Автоматизация документооборота на базе программного продукта "1C:Document Management 8" в "CARBO ONE ltd"
Carbo One Ltd
Компания Carbo One Ltd (Кипр) – одна из крупнейших компаний по торговле углем в мире с годовым объемом продаж более 75 миллионов тонн. Компания предлагает все сорта угля и поставляет их в Европу, Средиземноморье, Азиатско-Тихоокеанский регион и Латинскую Америку. Электростанции, сталелитейные заводы, цементные заводы, домашние хозяйства и другие потребители из более чем 40 стран сжигают уголь, поставляемый Carbo One.
Мы разрабатываем инновационные логистические решения, которые позволяют не только удовлетворять разнообразные потребности клиентов, но и устанавливать с ними долгосрочные партнерские отношения.
В 2016 году открыто представительство нашей компании в Москве, задачами которого являются: защита и представление интересов Компании в России; координация отношений Компании с государственными органами, предприятиями и организациями в России; осуществление иных видов деятельности вспомогательного и подготовительного характера от имени Общества.
Мы решили внедрить систему автоматизации документооборота по нескольким причинам:
-
необходимость оптимизации бизнес-процессов, связанных с командировками сотрудников, т.к. бумажное согласование занимало много времени;
-
отсутствие электронного архива документов – хранить документы только в бумажном формате проблематично, высок риск потери их части, долгий поиск;
-
высокие временные затраты на создание документов.
Одними из важных условий при выборе системы были её мультиязычность и возможность интеграции с нашей учетной системой на платформе 1С, поэтому был выбран программный продукт «1С:Document Management», отвечающий нашим требованиям. Для реализации проекта мы выбрали компанию «Аксиома-Софт», так как она является официальным партнером фирмы 1С и «Центром компетенции по Документообороту», а их специалисты обладают необходимыми знаниями для решения задач проекта.
Целями проекта были: автоматизация процессов согласования командировок сотрудников, отчетов о расходах, отображение отчетов по командировкам; минимизация количества кликов для создания документов; создание электронного архива документов.
Консультанты компании Аксиома-Софт провели обследование бизнес-процессов, выявили потребности и определили круг задач для автоматизации. На основании полученных данных специалисты провели моделирование бизнес-процессов. После успешной демонстрации модели процесса планирования и учета командировок специалисты провели их автоматизацию.
В результате были достигнуты цели проекта:
-
проведена автоматизация процесса планирования и учета командировок сотрудников компании, что значительно сократило время на согласование командировочных документов: заявок на командировку, авансовых отчетов, отчетов о расходах;
-
создан электронный архив документов, с помощью которого осуществляется быстрый поиск (время поиска сократилось в несколько раз);
-
настроен контроль доступа к документам и процессам.
-
кроме того, разработаны отчеты и печатные формы, необходимые для оперативного получения информации и отображения для руководства;
-
доработан интерфейс системы для минимизации ручной работы пользователей.
Мы с партнером подписали договор на сопровождение, специалисты «Аксиома-Софт» проводят обучение и консультации. В дальнейшем также планируется сотрудничество по поддержке и улучшению интерфейса системы.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Доработка форматов ЭД
- Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
- Формирование отраслевой отчетности
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
Компания Carbo One Ltd (Кипр) – одна из крупнейших компаний по торговле углем в мире с годовым объемом продаж более 75 миллионов тонн. Компания предлагает все сорта угля и поставляет их в Европу, Средиземноморье, Азиатско-Тихоокеанский регион и Латинскую Америку. Электростанции, сталелитейные заводы, цементные заводы, домашние хозяйства и другие потребители из более чем 40 стран сжигают уголь, поставляемый Carbo One.
Carbo One разрабатывает инновационные логистические решения, которые позволяют не только удовлетворять разнообразные потребности клиентов, но и устанавливать с ними долгосрочные партнерские отношения.
Представительство в Москве открыто в 2016 г., его задачи: защита и представление интересов Компании в России; координация отношений Компании с гос. органами, предприятиями и организациями в России; осуществление иных видов деятельности вспомогательного и подготовительного характера от имени Общества.
Причинами для автоматизации были: необходимость оптимизации бизнес-процессов, связанных с командировками сотрудников, т.к. бумажное согласование занимало много времени; отсутствие электронного архива документов – хранить документы только в бумажном формате проблематично, высок риск потери их части, долгий поиск; высокие временные затраты на создание документов.
Цели проекта: автоматизация процессов согласования командировок сотрудников, отчетов о расходах, отображение отчетов по командировкам; минимизация количества кликов для создания документов; создание электронного архива документов.
Одно из важных условий при выборе системы – мультиязычность, возможность интеграции с учетной системой на платформе 1С, поэтому был выбран программный продукт «1С:Document Management», отвечающий нашим требованиям. Была выбрана компания «Аксиома-Софт», так как является официальным партнером фирмы 1С и «Центром компетенции по Документообороту», а специалисты компании обладают необходимыми знаниями для решения задач проекта.
Консультанты компании Аксиома-Софт провели обследование бизнес-процессов, выявили потребности и определили круг задач для автоматизации. На основании полученных данных специалисты провели моделирование бизнес-процессов. После успешной демонстрации модели процесса планирования и учета командировок специалисты провели их автоматизацию.
В результате были достигнуты цели проекта: проведена автоматизация процесса планирования и учета командировок сотрудников компании, что значительно сократило время на согласование командировочных документов: заявок на командировку, авансовых отчетов, отчетов о расходах; создан электронный архив документов, с помощью которого осуществляется быстрый поиск (время поиска сократилось в несколько раз); настроен контроль доступа к документам и процессам. Кроме того, разработаны отчеты и печатные формы, необходимые для оперативного получения информации и отображения для руководства; доработан интерфейс системы для минимизации ручной работы пользователей.
Подписан договор на сопровождение, специалисты «Аксиома-Софт» проводят обучение и консультации. В дальнейшем также планируется сотрудничество по поддержке и улучшению интерфейса системы.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Продажа выбранных программных продуктов
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика