Внедрение подсистем Валютный контроль с прямой интеграцией с банками по host-to-host и Финансовые сделки на основе "1С:Управление холдингом 8" для ОАО "Красцветмет"

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ данных и прогнозирование
• Другие возможности
• Другое
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управленческий учет
• Учет договоров
• Учет и хранение документов
• Финансовый анализ

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

На одной системе было выполнено внедрение двух масштабных функциональных блоков: Валютный контроль с прямой интеграцией с банками по host-to-host и Финансовые сделки для корпоративного казначейства.

1. Описание проекта в части подсистемы ВАЛЮТНЫЙ КОНТРОЛЬ.

Для компании Красцветмет приоритетом является постоянное развитие технологий, использующихся в бизнес-процессах: производственных процессах, учете и отчетности.

Процессы учета и отчетности компании включают в себя ведение валютного контроля.

Для обеспечения своевременного и полного валютного контроля Компанией было принято решение об автоматизации данного бизнес-процесса. Для этого были рассмотрены предложения по автоматизации процедур валютного контроля, имеющиеся на рынке услуг. Преимущество было отдано продукту, позволяющему не только автоматически формировать документы валютного контроля и следить за сроками их представления в банк, но также и обмениваться документами с банком, включая платежные поручения и выписки, не выходя из системы. Такое решение максимально удовлетворяет требованиям оперативности учета и минимизации человеческого фактора при оформлении операций.

Основными целями Проекта в части Валютного контроля стали:

• Создание единого информационного пространства, в котором должны выполняться процессы валютного контроля в части подготовки и корректировки документов, отслеживания сроков, сверки с банками и других функций валютного контроля;
• Организация информационного обмена между системой «Валютный контроль host-to-host» (встраиваемая подсистема в конфигурацию 1С:Управление холдингом 8) с существующими системами Заказчика;
• Создание онлайн канала обмена финансовыми документами по технологии host-to-host между системой «Валютный контроль host-to-host» и банком (Сбербанком), включая возможность в последствии подключить аналогичных обмен с другими банками, без внесения изменений в систему.

В результате проекта внедрения на базе «1С:Управление холдингом 8» был установлен и адаптирован функциональный блок «Валютный контроль host-to-host» (как встраиваемая подсистема в 1С:Управление холдингом 8), объединяющий в себе следующие бизнес процессы:

• Работа с договорами внешней экономической деятельности и изменениями к ним,
• Работа с Подтверждающими документами,
• Работа с Исходящими платежами,
• Работа с Входящими платежами,
• Прямой обмен с банком по технологии host-to-host для обмена всеми видами документов валютного контроля,
• Автоматическая загрузка данных о таможенных декларациях из базы Федеральной таможенной службы;
• Контроль соблюдения сроков.

Ключевые функции системы в части Валютного контроля:

• Интеграция с текущими системами ОАО «Красцветмет»;
• Миграция исторических данных из Ведомости банковского контроля;
• Поиск договоров и договорных документов, подлежащих валютному контролю;
• Ведение взаиморасчетов по договорам на валютном контроле;
• Отслеживание и оповещение о сроках необходимости наступления событий валютного контроля;
• Отслеживание соответствующих событий в системе и автоматическое формирование корректировок Сведений о валютных операциях и Справок о подтверждающих документах;
• Конвертация платежных документов и документов валютного контроля в форматы банков, отображение статуса документа;
• Разбор выписки по рублевым и валютным счетам в соответствии с требованиями валютного контроля;
• Сверка данных системы с Ведомостью банковского контроля из банка в режиме онлайн;
• Обмен с банком (Сбербанк) платежными документами по валютному контролю;
• Обмен с банком (Сбербанк) документами валютного контроля;
• Обмен с банком (Сбербанк) сообщениями свободного формата;
• Получение из банка (Сбербанк) промежуточной и окончательной выписки, уведомления о зачислении валюты, уникального номера контракта и Ведомости банковского контроля;
• Создание и поддержание базы SWIFT-кодов банков через каналы обмена с банком (Сбербанк).


