автоматизации предприятий различного профиля.
Для автоматизации системы документооборота специалистами компании «Баланс-Сервис» была порекомендована СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» с использованием бесшовной интеграции для программы «1С:ERP».
В ходе реализации проекта компанией "Баланс-Сервис" был автоматизирован ряд задач, а именно: регистрация и исполнение входящих документов; регистрация и контроль исполнения заявок клиентов; регистрация исходящих документов и печать конвертов для отправки почтой; согласование, регистрация и исполнение приказов; согласование, регистрация и исполнение служебных записок; подготовка, согласование и регистрация договоров; подготовка и регистрация доверенностей.
Благодаря внедрению СЭД на нашем предприятии уже за первые 3 месяца работы в СЭД были достигнуты следующие результаты: благодаря возможностям бесшовной интеграции стало возможно оперативно получать информацию об условиях и результатах согласования договора прямо в учетной системе, что повысило удобство работы для сотрудников бухгалтерии; сроки согласования договоров сократилась в среднем на 45%, благодаря контролю сроков и своевременному уведомлению; была упорядочена работа сотрудников с документами, т. к. были зафиксированы шаблоны документов и шаблоны процессов обработки документов; длительность согласования служебных записок сократилась в 2 раза; в 2 раза сократилось время поиска нужной информации; появилась возможность оперативно следить за сроками исполнения задач, что позволило уменьшить длительность исполнения на 50%, тем самым снизив процент не вовремя выполненных задач в 3 раза; можно отслеживать изменение документов – кто и когда внес то или иное изменение; исполнитель видит напоминание о находящихся у него на исполнении документов; в 3 раза сократилось время на подготовку документа на отправку почтой, с помощью формирования конверта на основании регистрационных данных

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Производственная деятельность предприятия «Технология» началась
в 1997 году, объединив богатый практический опыт нефтяников г.Ноябрьска и производственно-конструкторский потенциал предприятий г.Воткинска. АО «Технология» занимается разработкой и производством нефтепромыслового оборудования более 20 лет. Основной вид продукции — это фонтанная арматура, комплекты устьевые, исследовательское оборудование.
Уникальностью предприятия является запорный элемент, задвижка типа ЗД, который был разработан и запатентован в 1997 году.  После запуска в производство, буквально через несколько лет, такая компания как ОАО «Лукойл-Пермь» полностью перешла на наш тип задвижек отказавшись от аналогичной продукции других производителей.  Объясняя это высоким качеством продукции, надежностью и простотой в эксплуатации.
Продукция АО «Технология» успешно эксплуатируется на месторождениях таких крупнейших нефтедобывающих компаний России как ОАО «ЛУКОЙЛ», ОАО «НК «Роснефть», ОАО «Сургутнефтегаз», ООО «ЛУКОЙЛ-ПЕРМЬ», ОАО «Газпром», ОАО «ВОСТОКГАЗПРОМ», ОАО «РИТЭК», ОАО «ЛУКОЙЛ-ЗАПАДНАЯ СИБИРЬ».
В связи с ростом объемов производства возникают соответствующие проблемы с длительностью рассмотрения и согласования документов, контролем возврата оригиналов, контролем исполнительской дисциплины. В 2019 году руководство задумалось о переходе на электронный документооборот. Было принято решение автоматизировать учет всех входящих, исходящих, внутренних документов, организовать совместную работу сотрудников с документами, сократить время поиска необходимого документа, организовать контроль исполнительской дисциплины сотрудников.
Для решения этой проблемы мы рассматривали различные программы. В ходе проведенного сравнительного анализа различных система электронного документооборота (СЭД) более финансово привлекательна оказалась 1С. Еще одним «плюсом» в выборе СЭД в пользу 1С стало то, что на предприятии уже используется автоматизированная система на платформе «1С:Предприятие 8».

Мы обратились за консультацией по нашим задачам в компанию «Баланс-Сервис», имеющую большой опыт автоматизации предприятий различного профиля.
Для автоматизации системы документооборота специалистами компании «Баланс-Сервис» была порекомендована СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» с использованием бесшовной интеграции для программы «1С:ERP».

Для выявления наших потребностей сотрудниками компании «Баланс-Сервис» было проведено предпроектное обследование, по результатам которого были определены и зафиксированы рамки проекта: бюджет, сроки и функциональные задачи.

В ходе реализации проекта были автоматизированы следующие функции:
• регистрация и исполнение входящих документов;
• регистрация и контроль исполнения заявок клиентов;
• регистрация исходящих документов и печать конвертов для отправки почтой;
• согласование, регистрация и исполнение приказов;
• согласование, регистрация и исполнение служебных записок;
• подготовка, согласование и регистрация договоров;
• подготовка и регистрация доверенностей;

В результате внедрения СЭД «1С:Документооборот 8 КОРП» мы получили автоматизированную систему широкого спектра задач по учету документов, взаимодействию сотрудников, а также контроля и анализа исполнительской дисциплины.

Благодаря внедрению СЭД на нашем предприятии уже за первые 3 месяца работы в СЭД были достигнуты следующие результаты:
• благодаря возможностям бесшовной интеграции стало возможно оперативно получать информацию об условиях и результатах согласования договора прямо в учетной системе, что повысило удобство работы для сотрудников бухгалтерии;
• сроки согласования договоров сократилась в среднем на 45%, благодаря контролю сроков и своевременному уведомлению;
• была упорядочена работа сотрудников с документами, т. к. были зафиксированы шаблоны документов и шаблоны процессов обработки документов;
• длительность согласования служебных записок сократилась в 2 раза;
• в 2 раза сократилось время поиска нужной информации;
• появилась возможность оперативно следить за сроками исполнения задач, что позволило уменьшить длительность исполнения на 50%, тем самым снизив процент не вовремя выполненных задач в 3 раза;
• можно отслеживать изменение документов – кто и когда внес то или иное изменение;
• исполнитель видит напоминание о находящихся у него на исполнении документов;
• в 3 раза сократилось время на подготовку документа на отправку почтой, с помощью формирования конверта на основании регистрационных данных.

Дата начала промышленной эксплуатации 14.11.2019г.