Внедрение "1С:Документооборот ПРОФ" в IT компании «ГСКС «Профи».

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1. Информация о компании:
ООО «ГСКС «Профи» оказывает широкий спектр услуг на рынке информационных технологий, является поставщиком решений для автоматизации бизнеса и предприятий, государственных органов всех уровней власти.
Специализация ГСКС «Профи»:
• Информационная безопасность - полный комплекс решений по защите информации и кибербезопасности;
• Решения для бизнеса, государственных и муниципальных учреждений;
• Удостоверяющий центр.
2. Исходная ситуация: в компании выстроены внутренние бизнес-процессы, однако для повышения их эффективности было принято решение о внедрении системы электронного документооборота на основе решения 1С: Документооборот ПРОФ. Внедренная система должна упростить документооборот, облегчить поиск нужного документа, ускорить процесс согласования документов, наладить контроль исполнения. В настоящий момент в компании имеются сложности с согласованием договоров, счетов на оплату, различных внутренних документов. Бухгалтерия испытывает затруднения при согласовании документов на вновь принимаемого сотрудника и при увольнении сотрудников. Не ведется учет отсутствия сотрудников в режиме реального времени, командировки сотрудников не фиксируются. Все это усложняет оперативность согласования и работы с документами, в компании требуется современная информационная система управления документами.
3. Выбор продукта. В компании применяются решения на базе 1С, поэтому руководством компании был выбран программный продукт 1С: Документооборот ПРОФ. Также в планах компании обеспечение бесшовной интеграции с учетными системами компании на базе решений 1С, что обеспечит возможность развития и модернизации системы электронного документооборота.
Цель проекта: Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот ПРОФ с настройкой программного продукта для работы с договорами; организация работы с документами приема и увольнения для бухгалтерии и отдела работы с персоналом; настройка планирования и учета рабочего времени сотрудников с обучением пользователей и дальнейшей возможностью интеграции с учетными системами с 1С: Комплексная автоматизация Заказчика.

Задачи проекта:
- Совершенствование бизнес-процессов Заказчика за счет упрощения документооборота, сокращение времени на поиск нужного документа, ускорения процесса согласования документов,
- Контроль исполнения поручений и согласования документов, учет труд ресурсов сотрудников;
- Контроль и прозрачность процессов работы с договорами;
- Организация учета времени сотрудников, их отсутствия и замещения.
- Контроль доступа к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
- Организация работы с бухгалтерской и кадровой документацией: определение видов приказов и распоряжений; настройка процессов и маршрутов согласования, шаблонов документов;
- Обучение пользователей работе с системой, подготовка инструкций по работе с Системой;
- Исключение бумажного документооборота внутри компании по определенным документам.


4. Решение:

Этапы проекта:

1. Фаза 0. Инициация проекта.
1.1. Было проведено стартовое совещание с Заказчиком, на котором определены цели и задачи проекта, общие требования к выполнению проекта, на основании чего было подготовлено Коммерческое предложение и отправлено на согласование Заказчику.
1.2. Для выполнения проекта выбрана технология ТБР (Технология Быстрого Результата). На этапе Инициации проекта было заключено Соглашение о проекте, определяющее правила выполнения проекта, команду проекта, лицо, ответственное за реализацию проекта (руководителя проекта), цели и границы проекта, процедуры управления рисками, изменениями проекта, а также процесс принятие решений по проекту и полномочия Совета проекта.
1.3. Определен и сформирован список требований Заказчика, подготовлен документ "Техническое задание". Выявлены приоритеты реализации требований. Определены требования к инфраструктуре
1.4. Произведена оценка трудозатрат. Подготовлен предварительный план выполнения работ.
1.5. Проектное решение согласовано Заказчиком.

2. Фаза 1. Требования и ИТ-инфраструктура
2.1. Назначены члены команды проекта.
2.2. Ключевые пользователи системы ознакомлены с основными возможностями прототипа.
2.3. Составлены планы настройки, заполнения НСИ и обучения пользователей.
2.4. Требования к системе от ранжированы по приоритетам реализации и запланированы на релизы
2.5. Заключен договор поставки ПП.

3. Фаза 2. Внедрение
3.1. Релиз 1 1С:Документооборот ПРОФ установлен на оборудование Заказчика.
3.2. Произведена общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли. Заполнена НСИ.
3.3. Требования к системе уточнены, детализированы и расширены по результатам внедрения релиза.
3.4. Произведена настройка работы системы в соответствии с требованиями.
3.5. Проведена тестовая эксплуатация Системы.
3.6. Пользователи обучены, подготовлены и переданы инструкции по работе с системой.
3.7. Интеграция 1С: Комплексная автоматизация Заказчика.
3.8. Система введена в опытную эксплуатацию. Сопровождение опытной эксплуатации.
3.9. Ввод системы в промышленную эксплуатацию. Подписан Акт сдачи-приемки в опытную эксплуатацию.

4. Фаза 3. Завершение проекта.
4.1. Осуществлено сопровождение работающей редакции Системы.
4.2. Получена оценка удовлетворенности Заказчика.
4.3. Заключен договор на сопровождение.
4.4. Проведено совещание о признании проекта успешным.
4.5. Подготовлен Отзыв о внедрении и отправлен клиенту на подписание.

