Автоматизация документооборота на базе программного продукта "1C:Document Management 8" в "CARBO ONE ltd"

Автоматизированы следующие функции:

  • Делопроизводство
  • Доработка форматов ЭД
  • Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
  • Учет договоров
  • Учет и хранение документов
  • Формирование отраслевой отчетности

Сопровождение:

Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Компания Carbo One Ltd (Кипр) – одна из крупнейших компаний по торговле углем в мире с годовым объемом продаж более 75 миллионов тонн. Компания предлагает все сорта угля и поставляет их в Европу, Средиземноморье, Азиатско-Тихоокеанский регион и Латинскую Америку. Электростанции, сталелитейные заводы, цементные заводы, домашние хозяйства и другие потребители из более чем 40 стран сжигают уголь, поставляемый Carbo One.

Carbo One разрабатывает инновационные логистические решения, которые позволяют не только удовлетворять разнообразные потребности клиентов, но и устанавливать с ними долгосрочные партнерские отношения.

Представительство в Москве открыто в 2016 г., его задачи: защита и представление интересов Компании в России; координация отношений Компании с гос. органами, предприятиями и организациями в России; осуществление иных видов деятельности вспомогательного и подготовительного характера от имени Общества.

Причинами для автоматизации были: необходимость оптимизации бизнес-процессов, связанных с командировками сотрудников, т.к. бумажное согласование занимало много времени; отсутствие электронного архива документов – хранить документы только в бумажном формате проблематично, высок риск потери их части, долгий поиск; высокие временные затраты на создание документов.

Цели проекта: автоматизация процессов согласования командировок сотрудников, отчетов о расходах, отображение отчетов по командировкам; минимизация количества кликов для создания документов; создание электронного архива документов.

Одно из важных условий при выборе системы – мультиязычность, возможность интеграции с учетной системой на платформе 1С, поэтому был выбран программный продукт «1С:Document Management», отвечающий нашим требованиям. Была выбрана компания «Аксиома-Софт», так как является официальным партнером фирмы 1С и «Центром компетенции по Документообороту», а специалисты компании обладают необходимыми знаниями для решения задач проекта.

Консультанты компании Аксиома-Софт провели обследование бизнес-процессов, выявили потребности и определили круг задач для автоматизации. На основании полученных данных специалисты провели моделирование бизнес-процессов. После успешной демонстрации модели процесса планирования и учета командировок специалисты провели их автоматизацию.

В результате были достигнуты цели проекта: проведена автоматизация процесса планирования и учета командировок сотрудников компании, что значительно сократило время на согласование командировочных документов: заявок на командировку, авансовых отчетов, отчетов о расходах; создан электронный архив документов, с помощью которого осуществляется быстрый поиск (время поиска сократилось в несколько раз); настроен контроль доступа к документам и процессам. Кроме того, разработаны отчеты и печатные формы, необходимые для оперативного получения информации и отображения для руководства; доработан интерфейс системы для минимизации ручной работы пользователей.

Подписан договор на сопровождение, специалисты «Аксиома-Софт» проводят обучение и консультации. В дальнейшем также планируется сотрудничество по поддержке и улучшению интерфейса системы.

Выполнены следующие работы:

Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Внедрение

Carbo One Ltd

Москва, Октябрь 2019

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 20