Автоматизация бизнес-процессов в блоке «Валютный контроль» дала возможность:

• Ручного и автоматического создания и изменения объектов валютного контроля. Связывание объектов между собой, возможность прикрепления файлов к объектам;
• Осуществление предупреждений в системе и через нотификацию о приближающихся контрольных сроках, а также их нарушении;
• Ручное и автоматическое формирование типовых сообщений в адрес кураторов договоров о нарушениях и необходимости предоставления сведений в казначейство;
• Автоматическое формирование Сведений о валютных операциях при осуществлении валютного платежа, возможность внесения дополнительных данных валютного контроля в форму заявки на платеж;
• Автоматическое формирование Сведений о валютных операциях при совершении операции перевода денежных средств с транзитного счета на текущий;
• Возможность ведения сведений о контракте в базе договоров со всеми необходимыми подтверждающими документами для осуществления валютного контроля;
• Возможность присоединения сканированных изображений подтверждающих документов к сведениям о контракте;
• Формирование отчетов, содержащих основные сведения по документам валютного контроля в системе;
• Автоматическая загрузка и разбор выписки по валютному контролю;
• Сверка с банком платежей и подтверждающих документов в реальном времени;
• Обмен с банком (Сбербанк) платежными документами, сообщениями свободного формата и документами валютного контроля;
• Создание возможности для подключения обмена документами валютного контроля с другими банками без внесения изменений в систему.

Результаты проекта в части Валютного контроля:

1. Сформирован единый ландшафт финансовых ИТ-систем компании за счет интеграции между системой Валютный контроль (на базе конфигурации «1С:Управление холдингом 8»), SAP ERP и электронным архивом (Tessa). Получена синергия от интеграции с SAP ERP-системой, в которой реализован платежный процесс Казначейства компании;
2. Процессы валютного контроля осуществляются по принципу одного окна в функциональном блоке «Валютный контроль host-to-host», который встроен в конфигурацию «1С:Управление холдингом 8», включая процессы обмена выписками, рублевыми и валютными платежами, сообщениями свободного формата и всеми видами документов валютного контроля с банком (Сбербанк), что сократило трудозатраты на обслуживание функций обмена с банками на 90%;
3. Выполнена интеграция с корпоративными справочниками контрагентов, договоров;
4. Нивелированы риски потери информации при пересылке документов через e-mail, порядка 40% документов;
5. Сокращено время обработки платежей, подпадающих под Валютный контроль на 50%;
6. Автоматизированы основные контрольные функции, ранее выполняемые специалистами по валютному контролю вручную;
7. За счет настройки автоматизированной контрольной среды сокращены потенциальные риски по не предоставлению документов в банки и не своевременному получению / репатриации валютной выручки;
8. Настроено автоматическое формирование документов валютного контроля (Справок, Заявлений по контрактам и пр.) на основании данных системы Валютного контроля, что на 60% снизило трудозатраты сотрудников, которые выполняют функции в рамках бизнес-процессов валютного контроля.

В результате реализации данного проекта ОАО «Красцветмет» получил современную информационную систему, решающую поставленные задачи, и обеспечивающую надежную и гибкую платформу для дальнейшей автоматизации финансовой функции.



2. Описание проекта в части подсистемы "ФИНАНСОВЫЕ СДЕЛКИ"

Заказчик в течение нескольких лет использовал самописную систему для учета финансовых сделок и формирования отчетов по корпоративным финансам для руководства, бухгалтерии, банков и других целей.

Компания Красцветмет использует широкий круг финансовых инструментов и большое количество открытых кредитных и других финансовых сделок, по котором необходимо постоянное отслеживание сроков оплаты и формирование отчетов.

Необходимость внедрения новой системы для управления корпоративными финансами обусловлена необходимостью реализации требований, которые реализовать в прежней системы не представлялось возможным.

Для реализации проекта была выбрана команда Казначейских систем, которая имела большой опыт выполнения аналогичных проектов. В рамках переговоров был детально изучен проектный опыт Казначейских систем, проведены тесты предлагаемой системы и проведены референс-визиты.

Плюсом выбора решения от Казначейских систем заключалась в высокой готовности механизмов предлагаемой ими системы.

