Автоматизация учета рабочего времени в компании АДВ с помощью системы «1C:Документооборот КОРП»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

АДВ — ведущая коммуникационная группа России, партнер международных холдингов IPG и Havas, которая более 20 лет создает и развивает решения и технологии, призванные построить прозрачную связь между инвестициями в маркетинг и продажами. Группа АДВ — это коллаборация 2000 экспертов в области технологий, медиа, маркетинговой стратегии и креатива.
До проекта учет рабочего времени и планирование ресурсов руководителями сотрудников велся в системе не на платформе 1С, в которой не были учтены все особенности агентств. В данном системе не было возможности дорабатывать и настраивать систему под нужны бизнеса и разрабатывать интеграции с другими системами в ИТ-ландшафте компании.
Внутри компании было принято решение о внедрении системы, которая позволила бы решить указанные выше задачи. В качестве партнёра была выбрана компания «Первый БИТ», которая обладает необходимым опытом и компетенциями в этой области, а в качестве продукта была выбрана КОРПоративная версия системы 1С:Документооборот.
В результате проекта, который длился 6 месяцев, 700 сотрудников компании получили удобный инструмент отражения рабочего времени, а руководители систему, которая помогает планировать загрузку подчиненных и строить гибкие отчеты по исполнительной дисциплине и затратам, в т.ч. проводить план-фактный анализ трудозатрат.
Были достигнуты следующие цели:
• Повышена исполнительская дисциплина. Реализовали удобные рабочие места для сотрудников, помощник создания документов, эргономичный интерфейс документов, функционал руководителей для контроля и доработали мобильное приложение;
• Автоматизирована подготовка плановых данных руководителями. Реализовали удобные и функциональные рабочие места для годового планирования загрузки сотрудников с возможностью проведения поквартальных ревизий;
• Сокращено время согласования отчетов по плану и факту. Описали и оптимизировали все бизнес-процессы в компании, связанные с учетом рабочего времени, а также реализовали автоматическую отправку отчетов в удобном виде и уведомлений;
• Организован учет трудозатрат для финансовой системы. Разработали подсистему, которая позволяет учитывать трудозатраты сотрудников по всем аналитикам, которые используются в финансовой системе, функционал план-фактного анализа и интеграция с ЗУП;
• Снижены затраты на поддержку системы.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

АДВ — ведущая коммуникационная группа России, партнер международных холдингов IPG и Havas, которая более 20 лет создает и развивает решения и технологии, призванные построить прозрачную связь между инвестициями в маркетинг и продажами. Группа АДВ — это коллаборация 2000 экспертов в области технологий, медиа, маркетинговой стратегии и креатива.
До проекта учет рабочего времени и планирование ресурсов руководителями сотрудников велся в системе не на платформе 1С, в которой не были учтены все особенности агентств. В данном системе не было возможности дорабатывать и настраивать систему под нужны бизнеса и разрабатывать интеграции с другими системами в ИТ-ландшафте компании.
Внутри компании было принято решение о внедрении системы, которая позволила бы решить указанные выше задачи. В качестве партнёра была выбрана компания «Первый БИТ», которая обладает необходимым опытом и компетенциями в этой области, а в качестве продукта была выбрана КОРПоративная версия системы 1С:Документооборот.
В результате проекта, который длился 6 месяцев, 700 сотрудников компании получили удобный инструмент отражения рабочего времени, а руководители систему, которая помогает планировать загрузку подчиненных и строить гибкие отчеты по исполнительной дисциплине и затратам, в т.ч. проводить план-фактный анализ трудозатрат.
Мы достигли целей, которые поставили перед проектом:
• Повышена исполнительская дисциплина. Реализовали удобные рабочие места для сотрудников, помощник создания документов, эргономичный интерфейс документов, функционал руководителей для контроля и доработали мобильное приложение;
• Автоматизирована подготовка плановых данных руководителями. Реализовали удобные и функциональные рабочие места для годового планирования загрузки сотрудников с возможностью проведения поквартальных ревизий;
• Сокращено время согласования отчетов по плану и факту. Описали и оптимизировали все бизнес-процессы в компании, связанные с учетом рабочего времени, а также реализовали автоматическую отправку отчетов в удобном виде и уведомлений;
• Организован учет трудозатрат для финансовой системы. Разработали подсистему, которая позволяет учитывать трудозатраты сотрудников по всем аналитикам, которые используются в финансовой системе, функционал план-фактного анализа и интеграция с ЗУП;
• Снижены затраты на поддержку системы.

Мы благодарим компанию «Первый Бит», выполнившую наш проект в согласованные сроки, проявив профессионализм и индивидуальный подход. Отдельно хотим отметить проектную команду, качественно выполнившую проект: Шамин Владимир (руководитель проекта), Васягин Михаил (тех. руководитель проекта), Васильева Елизавета (консультант) и Тарасков Евгений (разработчик).

Наши компании продолжают успешно сотрудничать – наши компания развивают систему 1С:Документооборот и выполняют проекты в других областях учета.