Внедрение "1С:Документооборот ПРОФ" в компании "АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ "МЕЖДУНАРОДНАЯ ШКОЛА КАЗАНИ"

«Международная школа Казани» упрощает процедуру поступления школьников с помощью «Личного кабинета»

«1С-Рарус» разработал «Личный кабинет» для «Международной школы Казани» на основе 1С:Документооборот, который сокращает время на обработку информации и прием будущих учеников. 

«Международная школа Казани» использует западные образовательные технологии и готовит будущие кадры для российских и зарубежных компаний. Благодаря нестандартным подходам к обучению МШК растит всесторонне развитых и талантливых детей.

Для поступления будущему школьнику необходимо пройти тестирования по математике и иностранному языку и собеседование с психологом, родителю – заполнить регистрационные данные, договор, приложить перечень справок. Сотрудники школы выполняли сведения вручную, тратилось много времени на обработку информации одного ребенка. Процесс поступления затягивался, создавалась дополнительная нагрузка на сотрудников учебного заведения. 

Стоит добавить, что ранее у образовательного учреждения не было автоматизированного документооборота. Информация фиксировалась в электронной таблице. Договоры подписывались во время очных встреч. 

Для бесперебойной работы стала необходима программа, в которой родитель сможет заполнять данные о ребенке, прикреплять документы, заключать договор и совершать оплату. А далее информация будет поступать в базу школы и распределяться по другим программам. 

Таким продуктом стал «Личный кабинет», созданный на базе «1С:Документооборот ПРОФ». 

Итоги проекта:

Подать заявку на обучение можно на официальном сайте школы в разделе «Поступление». Родитель изучает информацию об образовательных услугах и стоимости. Далее при нажатии на кнопку «Подать заявку на обучение», переходит в «Личный кабинет». Пользователю не нужно устанавливать программу на компьютер, приобретать лицензию «1С:Предприятие 8.3». 

Интерфейс программы интуитивно понятный, состоит из трех шагов и разделов для заполнения данных. Каждый шаг подробно описан: из каких этапов состоит. Родитель не нуждается в обучении, чтобы пользоваться личным кабинетом, что снижает нагрузку техподдержки.

После отправки заявление отображается в базе. Далее на основании полученных сведений сотрудник МШК может сформировать карточку ребенка. Больше не нужно заводить бумажные дела учеников, вручную обрабатывать информацию. Упрощается поиск и хранение данных школьников и родителей.

Оповещения происходят через sms-сообщения. Родитель получает информацию о результатах тестирования ребенка и оперативно приступает к следующему шагу: заполнению договора, который уже заранее сформирован сотрудником школы.

Подписание договоров также осуществляется удаленно с помощью электронной подписи. Подтверждение подписания происходит через sms-сообщение. На стороне школы договор подписывается ЭЦП. Исчезает необходимость постоянного посещения школы, что актуально в период текущей эпидемиологической обстановки.

На 3 шаге производится оплата за образовательные услуги. Вместе с договором формируется квитанция. Оплатить услуги можно в банке, предварительно распечатав квитанцию, или просканировать QR-код и перечислить деньги через мобильное приложение банка. Платежные реквизиты заполняются в личном кабинете. После поступления средств на расчетный счет школы в программе появляется соответствующий статус.

Под каждым шагом расположено поле для отображения статусов. С их помощью родитель знает, на каком этапе находится заявление, тестирование или подписание договора и оплата. Статусы –  новая альтернатива обзвонам. Теперь менеджеры не тратят время на оповещения, а родители не беспокоятся о порядке зачисления детей.

Хуснутдинова Юлия Николаевна, главный бухгалтер АНОО «Международная школа Казани»: «Благодарим сотрудников 1С-Рарус, участвовавших в создании «Личного кабинета». Программа позволила снизить нагрузку на сотрудников, занимающихся приемом новых учеников, а также частично перевести архив в электронный формат».