В объем проекта в части Финансовых сделок были включены следующие функции:

1. Управление размещениями

1.1. Формирование карточки «Депозит (МНО)» с указанием условий размещения. Учет размещения в разрезе источника средств. Информационный анализ индикативной ставки банка. Согласование сделки по определенному маршруту. Отражение досрочного возврата по пониженной ставке, отражение расторжения сделки;
2.2. Формирование карточки «Вексель (полученный)» с указанием условий размещения. Возможность новации ценной бумаги. Отражение авалирования векселя;
2.3. Формирование карточки «Займ выданный»;
2.4. Автоматический расчет процентов, создание графиков поступлений и платежей по сделкам размещения. Отражение исторических фактичекских платежей;
2.5. Отчетные формы по сделкам размещения: «Отчет по депозитам», «Отчет по векселям».
2.6. Депозит \ НСО
• Печатная форма «Справка по договору» по сделке «Депозит».
• Согласование формы с проставлением визы/подписи. Отправка формы на внешнюю ИБ (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям).
• Запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в Системе
• Отражение факта в карточке Депозита / НСО, в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта вручную производить автоматически по кнопке «Отразить как факт» с закладки «Общий график». На закладку «Отражение фактически данных» переносить выбранные пользователем плановые поступления и платежи из Общего графика.
• На форме списка Депозитов и сделок НСО (МНО) создать возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок.
2.7. Займ
• Печатная форма «Справка по договору» по сделке «Займ»;
• Согласование формы с проставлением визы/подписи;
• Отправка формы на внешнюю ИБ (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям);
• Запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в Системе.
• Отражение факта в карточке Займ, в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта вручную производить автоматически по кнопке «Отразить как факт» с закладки «Общий график». На закладку «Отражение фактически данных» переносить выбранные пользователем плановые поступления и платежи из Общего графика.
• На форме списка Займов создать возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок.
2.8. Вексель
• Планирование погашения процентов с возможностью редактирования периода начисления;
• Выплата процентов на определенную дату, за указанный период;
• Печатная форма «Справка по договору» по сделке «Вексель»;
• Согласование формы с проставлением визы/подписи;
• Отправка формы на внешнюю ИБ (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям);
• Запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в Системе.
• Отражение факта в карточке «Вексель» в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта вручную производить автоматически по кнопке «Отразить как факт» с закладки «Общий график». На закладку «Отражение фактически данных» переносить выбранные пользователем плановые поступления и платежи из Общего графика.
• На форме Векселя и в форме списка Векселей добавить информацию о текущей задолженности по Векселю.
• Добавил на форме списка Векселей отбор «Полученные / Выданные / Все Векселя»
• На форме Векселя и в форме списка Векселей добавить информацию о просрочке оплаты процентов и основного долга по Векселю.
• На форме списка Векселей добавить возможность автоматического суммирования значений по выбранным строкам, которые выбраны на форме – с учетом отборов. Должны суммироваться (все данные на текущий момент, без учета истории): сумма долга по Векселям, сумма просрочки по Векселям, сумма номиналов по Векселям.
• На форме списка Векселей создать возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок.


