Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП 8" в АО "МАКФА"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

«МАКФА» — лидер рынка макаронных изделий и муки в России, крупный производитель круп и зерновых хлопьев. Бренд MAKFA входит в ТОП-5 крупнейших в мире производителей макарон. Компания имеет крупнейший в России и Восточной Европе мукомольный комплекс, растущее крупяное производство, собственную логистическую сеть. «МАКФА» поставляет свою продукцию в каждый регион России, а также в 25 стран ближнего и дальнего зарубежья, включая Европу, Азию, Южную и Северную Америку, и страны СНГ.

Предприятие нуждалось в современной системе электронного документооборота, которая помогла бы организовать эффективную работу с документами, включая создание, согласование, хранение и поиск нужных данных. Для этого руководство предприятия обратилось в компанию «Первый Бит», Челябинск, которая имеет большой опыт автоматизации крупных предприятий по всей России. Это подтверждено статусом «1С:Центр компетенций по документообороту».

Оптимальным решением для компании «МАКФА» стала программа «1С:Документооборот КОРП 8». Ее внедрение позволило автоматизировать следующие функции:
• внутренний документооборот;
• учет всех данных в разрезе проектов (например, документов, процессов, задач);
• сканирование и штрихкодирование документов;
• учет, контроль и анализ сроков, циклов, успешности исполнения задач;
• учет обращений граждан;
• подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий;
• учет и планирование рабочего времени.

В результате автоматизации предприятие полностью отказалось от бумажного документооборота. Все сотрудники имеют доступ к программе «1С:Документооборот КОРП 8».

Для эффективной работы с новой системой необходимо было профессиональное обучение сотрудников. Эксперты Первого Бита обучили более 300 рядовых пользователей и 17 топ-менеджеров компании. Программа обучения была разработана специалистами Первого Бита с учетом всех особенностей работы сотрудников в программе. Каждый пользователь умеет выполнять ключевые процессы и знает весь необходимый функционал системы благодаря тому, что на протяжении полутора месяцев по четыре часа в день уделял обучению. В планах компании – провести обучение групп, работающих в удаленных филиалах.

Кроме того, в рамках проекта совместными усилиями собственного IT-подразделения МАКФЫ и команды Первого Бита был разработан механизм бесшовной интеграции «1С:Документооборот» с основной учетной системой – «1С:Управление производственным предприятием». Совместное использование с «1С:Документооборот» дополняет программу «1С:УПП» следующими возможностями:
• создание поручений, изменение и выполнение задач «1С:Документооборота 8»;
• просмотр истории выполнения задач и процессов;
• запуск и работа с бизнес-процессами;
• создание и хранение файлов произвольных типов и работа с ними;
• просмотр, создание, редактирование и отправка электронных писем (входящих, исходящих);
• согласование документов «1С:УПП»;
• просмотр и добавление связей между документами «1С:Документооборота 8»;
• работа с ежедневными отчетами по учету рабочего времени. Добавление фактических трудозатрат в ежедневные отчеты из данных «1С:УПП».

Совместное использование «1С:Документооборотом 8» и «1С:УПП» экономит время и избавляет от перехода пользователей из одной информационной базы в другую. В карточках базы «1С:УПП» или приложении доступны гиперссылки, обеспечивающие доступ к любым учетным данным из «1С:Документооборота»: присоединенные файлы, процессы, задачи, истории переписки. Это очень удобно – экономит время сотрудников для решения других важных задач».

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

«МАКФА» — лидер рынка макаронных изделий и муки в России, крупный производитель круп и зерновых хлопьев. Бренд MAKFA входит в ТОП-5 крупнейших в мире производителей макарон. Компания имеет крупнейший в России и Восточной Европе мукомольный комплекс, растущее крупяное производство, собственную логистическую сеть. «МАКФА» поставляет свою продукцию в каждый регион России, а также в 25 стран ближнего и дальнего зарубежья, включая Европу, Азию, Южную и Северную Америку, и страны СНГ.

Предприятие нуждалось в современной системе электронного документооборота, которая помогла бы организовать эффективную работу с документами, включая создание, согласование, хранение и поиск нужных данных. Для этого руководство предприятия обратилось в компанию «Первый Бит», Челябинск, которая имеет большой опыт автоматизации крупных предприятий по всей России. Это подтверждено статусом «1С:Центр компетенций по документообороту».

Оптимальным решением для компании «МАКФА» стала программа «1С:Документооборот КОРП 8». Ее внедрение позволило автоматизировать следующие функции:
• внутренний документооборот;
• учет всех данных в разрезе проектов (например, документов, процессов, задач);
• сканирование и штрихкодирование документов;
• учет, контроль и анализ сроков, циклов, успешности исполнения задач;
• учет обращений граждан;
• подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий;
• учет и планирование рабочего времени.

В результате автоматизации предприятие полностью отказалось от бумажного документооборота. Все сотрудники имеют доступ к программе «1С:Документооборот КОРП 8».

Для эффективной работы с новой системой необходимо было профессиональное обучение сотрудников. Эксперты Первого Бита обучили более 300 рядовых пользователей и 17 топ-менеджеров компании. Программа обучения была разработана специалистами Первого Бита с учетом всех особенностей работы сотрудников в программе. Каждый пользователь умеет выполнять ключевые процессы и знает весь необходимый функционал системы благодаря тому, что на протяжении полутора месяцев по четыре часа в день уделял обучению. В планах компании – провести обучение групп, работающих в удаленных филиалах.

Кроме того, в рамках проекта совместными усилиями собственного IT-подразделения МАКФЫ и команды Первого Бита был разработан механизм бесшовной интеграции «1С:Документооборот» с основной учетной системой – «1С:Управление производственным предприятием». Совместное использование с «1С:Документооборот» дополняет программу «1С:УПП» следующими возможностями:
• создание поручений, изменение и выполнение задач «1С:Документооборота 8»;
• просмотр истории выполнения задач и процессов;
• запуск и работа с бизнес-процессами;
• создание и хранение файлов произвольных типов и работа с ними;
• просмотр, создание, редактирование и отправка электронных писем (входящих, исходящих);
• согласование документов «1С:УПП»;
• просмотр и добавление связей между документами «1С:Документооборота 8»;
• работа с ежедневными отчетами по учету рабочего времени. Добавление фактических трудозатрат в ежедневные отчеты из данных «1С:УПП».
Новик Дмитрий, специалист по информационной безопасности: «Совместное использование «1С:Документооборотом 8» и «1С:УПП» экономит время и избавляет от перехода пользователей из одной информационной базы в другую. В карточках базы «1С:УПП» или приложении доступны гиперссылки, обеспечивающие доступ к любым учетным данным из «1С:Документооборота»: присоединенные файлы, процессы, задачи, истории переписки. Это очень удобно – экономит время сотрудников для решения других важных задач».