Внедрение "1С:Управление торговлей" для целей оперативного учета

О компании

Компания «Детское питание» занимается комплексными поставками продуктов питания и мясной продукции. Клиентами компании являются дошкольные учреждения, санатории, больницы и другие организации Свердловской области, в которых организовано питание.

Ситуация перед началом работ

Бухгалтерский и оперативный учет ведется в одной программе "1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0". Состав сотрудников компании - это менеджеры отдела продаж, бухгалтеры, кладовщики, закупщик, логист, операторы, коммерческий директор и директор.

Так как программа ориентирована на ведение регламентированного учета, в части оперативного учета возникают сложности:

• Менеджеры отдела продаж не имеют возможности резервировать товар для клиентов, сформировать прайс-лист для клиентов, зафиксировать ценовые договоренности с клиентом.

• Закупщик не имеет возможности оценить текущую потребность в товарах, хранить и анализировать закупочные цены, работать с заказами поставщикам.

• Операторы и кладовщики в процессе сборки заказов клиентов взаимодействуют через распечатанные задания на сборку. Такая схема порождает собой частые расхождения между фактической отгрузкой и данными в накладной. Впоследствии, сотрудникам бухгалтерии приходится часто исправлять документы "задним числом".

• В текущей программе выполнены доработки для логистики, сборки заказов и учета сертификатов на товары. То, что программа не типовая, затрудняет и удорожает процесс обновления конфигурации. Бухгалтеры несвоевременно получают обновление.

• Руководители несвоевременно получают информацию о продажах, прибыли, взаиморасчетах с поставщиками и клиентами.

Была определена следующая задача: разделить бухгалтерский и оперативный учет, использовать для оперативного учета специализированную конфигурацию, обладающую недостающими возможностями.

Описание работ

Для реализации проекта была выбрана конфигурация "1С:Управление торговлей ред.11".

Были выполнены следующие работы:

• Изучены бизнес-процессы компании и функционал сотрудников.

• В конфигурации "1С:Управление торговлей ред.11" был выполнен контрольный пример с целью уточнения требований клиента к программе для оперативного учета. В результате, ответственный сотрудник со стороны клиента понял как будут отражаться хозяйственные операции в новой программе и совместно с ним был сформирован перечень задач по переносу данных и необходимым доработкам в новой программе.

• Определены  данные текущей учетной системы, которые нужно было перенести в новую учетную систему. Данные были разделены на две группы: те, что можно перенести типовыми механизмами синхронизации и остальные.

• Была настроена синхронизация учетных систем и перенесена часть необходимых данных.

• Оставшаяся часть данных была перенесена специализированными обработками, которые разработали для этой задачи.

• Выполнены доработки программы, которые определили по итогам контрольного примера: отчет об истекающих сертификатах на товар, доработаны печатные формы, доработаны форма заказа клиента (и автоматизировано заполнение дополнительных реквизитов документа), форма для оформления накладных (добавлены отборы по дополнительным реквизитам), механизм для формирования счета на оплату (сразу по нескольким реализациям), печать прайс-листа для клиента (из соглашения), форма планирования доставки (реализована возможность планировать заказы на более ранних этапах), форма отгрузки товаров со склада (реализована возможность подбирать заказы на конкретный маршрут).

• Рабочие места кладовщиков были автоматизированы. Была внедрена ордерная система отгрузки товаров по схеме заказ клиента - расходный ордер - реализация товаров.

• Сотрудники обучены работе в новой конфигурации.

• Из бухгалтерской конфигурации были удалены не типовые возможности, конфигурация приведена к полностью типовому состоянию.

Результат работ

В результате внедрения конфигурации "1С:Управление торговлей ред.11" для оперативного учета, обозначенные проблемы учета были устранены. Большинство задач были решены с помощью типового функционала. Доработки были выполнены с учетом особенностей работы компании и добавили удобства в использовании программы.

Бухгалтерская программа теперь используется только для задач бухгалтерского учета, имеет типовую конфигурацию, обновляется быстро и без ошибок.