5. Результаты проекта.
В результате внедрения Системы достигнуто:
- Обеспечение роста конкурентных преимуществ Заказчика за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов, ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
- Повышение качества работы с кадровой и бухгалтерской документацией, упрощение процедуры согласования документов, исключение бумажного документооборота внутри компании;
- Повышение качества управления трудовыми ресурсами за счет контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
- Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.
- Обеспечение конфиденциальности и безопасности документооборота компании;
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации.

6. Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию, осуществляется. Осуществляется сопровождение работающей редакции 1С:Документооборот ПРОФ. Получена оценка удовлетворенности Заказчика. Заключен договор на сопровождение.
Дальнейшим развитием системы является настройка интеграции с учетной системой Заказчика.

7. Параметры проекта
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников. 50 человек.
Число автоматизированных рабочих мест. 50 рабочих мест.
Количество документов, обрабатываемых в год. Около 5000 документов
Обучение. Обучение сотрудников проводилось дистанционно.
Заключен договор на сопровождение. Оказывается, техническая и методологическая поддержка пользователей.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении автоматизированной системы документооборота на базе
«1С:Документооборот 8 ПРОФ»
ООО «ГСКС «Профи» оказывает широкий спектр услуг на рынке информационных технологий, является поставщиком решений для автоматизации бизнеса и предприятий, государственных органов всех уровней власти.
Специализация ГСКС «Профи»:
• Информационная безопасность - полный комплекс решений по защите информации и кибербезопасности;
• Решения для бизнеса, государственных и муниципальных учреждений;
• Удостоверяющий центр.
В компании работает более 50 сотрудников, работающих с большим количеством документов. Потребность в автоматизации документооборота была связана с желанием создать единую базу всей организационно-распорядительной документации в организации, уменьшить бумажный документооборот, повысить исполнительскую дисциплину за счёт обеспечения продуктивного взаимодействия работников.
В соответствии с нашими целями и задачами специалисты компании Профит (ИП Федоринова О.В.) выполнили работы по внедрению программного продукта “1С:Документооборот 8”:
1.1. Было проведено стартовое совещание, на котором определены цели и задачи проекта, общие требования к выполнению проекта, на основании чего было подготовлено Коммерческое предложение.
1.2. Для выполнения проекта специалистами компании Профит (ИП Федоринова О.В.) предложена технология ТБР (Технология Быстрого Результата).
1.3. Определен и сформирован список наших требований, подготовлен документ "Техническое задание". Выявлены приоритеты реализации требований. Определены требования к инфраструктуре
1.4. Произведена оценка трудозатрат. Подготовлен предварительный план выполнения работ.
1.5. Проектное решение согласовано с нами.
2.1. Назначены члены команды проекта.
2.2. Руководителей отделов ознакомлены с основными возможностями прототипа.
2.3. Составлены планы настройки, заполнения НСИ и обучения пользователей.
2.4. Требования к системе отранжированы по приоритетам реализации.
2.5. Заключен договор поставки ПП.




3.1. Релиз 1 1С:Документооборот ПРОФ установлен на наше оборудование.
3.2. Произведена общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли. Заполнена НСИ.
3.3. Требования к системе уточнены, детализированы и расширены по результатам внедрения релиза.
3.4. Произведена настройка работы системы в соответствии с требованиями.
3.5. Проведена тестовая эксплуатация Системы.
3.6. Были обучены наши сотрудники, подготовлены и переданы инструкции по работе с системой.
3.7. Проведена настройка интеграции с 1С: Комплексная автоматизация.
3.8. Система введена в опытную эксплуатацию. Сопровождение опытной эксплуатации.
3.9. Система введена в промышленную эксплуатацию. Подписан Акт сдачи-приемки в опытную эксплуатацию.
4.1. Осуществляется сопровождение работающей редакции Системы.
4.2. Мы дали высокую оценку работы сотрудникам компании ИП Федоринова О.В.
4.3. Заключен договор на сопровождение.
5. Результаты проекта.
В результате внедрения Системы достигнуто:
- Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов, ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
- Повышение качества работы с кадровой и бухгалтерской документацией, упрощение процедуры согласования документов, исключение бумажного документооборота внутри компании;
- Повышение качества управления трудовыми ресурсами за счет контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
- Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.
- Обеспечение конфиденциальности и безопасности документооборота компании;
- Существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;





- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации.
Параметры проекта
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: коммерческая.
Количество сотрудников. 50 человек.
Число автоматизированных рабочих мест. 50 рабочих мест.
Количество документов, обрабатываемых в год. Около 5000 документов
Обучение. Обучение сотрудников проводилось дистанционно.
Заключен договор на сопровождение. Оказывается, техническая и методологическая поддержка пользователей.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:
1. Соответствие потребностям организации 5
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
2. Удобство работы с программой 5
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
3. Оцените качество работы партнера "1С" 5
(где "5" - "работой партнера очень доволен")
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных ниже):
- Да
- Скорее да
- Скорее нет
- Нет
Дата начала эксплуатации ПП: 10.07.2020
Дата подписания отзыва: 10.08.2020
Генеральный директор/______________/ МП /Кузнецов К.С./
Должность