Внедрение ПП "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГБУ Институт физики прочности и материаловедения СО РАН

Отзыв клиента

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НАУКИ ИНСТИТУТ ФИЗИКИ ПРОЧНОСТИ И МАТЕРИАЛОВЕДЕНИЯ СИБИРСКОГО ОТДЕЛЕНИЯ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК
Томск, Декабрь 2019

Вариант работы: Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест: 70

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 70

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Описание
Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения с настройкой интеграции с учетными системами 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Ред. 8., 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред .3.1
Основными причинами реализации проекта автоматизации делопроизводства стали большие объемы внутренних и внешних документов, которые необходимо было систематизировать, привести в соответствие внутренним регламентам института
Задачи проекта:
- Сокращение времени поиска документов за счет выстраивания процессов работы с договорами и корреспонденцией.
- Автоматизация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля исполнения поручений;
- Систематизация хранения и поиска документов с помощью системы штрихкодирования,
- Упрощение и хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации.
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;


Этапы проекта:

1. Проведение экспресс-обследования института, составление и согласования технического задания.

2. Общая настройка системы: Создание учетных записей пользователей системы, формирование уникальных ролей пользователей, настройка виды документов, прав доступа, папки внутренних документов.

3. Настройка интеграции учетных систем 1С:Документооборот государственного учреждения и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Ред. 8., 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред .3.1

4. Проведение обучения пользователей системы, составление инструкции и уроков видеобучения работы с ПП.

5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации, внесение коррективов для ролей: генеральный директор, руководитель лаборатории.


Итоги проекта:
• Автоматизированы процессы договорной работы: от подготовки до расторжения. Создан электронный архив, позволяющий быстро находить и безопасно хранить документы
• Сокращено время на подготовку приказов и распоряжений. Повышена исполнительская дисциплина. Служебные записки создаются и обрабатываются по единым шаблонам.
• Важные документы обрабатываются и отправляются точно в срок, не теряются на столах сотрудников, ускоряется процесс согласования.
• Упрощен контроль над соблюдением сроков и бюджетов проектов компании. Совещания проходят более продуктивно: исполнение решений по итогам легко отслеживать

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

В целях автоматизированного ведения учета по стандартам Российского Законодательства, мы приняли решение о внедрении системы на базе программного продукта "1С:Документооборот государственного учреждения 8". Выбор связан, прежде всего, с тем, что функциональные возможности программного обеспечения соответствуют нашим текущим потребностям.
В качестве партнера по внедрению системы была выбрана компания 1С:Первый БИТ, которая доказала свою способность качественно и в установленный срок выполнять все поставленные перед ними задачи.
Специалисты 1С:Первый БИТ провели консультацию по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения, выполнили продажу выбранного программного продукта, а так же осуществили доставку и установку программного продукта. В настоящее время система запущена в эксплуатацию.
Выражаем признательность специалистам компании 1С:Первый БИТ за оказанную помощь и проявленный профессионализм.