2. Управление привлечениями

2.1. Учет сделок по привлечению средств с помощью следующих финансовых инструментов: кредитная линия, транш, облигации, векселя, займы;
2.2. Формирование карточек «Кредитная линия», «Транш» с указанием условий привлечения по кредитному договору. Учет возможности изменения общего лимита банком. Применение условий реклассификации статей ДДС. Ведение
• Плановых графиков погашения Основного долга,
• Погашения процентов,
• Юридического графика погашения основного долга,
• Графика по договору с информацией по остатку основного долга с учетом досрочных погашений;
2.3. Формирование справочника «Облигация» с формированием:
• Общего графика с условиями погашения по оферте, уплаты по купонам.
• Выпуск Облигации в обращение.
• Погашение Облигации.
• Покупка ценной бумаги.
• Продажа ценной бумаги;
2.4. Формирование карточки «Вексель (выданный)» с указанием условий привлечения. Возможность новации ценной бумаги. Отражение авалирования векселя;
2.5. Формирование карточки «Займ»;
2.6. Автоматический расчет комиссий, процентов, создание графиков поступлений и платежей по сделкам привлечения. Отражение исторических фактических платежей;
2.7. Закрытие финансового периода по финансовым сделкам привлечения. Согласование документа «Закрытие финансового периода». Формирование зафиксированных графиков по финансовым сделкам с фиксацией основных параметров сделки и показателей плановых графиков на дату актуальности.
2.8. Лимиты
• Добавление нового объекта Системы «Кредитный лимит» с контролем остатка кредитного лимита на организацию по финансовым сделкам. Данный показатель для реализации отчета по лимитам в разрезе кредитора;
• Поля документа «Лимит»: организация, головной банк, сумма лимита, валюта лимита, вид финансовой сделки, на которую установлен лимит;
• Отчет «Справка об открытых лимитах по состоянию на дату»;
• Отчет по действующим соглашениям кредитной задолженности и свободному лимиту на дату.
2.9. Кредит
• При копировании документа «Транш» обеспечить очищение заполненных данных:
o Даты выборки;
o Даты погашения;
o Даты начала расчета погашения;
o Даты начала расчета процентов;
o Таблицы фактических данных;
o Плановых графиков;
o Таблицы транша;
o Таблиц % ставки.
• Автоматическое заполнение таблицы фактических данных по данным Общего графика документа финансовой сделки. Кнопка из общего графика на плановой сумме «Оплатить» - автоматическое заполнение фактического платежа в закладке «Фактические платежи ручной ввод»;
• Групповое изменение % ставки и пересчета суммы процентов;
• Наименование фин. сделки (Кредитная линия (КЛ), Транш, Займ, Вексель) = Номер договора + Номер по порядку;
• На форме сделки «Кредитная линия» (далее - КЛ) в закладке «Общие сведения», либо в закладке «Транши» добавить поле с данными по сумме задолженности по кредитной линии (сумма всех траншей КЛ за минусом досрочного погашения). Поле «Расчет задолженности на текущую дату» = Сумма всех траншей в рамках КЛ- Суммы досрочного погашения на текущую дату (т.е. основной долг в рамках КЛ на текущую дату);
• Изменить режим отражения карточки на полноэкранный;
• Расчет комиссии по Овердрафту связать с установленным лимитом, определять базу для начисления, исходя из установленной на дату суммы лимита;
• Отчет «Кредитный портфель»;
• Отчет «Расчет средней процентной ставки»;
• Печатная форма «Кредитная история за период»;
• Отчет «Среднедневной кредитный лимит»;
• Печатная форма «Справка по договору» по сделке «Кредит/Овердрафт». Согласование формы с проставлением визы/подписи. Отправка формы на внешнюю ИБ (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям). Запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в Системе
• Отражение факта в карточке Кредитная линия и Транш, в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта вручную производить автоматически по кнопке «Отразить как факт» с закладки «Общий график». На закладку «Отражение фактически данных» переносить выбранные пользователем плановые поступления и платежи из Общего графика.
• На форме списка Кредитных линий и Траншей создать возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок.


3. Управление ковенантами

3.1. Учет корпоративных ковенантов по любым финансовым сделкам;
3.2. Управление задачами по вводу плановых и фактических данных по уровню заданных ковенантов;
3.3. Однократное введение фактического и планового значения ковенанта с применение для всех сделок, к которым привязан ковенант;
3.4. Возможность установки уровня ковенанта условиями или значениями, а также их изменение;
3.5. Ведение графика исполнения ковенантов, формирование напоминаний и фиксация данных об исполнении ковенанта с приложением подтверждающих документов;
3.6. Возможность копирования введенного пакета ковенант для привязки к другим финансовым сделкам;
3.7. Уведомление контролера о сроке исполнения установленных ковенантов;
3.8. Отчетная форма «Отчет по исполнению установленных ковенантов».


4. Управление сделками обеспечения

4.1. Формирование карточки «Залог с указанием условий обеспечения»;
4.2. Формирование карточки «Поручительство» с указанием условий обеспечения. Планирование платежей в зависимости от вида поручительства;
4.3. Формирование карточки «Гарантия» с указанием условий обеспечения. Контроль подтверждения гарантии банком-гарантом;
4.4. Отчетные формы по сделкам обеспечения: «Отчет по поручительствам (выданные)», «Отчет по поручительствам (полученные)», «Отчет по гарантиям», «Отчет по подтверждению банком Банковских гарантий».
4.5. Банковская гарантия \ Аккредитив
• В обеспечении по финансовым сделкам добавить колонку «Сумма»;
• Печатная форма - отчет «Банковские гарантии, поручительства выданные» на дату
• Отчет «Действующие выданные обеспечения» на дату
• На форме списка Банковских гарантий создать возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок.
• Реализовать возможность учета сделок «Резервного аккредитива» с помощью существующих в системе объектов.

По итогам реализации проекта в части Финансовых сделок были получены следующие результаты:

1. За короткий срок (в течение 1 месяца) произведена миграция начальных остатков и истории финансовых сделок;
2. За 6 месяцев, в течение которых был реализован проект, была установлена и настроена базовая функциональность системы, проведена опытно-промышленная эксплуатация, реализованы все необходимые отчеты и формы, а также все необходимые дополнительные функции.
3. Обеспечена полная сходимость данных в ежемесячных отчетах для бухгалтерии. В системе обеспечена интеграция с электронным архивом.
4. Заказчик получил требуемые новые отчеты, которые были недоступны в предыдущей системы.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Отзыв
ОАО «Красцветмет» – один из крупнейших в мире производителей восьми драгоценных металлов, а также изделий из них, подтверждает, что компания ООО «КАЗНАЧЕЙСКИЕ СИСТЕМЫ» успешно реализовала проект по автоматизации бизнес-процессов валютного контроля, включая обмен данными с банком, в условиях централизации данной функции на базе программного продукта 1С:Управление холдингом.
В результате проекта внедрения на базе 1С:Управление холдингом был создан функциональный блок «Валютный контроль H2H», объединяющий в себе следующие бизнес-процессы:
• Управление договорами;
• Работа с подтверждающими документами;
• Ведение сведений о контрактах в банке, включая переоформление сведений;
• Снятие контрактов с учета;
• Валютный контроль исходящих платежей;
• Валютный контроль поступлений валютной выручки;
• Подготовка и корректировка сведений о валютных операциях;
• Подготовка и корректировка Справок о подтверждающих документах;
• Сверка с банком по ВБК;
• Переписка с банком посредством Сообщений свободного формата;
• Отзыв документов из банка;
• Ведение актуальной баз SWIFT кодов банков.
Можно отметить следующие результаты проекта:
• Сформирован единый ландшафт ИТ-систем Казначейства на платформе «1С:Управление холдингом 8». Получена синергия от интеграции с ERP-системой Казначейства;
• Процессы валютного контроля осуществляются по принципу одного окна в функциональном блоке «Валютный контроль H2H» на платформе «1С:Управление холдингом 8», включая процессы обмена информацией с банком, что сократило трудозатраты на обслуживание функций обмена с банками на 90%;
• Выполнена интеграция с корпоративными справочниками контрагентов, договоров;
• Нивелированы риски потери информации при пересылке документов через e-mail, порядка 70% документов;
• Сокращено время обработки платежей, подпадающих под ВК на 50%;
• Автоматизированы основные контрольные функции, ранее выполняемые специалистами по валютному контролю вручную;
• За счет настройки автоматизированной контрольной среды сокращены потенциальные риски по не предоставлению документов в банки и не своевременному получению / репатриации валютной выручки;
• Настроено автоматическое формирование документов валютного контроля (Справок, Заявлений по контрактам и пр.) на основании данных системы ВК, что на 60% снизило трудозатраты сотрудников ВК на выполнение указанных функций.
Общая удовлетворенность услугами партнера и соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач – 10 баллов (по 10-бальной шкале). По 5-ти бальной шкале оцениваем соответствие внедренной системы требованиям организации – 5, удобство работы с программной – 5, качество работы партнера 1С – 5.
Дата подписания отзыва: 13.03.2020
Начальник финансово-экономического управления Запольская Н.Н.
ОАО «Красцветмет»