Тиражирование информационной системы «Централизованный документооборот Фонда» на базе конфигурации «1С:Документооборот» ред. 2.1 в Фонде "Сколково"
Фонд "Сколково" и дочерние юридические лица
Фонд «Сколково» - некоммерческая организация, которая осуществляет управление Инновационным центром Сколково. Фонду подчинены несколько дочерних юридических лиц, которые обеспечивают функционирование различных составляющих Инновационного центра, а именно:
- предоставление сервисов для инновационных компаний;
- образовательная деятельность;
- градостроительные функции.
- работа всех дочерних обществ в единой информационной базе;
- несколько источников данных для загрузки НСИ и исторических данных в единую систему документооборота;
- автоматизация формирования входящих документов на основании исходящих в адрес собственных юридических лиц;
- автоматизация подписания внутренних и исходящих документов в адрес как собственных юридических лиц, так и внешних с использованием простой и усиленной квалифицированной электронной подписи;
- использование штампов электронной подписи;
- возможность делегирования прав пользователей, ограничивающих доступ к отдельным дочерним обществам.
На момент начала проекта система документооборота использовалась для ограниченного круга дочерних юридических лиц Фонда «Сколково». Целью проекта было установлено повышение эффективности документооборота как между собственными дочерними обществами Фонда, так и между собственными и внешними контрагентами. Цель предполагалось достичь путем решения задачи адаптации и тиражирования системы документооборота на остальные юридические лица Фонда.
Выбор продукта:
На момент старта проекта тиражирования система «1С:Документооборот» уже эксплуатировалась в Фонде «Сколково», но в ограниченном варианте не для всех юридических лиц группы. Было решено продолжить автоматизацию документооборота на базе конфигурации «1С:Документооборот» из-за возможности быстрой адаптации к нуждам компании, наличия функций электронной подписи документов, прозрачности отражения бизнес-процессов.
Решение:
В ходе выполнения проекта были выполнены следующие работы:
- проектирование и настройка прав доступа в разрезе отдельных юридических лиц группы компаний;
- доработан вывод штампа подписи на печатных формах внутренних документов (служебные записки, приказы, распоряжения) при использовании простой электронной подписи.
- реализован вывод штампа подписи на печатных формах исходящих документов при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи.
- доработан механизм отправки уведомлений по электронной почте.
- доработан механизм горизонтального документооборота между дочерними организациями Фонда «Сколково», в том числе процесс отражения зеркальных входящих документов.
- реализован бизнес-процесс оформления приказов на основании проектов приказов. Созданы отдельные виды внутренних документов «Проект приказа», «Приказ». Процесс согласования проекта приказа завершается автоматическим созданием приказа, параллельно стартует бизнес-процесс оформления приказа.
- доработана логика ограничения выбора исполнителей задач при делегировании прав доступа.
В результате проекта Заказчик получил ускорение процессов «горизонтального» документооборота между собственными юридическими лицам, возможность электронной подписи внутренних и исходящих документов, созданы условия для полноценной удаленной работы сотрудников.
Состояние проекта:
Система «Централизованный документооборот Фонда» передана в промышленную эксплуатацию. Решаются задачи по сопровождению системы.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Выполнены следующие работы:
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
С марта по май 2020-го года в Фонде «Сколково» был реализован проект по тиражированию информационной системы «Централизованный документооборот Фонда» (ЦДФ) на базе конфигурации «1С:Документооборот» ред. 2.1. Проект был выполнен компанией ООО «КСА» - официальным партнером фирмы 1С.
На начальной стадии проекта сотрудниками ООО «КСА» был проанализирован текущий функционал системы 1С:Документооборот и требования к тиражированию системы для использования в дочерних юридических лицах. Были определены ключевые требования и составлен план работ по реализации требований.
На этапе разработки системы были выполнены следующие работы:
• загрузка справочника контрагентов из внешней системы;
• доработка по выводу штампа подписи на печатных формах внутренних документов (служебные записки, приказы, распоряжения) при использовании простой электронной подписи;
• доработка по выводу штампа подписи на печатных формах исходящих документов при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи;
• доработан механизм отправки уведомлений по электронной почте;
• доработан механизм горизонтального документооборота между дочерними организациями Фонда «Сколково», в том числе процесс отражения зеркальных входящих документов;
• реализован процесс оформления приказов на основании проектов приказов;
• доработана логика ограничения выбора исполнителей задач при делегировании прав доступа.
На этапе внедрения системы были выполнены работы по настройке видов документов, процессов, прав доступа; разработаны скрипты заполнения шаблонов печатных форм документов.
Система Централизованного документооборота была введена в промышленную эксплуатацию в дочерних юридических лицах Фонда «Сколково» 12 мая 2020 г.
Внедрение системы Централизованного документооборота Фонда позволило автоматизировать рутинные операции по обработке внутренних и исходящих документов в дочерних юридических лицах Фонда «Сколково». Значительно сократилось время обработки документов, повысилась исполнительская дисциплина. Проект по тиражированию системы ЦДФ имел большую значимость для Фонда «Сколково» в условиях удаленной работы сотрудников из-за ограничений, вызванных распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19).
Следует отметить высокий уровень специалистов ООО «КСА», участвовавших в проекте: обоснованный выбор вариантов доработок, качественную и быструю программную реализацию, оперативные консультации по вопросам внедрения.
Оценка внедренной информационной системы:
• соответствие потребностям организации: 5
• удобство работы с программой: 5
• качество работы партнера 1С (ООО «КСА»): 5
Разработанное решение на базе конфигурации «1С:Документооборот» следует рекомендовать коллегам для использования при автоматизации деятельности.