Внедрение 1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион в Липецкой области.

Областное бюджетное учреждение Липецкой области «Центр бухгалтерского учета»
Липецк, Март 2020

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: PostgreSQL)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 250

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 200

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1. Информация о компании:
Областное бюджетное учреждение Липецкой области «Центр бухгалтерского учета» зарегистрировано 15 января 2019 года. Компании был присвоен ОГРН 1194827000224 и выдан ИНН 4825132005. Основным видом деятельности является деятельность по оказанию услуг в области бухгалтерского учета. Директором компании является Иванова Елена Евгеньевна.

2. Исходная ситуация: В соответствии с реализацией проекта «Централизация бюджетного (бухгалтерского) учета в Липецкой области», ОБУ ЦБУ выполняет функции по централизации бухгалтерского (бюджетного учета), расчета заработной платы и кадрового учета на базе программных продуктов 1С. Основными функциями Заказчика являются: ведение бухгалтерского (бюджетного) учета, составление и предоставление бухгалтерской (бюджетной) отчетности исполнительных органов государственной власти Липецкой области и областных государственных учреждений.
Для повышения эффективности процесса разграничения полномочий между исполнительным органом власти и центром бухгалтерского учета, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота на основе решения 1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион.
Внедренная система должна помочь организовать безбумажный документооборот между ОБУ «ЦБУ» и обслуживаемыми Учреждениями, облегчить поиск нужного документа, ускорить процесс согласования документов, наладить контроль исполнения. Также, система электронного документооборота должна:
• Обеспечивать бесшовную интеграцию с имеющимся системами Заказчика в качестве хранилища документов:
- хранилище электронных образов первичной бухгалтерской документации (накладные, акты, счета, счет-фактуры и т.п.);
- хранилище электронных образов «договорной» бухгалтерской документации для оперативной работы с поставщиками и заказчиками;
- хранилище электронных образов кадровой документации.
• Обеспечивать единую точку входа для ЭДО (юридически значимого электронного документооборота).
• Обеспечивать неформализованный документооборот.
3. Выбор продукта. Выбор программного продукта обусловлен требованиями Технического задания по созданию и внедрению Единой централизованной информационной системы Липецкой области по бюджетному (бухгалтерскому) учету и отчетности, в соответствии с которым была выбрана технологическая платформа 1С: Предприятие. Система электронного документооборота должна быть способна к интеграции в свою среду подсистем, функционирующих на технологической платформе, применяемой Заказчиком и Учреждениями, а также расширение функций уже имеющихся подсистем и обеспечивать возможность интеграции с внешними Системами. Для данных целей Заказчик принял решение о внедрение 1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион.
Цель проекта: Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион осуществляется в рамках проекта «Централизация бюджетного (бухгалтерского) учета в Липецкой области», целями которого являются:
- обеспечение прозрачной информационной среды ведения финансово – хозяйственной деятельности Учреждений;
- унификация бухгалтерского (бюджетного) учета;
- повышения оперативности и качества исполнения бюджетных процессов в частности связанной с бухгалтерским учетом;
- оптимизация расходов Липецкой области на содержание различных систем, подсистем, построенных на различных програмных решениях, сопровождение и поддержку программного обеспечения для ведения бухгалтерского (бюджетного) учета;
- оптимизация деятельности сотрудников Учреждений за счет обеспечения принципа однократного ввода данных;
- оптимизация хранения служебной и отчетной информации, используемой Учреждениями при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета;
- повышение качества информационной поддержки Учреждений при ведении ими бухгалтерского (бюджетного) учета.
- создание условий для дальнейшего развития функциональных возможностей Системы и оптимизации расходов на ее содержание.

4. Решение:

Этапы проекта:

1. Фаза 0. Инициация проекта.
1.1. Было проведено стартовое совещание с Заказчиком на котором определены цели и задачи проекта, общие требования к выполнению проекта, на основании государственного контракта на выполнение работ по созданию и внедрению Единой централизованной информационной системы Липецкой области по бюджетному (бухгалтерскому) учету и отчетности.
1.2. Определен и сформирован список требований Заказчика, выявлены приоритеты реализации требований. Определены требования к инфраструктуре.
1.3. Произведена оценка трудозатрат. Определен и детализирован План-график выполнения работ.
1.4. Проектное решение согласовано Заказчиком.

2. Фаза 1. Обследование объекта автоматизации, развертывание системы
2.1. Обследование объекта автоматизации, разработку документации: частное техническое задание; календарный план – график оказания услуг; программа и методика предварительных испытаний; программа опытной эксплуатации; программа и методика приемочных испытаний; методика перехода Учреждений на работу в ЕЦИС; график подготовки персонала.
2.2. Предоставлен отчет об обследовании и проектные документы.
2.3. Требования к системе отранжированы по приоритетам реализации и запланированы на релизы
2.4. Заключен договор поставки ПП.
3. Фаза 2. Внедрение
3.1. Релиз 1 1С:ДГУ КОРП установлен на оборудование Заказчика.
3.2. Произведена общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли. Заполнена НСИ.
3.3. Требования к системе уточнены, детализированы и расширены по результатам внедрения релиза.
3.4. Произведена настройка работы системы в соответствии с требованиями.
3.5. Проведена тестовая эксплуатация Системы.
3.6. Пользователи обучены, подготовлены и переданы инструкции по работе с системой.
3.7. Интеграция с информационными системами Заказчика.
3.8. Система введена в опытную эксплуатацию. Сопровождение опытной эксплуатации.
3.9. Ввод системы в промышленную эксплуатацию. Подписан Акт сдачи-приемки в опытную эксплуатацию.

4. Фаза 3. Завершение проекта.
4.1. Осуществлено сопровождение работающей редакции Системы.
4.2. Получена оценка удовлетворенности Заказчика.
4.3. Заключен договор на сопровождение.
4.4. Проведено совещание о признании проекта успешным.
4.5. Подготовлен Отзыв о внедрении и отправлен клиенту на подписание.

5. Результаты проекта:

В результате внедрения Системы достигнуто:
- Повышение эффективности работы Заказчика за счет повышения скорости и качества работы с Учреждениями, ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
- Повышение качества работы с кадровой и бухгалтерской документацией, упрощение процедуры согласования документов, исключение бумажного документооборота;
- Повышение качества управления трудовыми ресурсами за счет контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
- Обеспечение конфиденциальности и безопасности документооборота;
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации.

6. Состояние проекта:
В результате внедрения 1С: ДГУ КОРП.Регион автоматизированы функции:
• Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами
- Автоматизация бизнес-процессов
• Документооборот (ECM)
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет рабочего времени
- Учет договоров
Осуществляется сопровождение Системы:
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Произведены индивидуальные и групповые обучения работе с информационной системой ИТС


7. Параметры проекта
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: бюджетное учреждение.
Количество сотрудников(включая филиалы). 2000 человек.
Число автоматизированных рабочих мест(включая филиалы). 250 рабочих мест.
Количество документов, обрабатываемых в год. Около 300 000 документов
Наличие территориально-распределенной СЭД: центральная организация (Заказчик) и 52 филиала (Учреждения).
Обучение. Обучение сотрудников проводилось дистанционно и в очном формате(индивидуальное и групповое обучение).
Осуществляется консультирование по методическим и техническим вопросам работы с программой "1С"

Выполнены следующие работы:

  • Дистанционное обучение пользователей
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика