Тиражирование информационной системы «Централизованный документооборот Фонда» на базе конфигурации «1С:Документооборот» ред. 2.1 в Фонде "Сколково"

Отзыв клиента

Фонд "Сколково" и дочерние юридические лица
Москва, Май 2020

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 150

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 150

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1. Информация о компании:
Фонд «Сколково» - некоммерческая организация, которая осуществляет управление Инновационным центром Сколково. Фонду подчинены несколько дочерних юридических лиц, которые обеспечивают функционирование различных составляющих Инновационного центра, а именно:
• предоставление сервисов для инновационных компаний;
• образовательная деятельность;
• градостроительные функции.
Специфика деятельности Фонда «Сколково» отразилась в следующих требования к системе документооборота:
• работа всех дочерних обществ в единой информационной базе;
• несколько источников данных для загрузки НСИ и исторических данных в единую систему документооборота;
• автоматизация формирования входящих документов на основании исходящих в адрес собственных юридических лиц;
• автоматизация подписания внутренних и исходящих документов в адрес как собственных юридических лиц, так и внешних с использованием простой и усиленной квалифицированной электронной подписи;
• использование штампов электронной подписи;
• возможность делегирования прав пользователей, ограничивающих доступ к отдельным дочерним обществам.
2. Исходная ситуация:
На момент начала проекта система документооборота использовалась для ограниченного круга дочерних юридических лиц Фонда «Сколково». Целью проекта было установлено повышение эффективности документооборота как между собственными дочерними обществами Фонда, так и межу собственными и внешними контрагентами. Цель предполагалось достичь путем решения задачи адаптации и тиражирования системы документооборота на остальные юридические лица Фонда.
3. Выбор продукта:
На момент старта проекта тиражирования система «1С:Документооборот» уже эксплуатировалась в Фонде «Сколково», но в ограниченном варианте не для всех юридических лиц группы. Было решено продолжить автоматизацию документооборота на базе конфигурации «1С:Документооборот» из-за возможности быстрой адаптации к нуждам компании, наличия функций электронной подписи документов, прозрачности отражения бизнес-процессов.
4. Решение:
В ходе выполнения проекта были выполнены следующие работы:
• проектирование и настройка прав доступа в разрезе отдельных юридических лиц группы компаний;
• доработан вывод штампа подписи на печатных формах внутренних документов (служебные записки, приказы, распоряжения) при использовании простой электронной подписи.
• реализован вывод штампа подписи на печатных формах исходящих документов при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи.
• доработан механизм отправки уведомлений по электронной почте.
• доработан механизм горизонтального документооборота между дочерними организациями Фонда «Сколково», в том числе процесс отражения зеркальных входящих документов.
• реализован бизнес-процесс оформления приказов на основании проектов приказов. Созданы отдельные виды внутренних документов «Проект приказа», «Приказ». Процесс согласования проекта приказа завершается автоматическим созданием приказа, параллельно стартует бизнес-процесс оформления приказа.
• доработана логика ограничения выбора исполнителей задач при делегировании прав доступа.
5. Результаты проекта:
В результате проекта Заказчик получил ускорение процессов «горизонтального» документооборота между собственными юридическими лицам, возможность электронной подписи внутренних и исходящих документов, созданы условия для полноценной удаленной работы сотрудников.
6. Состояние проекта:
Система «Централизованный документооборот Фонда» передана в промышленную эксплуатацию. Решаются задачи по сопровождению системы.
7. Параметры проекта
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: государственная, коммерческая (различные юридические лица).
Количество сотрудников. 1100.
Число автоматизированных рабочих мест. 150.
Количество документов, обрабатываемых в год. 32 400 документов в год.
Наличие территориально-распределенной СЭД Нет
Обучение. Индивидуальное обучение
Осуществляется ли сопровождение Да

Выполнены следующие работы:

  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

С марта по май 2020-го года в Фонде «Сколково» был реализован проект по тиражированию информационной системы «Централизованный документооборот Фонда» (ЦДФ) на базе конфигурации «1С:Документооборот» ред. 2.1. Проект был выполнен компанией ООО «КСА» - официальным партнером фирмы 1С.
На начальной стадии проекта сотрудниками ООО «КСА» был проанализирован текущий функционал системы 1С:Документооборот и требования к тиражированию системы для использования в дочерних юридических лицах. Были определены ключевые требования и составлен план работ по реализации требований.
На этапе разработки системы были выполнены следующие работы:
• загрузка справочника контрагентов из внешней системы;
• доработка по выводу штампа подписи на печатных формах внутренних документов (служебные записки, приказы, распоряжения) при использовании простой электронной подписи;
• доработка по выводу штампа подписи на печатных формах исходящих документов при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи;
• доработан механизм отправки уведомлений по электронной почте;
• доработан механизм горизонтального документооборота между дочерними организациями Фонда «Сколково», в том числе процесс отражения зеркальных входящих документов;
• реализован процесс оформления приказов на основании проектов приказов;
• доработана логика ограничения выбора исполнителей задач при делегировании прав доступа.
На этапе внедрения системы были выполнены работы по настройке видов документов, процессов, прав доступа; разработаны скрипты заполнения шаблонов печатных форм документов.
Система Централизованного документооборота была введена в промышленную эксплуатацию в дочерних юридических лицах Фонда «Сколково» 12 мая 2020 г.
Внедрение системы Централизованного документооборота Фонда позволило автоматизировать рутинные операции по обработке внутренних и исходящих документов в дочерних юридических лицах Фонда «Сколково». Значительно сократилось время обработки документов, повысилась исполнительская дисциплина. Проект по тиражированию системы ЦДФ имел большую значимость для Фонда «Сколково» в условиях удаленной работы сотрудников из-за ограничений, вызванных распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19).
Следует отметить высокий уровень специалистов ООО «КСА», участвовавших в проекте: обоснованный выбор вариантов доработок, качественную и быструю программную реализацию, оперативные консультации по вопросам внедрения.
Оценка внедренной информационной системы:
• соответствие потребностям организации: 5
• удобство работы с программой: 5
• качество работы партнера 1С (ООО «КСА»): 5
Разработанное решение на базе конфигурации «1С:Документооборот» следует рекомендовать коллегам для использования при автоматизации деятельности.