Внедрение ПП "1С:Управление аптечной сетью 8" в ООО "АТОЛЛ"

Автоматизация сети аптек и аптечного склада 

О клиенте

ООО «Атолл» работает на фарм рынке с 2016 г. Основными направлениями деятельности компании является оптовая и розничная торговля медицинскими изделиями, оборудованием, медикаментами. Компания имеет офис-склад и сеть аптек. В штате работает более 10 человек.

Описание проекта

В 2020 году маркировка лекарственных препаратов в России стала обязательной. Теперь все участники рынка должны проводить регистрацию в общей системе национальной цифровой маркировки «Честный знак». Основная цель маркировки - гарантировать подлинность продаваемых лекарств благодаря отслеживанию всего жизненного пути препарата, начиная с завода-изготовителя, до покупки в аптеке и полностью исключить из оборота контрафактные лекарства и лекарства-фальшивки. Для соблюдения требований закона ООО «Атолл» обратились в компанию "Первый Бит", чтобы настроить работу с маркировкой.

На момент обращения в компании использовали нетиповую версию "1С:Управление торговлей 10.3", которая не была адаптирована для работы с маркированным товаром. Торговое оборудование также требовало обновления. Данные вносились вручную, что отнимало много времени у персонала: необходимо было постоянно отслеживать сроки годности, условия хранения лекарственных препаратов, следить за ценообразованием с учетом установленных наценок на жизненно-важные лекарственные препараты. Не было единой базы между аптеками и складом.

Цели и задачи

• Соблюдение требований законодательства, связанных с обязательной маркировкой лекарств
• Автоматизация работы склада и аптек
• Синхронизация системы регламентированного и управленческого учета
• Обучение сотрудников работе с системой МДЛП.

Что сделали в ходе проекта:  

"1С:Управление торговлей 10.3", которым пользовалась компания, не подходила для работы с маркированным товаром. Помимо этого, на торговых точках нужно было автоматизировать рабочие места.

Для автоматизации торговой деятельности аптек было принято решение установить "1С:Управление аптечной сетью". Ранее сотрудникам приходилось вручную устанавливать цены, теперь 1С их рассчитывает автоматически с учетом установленных наценок на жизненно-важные лекарственные препараты (ЖНВЛП). Также программа автоматически разделяет лекарственные препараты по фармакологическим группам (наркотические и психотропные вещества, сильнодействующие и яды, безрецептурный отпуск, ЖНВЛП и т.д.) и может предложить аналоги, в случаи отсутствия какого-либо лекарства.

С внедрением нового ПО у персонала появилась возможность учета лекарственных товаров по сериям, срокам годности и партиям. Партия формируется автоматически для каждой номенклатурной позиции на основании документов поступления товаров. Раньше на это тратилось много сил и времени персонала, т.к. приходилось вносить данные вручную.

Чтобы настроить полноценный автоматический обмен и синхронизацию между аптеками, которые находятся в разных района города и "1С:Бухгалтерией", была настроена распределенная информационная база (РИБ). Такая схема позволяет проводить обмен даже при отсутствии интернета в торговых точках. Теперь можно оперативно получить отчет о всех торговых точках, формировать планы закупок, исходя из потребностей сети.

Также для работы с маркированными лекарствами специалисты Первого Бита перепрошили и настроили 14 касс, для автоматизации складских операций: сканирования Data-Matrix, поступления и выбытия маркированных лекарств, проведения инвентаризации и т.д. – клиент приобрел терминалы сбора данных (ТСД). Они значительно сократили время складских операций. Например, инвентаризация выглядит так: все товарные единицы подлежат сплошному сканированию с помощью ТСД. Это полностью исключает возможность подмены лекарств в процессе проверки и уменьшает погрешность результатов. Обработка результатов инвентаризации из ТСД происходит в автоматическом режиме. При этом в процессе задействуется минимальное количество персонала, а всю проверку можно провести всего за 2-3 часа. В целом, время проведения инвентаризации сократилось в 2-3 раза, а проверять вручную необходимо только возникающие расхождения.

После настройки оборудования ООО «Атолл» зарегистрировали в системе Честный ЗНАК, настроили документооборот для обмена данными с системой. Для оприходования и выбытия лекарств для всех торговых точек клиент приобрел сканер для считывания Data-Matrix кодов. Сканеры подбирали специально под «медицинские» штрих-коды, зачастую нанесённые на специфические поверхности: изогнутые, зеркальные, рассеивающие, закрашенные, которые не всегда достаточно контрастируют с поверхностью.

Провели обучение персонала по работе с маркированной продукцией: принятие товарной накладную от поставщика, продажа, списание остатков.

Результаты проекта:

• Клиент соблюдает требования законодательства, связанные с обязательной маркировкой лекарств.
• Автоматизирована работа сети аптек
• Создали единую информационную базу между аптеками и складом
• Проведено обучение для сотрудников