Отраслевые
и специализированные
решения
1С:Предприятие

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ "МЕЖДУНАРОДНАЯ ШКОЛА КАЗАНИ"

Казань, Июль 2020
Вариант работы
Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест
6
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 6
Партнер
1С-Рарус Казань
Проекты партнера
Отрасль / Функциональная задача

«Международная школа Казани» упрощает процедуру поступления школьников с помощью «Личного кабинета»

«1С-Рарус» разработал «Личный кабинет» для «Международной школы Казани» на основе 1С:Документооборот, который сокращает время на обработку информации и прием будущих учеников. 

«Международная школа Казани» использует западные образовательные технологии и готовит будущие кадры для российских и зарубежных компаний. Благодаря нестандартным подходам к обучению МШК растит всесторонне развитых и талантливых детей.

Для поступления будущему школьнику необходимо пройти тестирования по математике и иностранному языку и собеседование с психологом, родителю – заполнить регистрационные данные, договор, приложить перечень справок. Сотрудники школы выполняли сведения вручную, тратилось много времени на обработку информации одного ребенка. Процесс поступления затягивался, создавалась дополнительная нагрузка на сотрудников учебного заведения. 

Стоит добавить, что ранее у образовательного учреждения не было автоматизированного документооборота. Информация фиксировалась в электронной таблице. Договоры подписывались во время очных встреч. 

Для бесперебойной работы стала необходима программа, в которой родитель сможет заполнять данные о ребенке, прикреплять документы, заключать договор и совершать оплату. А далее информация будет поступать в базу школы и распределяться по другим программам. 

Таким продуктом стал «Личный кабинет», созданный на базе «1С:Документооборот ПРОФ». 

Итоги проекта:

Подать заявку на обучение можно на официальном сайте школы в разделе «Поступление». Родитель изучает информацию об образовательных услугах и стоимости. Далее при нажатии на кнопку «Подать заявку на обучение», переходит в «Личный кабинет». Пользователю не нужно устанавливать программу на компьютер, приобретать лицензию «1С:Предприятие 8.3». 

Интерфейс программы интуитивно понятный, состоит из трех шагов и разделов для заполнения данных. Каждый шаг подробно описан: из каких этапов состоит. Родитель не нуждается в обучении, чтобы пользоваться личным кабинетом, что снижает нагрузку техподдержки.

После отправки заявление отображается в базе. Далее на основании полученных сведений сотрудник МШК может сформировать карточку ребенка. Больше не нужно заводить бумажные дела учеников, вручную обрабатывать информацию. Упрощается поиск и хранение данных школьников и родителей.

Оповещения происходят через sms-сообщения. Родитель получает информацию о результатах тестирования ребенка и оперативно приступает к следующему шагу: заполнению договора, который уже заранее сформирован сотрудником школы.

Подписание договоров также осуществляется удаленно с помощью электронной подписи. Подтверждение подписания происходит через sms-сообщение. На стороне школы договор подписывается ЭЦП. Исчезает необходимость постоянного посещения школы, что актуально в период текущей эпидемиологической обстановки.

На 3 шаге производится оплата за образовательные услуги. Вместе с договором формируется квитанция. Оплатить услуги можно в банке, предварительно распечатав квитанцию, или просканировать QR-код и перечислить деньги через мобильное приложение банка. Платежные реквизиты заполняются в личном кабинете. После поступления средств на расчетный счет школы в программе появляется соответствующий статус.

Под каждым шагом расположено поле для отображения статусов. С их помощью родитель знает, на каком этапе находится заявление, тестирование или подписание договора и оплата. Статусы –  новая альтернатива обзвонам. Теперь менеджеры не тратят время на оповещения, а родители не беспокоятся о порядке зачисления детей.

Хуснутдинова Юлия Николаевна, главный бухгалтер АНОО «Международная школа Казани»: «Благодарим сотрудников 1С-Рарус, участвовавших в создании «Личного кабинета». Программа позволила снизить нагрузку на сотрудников, занимающихся приемом новых учеников, а также частично перевести архив в электронный формат».

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Основное назнаение системы:
- принимать заявления учащихся;
- подготавливать и согласовывать договоры и внутренние документы школы;
- управлять данными учеников и родителей.

Разработаны функциональные блоки:
- регистрация;
- создание заявлений;
- результаты тестов;
- назначение класса;
- отправка анкеты;
- кабинет родителя;
- отправка сообщений;
- подпись.

Этапы проекта:

1. Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком.
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
3. Настройка интеграции учетных систем и Документооборота. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и Документообороте.
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации.

В результате автоматизированы задачи делопроизводства, учета и хранения документов, учета и контроля исполнения поручений, учета договоров.

Выполнены следующие работы:

  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика