Внедрение ПП "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГБУ Институт физики прочности и материаловедения СО РАН
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НАУКИ ИНСТИТУТ ФИЗИКИ ПРОЧНОСТИ И МАТЕРИАЛОВЕДЕНИЯ СИБИРСКОГО ОТДЕЛЕНИЯ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
Описание
Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения с настройкой интеграции с учетными системами 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Ред. 8., 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред .3.1
Основными причинами реализации проекта автоматизации делопроизводства стали большие объемы внутренних и внешних документов, которые необходимо было систематизировать, привести в соответствие внутренним регламентам института
Задачи проекта:
- Сокращение времени поиска документов за счет выстраивания процессов работы с договорами и корреспонденцией.
- Автоматизация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля исполнения поручений;
- Систематизация хранения и поиска документов с помощью системы штрихкодирования,
- Упрощение и хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации.
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
Этапы проекта:
1. Проведение экспресс-обследования института, составление и согласования технического задания.
2. Общая настройка системы: Создание учетных записей пользователей системы, формирование уникальных ролей пользователей, настройка виды документов, прав доступа, папки внутренних документов.
3. Настройка интеграции учетных систем 1С:Документооборот государственного учреждения и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Ред. 8., 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред .3.1
4. Проведение обучения пользователей системы, составление инструкции и уроков видеобучения работы с ПП.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации, внесение коррективов для ролей: генеральный директор, руководитель лаборатории.
Итоги проекта:
• Автоматизированы процессы договорной работы: от подготовки до расторжения. Создан электронный архив, позволяющий быстро находить и безопасно хранить документы
• Сокращено время на подготовку приказов и распоряжений. Повышена исполнительская дисциплина. Служебные записки создаются и обрабатываются по единым шаблонам.
• Важные документы обрабатываются и отправляются точно в срок, не теряются на столах сотрудников, ускоряется процесс согласования.
• Упрощен контроль над соблюдением сроков и бюджетов проектов компании. Совещания проходят более продуктивно: исполнение решений по итогам легко отслеживать
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Продажа выбранных программных продуктов
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
В целях автоматизированного ведения учета по стандартам Российского Законодательства, мы приняли решение о внедрении системы на базе программного продукта "1С:Документооборот государственного учреждения 8". Выбор связан, прежде всего, с тем, что функциональные возможности программного обеспечения соответствуют нашим текущим потребностям.
В качестве партнера по внедрению системы была выбрана компания 1С:Первый БИТ, которая доказала свою способность качественно и в установленный срок выполнять все поставленные перед ними задачи.
Специалисты 1С:Первый БИТ провели консультацию по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения, выполнили продажу выбранного программного продукта, а так же осуществили доставку и установку программного продукта. В настоящее время система запущена в эксплуатацию.
Выражаем признательность специалистам компании 1С:Первый БИТ за оказанную помощь и проявленный профессионализм.