Автоматизация салонов оптики "Виктория" г.Киров

Автоматизированы следующие функции:

• Взаиморасчеты с покупателями
• Оформление заказов покупателей
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Планирование продаж
• Подключение складского оборудования
• Подключение торгового оборудования
• Резервирование ТМЦ
• Розничная торговля
• Управление складскими запасами
• Управление цепочками поставок
• Учет прихода ТМЦ
• Учет продаж ТМЦ
• Учет ТМЦ в цеховых кладовых
• Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

«Виктория» - одна из старейших сетей салонов оптики в Кировской области. Основана в 1998 году и в на сегодняшний день клиентская база составляет более 100 тысяч человек. Охват – 5 салонов в г.Кирове и 1 салон в г.Кирово-Чепецке.

По состоянию на конец 2018 года было выявлено следующее:
• Учет ведется в 1C:УТ 10.3, доработки минимальные, основная часть специфики автоматизирована посредством внешних обработок
• Специальная аналитика зашита с помощью специальных шифровок в стандартных полях (например, в комментарии документа прописывается статус заказа, дата выдачи, сумма заказа и т.д.) Человеку со стороны порой сложно разобраться. При формировании отчетов эти шифры расшифровываются и группируются, после чего используются в отчетах.
• Работа с салонами организована посредством РИБ и обмена по электронной почте. На каждой торговой точке есть собственный договор интернет-подключения
• Салоны по утрам и вечерам запускают обмен вручную
• Текущая конфигурация не обновлялась более 2 лет, поэтому основные механизмы работы с онлайн-кассами работают через дополнительные обработки, которые уже не поддерживаются, изменения по переходу на новые форматы ФНС не возможны
• Номенклатура – справочник составляет более 100 элементов, для поиска товара используется ручной поиск с переходом по иерархии или поиск по наименованию

Проект по автоматизации осуществлен компанией "АПИ-СОФТ"
Срок проекта: декабрь 2018 - декабрь 2019

Основные проблемы на момент начала нашей работы:
• Невозможность перехода на новый формат ФНС для использования онлайн-касс
• Постоянные проблемы с обменом между точками и центральными базами. В силу особенности складского учета – часть товаров находится на общем складе, актуальность остатков которого зависит от обмена со всеми торговыми точками. Хотя бы с одним салоном были проблемы с обменом – и остатки общего склада уже не актуальны
• Невозможность нормального аналитического учета, т.к. основные статьи аналитики зашифрованы и не позволяют получать расширенную аналитику
• Сложная работа с большим ассортиментом товаров
Проанализировав все текущие проблемы, услышав планы на будущее по развитию компании, предложили переход на новую версию программ 1С: Предприятия. В качестве конфигураций были рассмотрены: 1С:Управление Торговлей 11, 1С:Розница:Салон оптики, 1С:Управление нашей фирмой

После демонстрации возможностей каждой конфигурации выбрали автоматизацию на базе конфигурации УНФ. В этой конфигурации, по сравнению с другими, есть достаточно удобный блок производственного учета, что позволяет без дополнительных доработок получать аналитику в части сборки готовых изделий из комплектующих.
Программа не перегружена лишними функциями и на 100% соответствует потребностям. А штатные механизмы рассылки смс, электронных писем предоставляют дополнительные возможности взаимодействий с клиентами.

Дополнительно провели переговоры с провайдером и объединили все компьютеры компании в виртуальную сеть, что положительно сказалось на быстродействии и позволило сократить затраты на интернет.

Какие доработки внесли в программу:
-специальная форма подбора, которая учитывает особенности товарного ассортимента компании. Для каждой товарной категории разработано специально отображение формы поиска, которое учитывает состав реквизитов категории, например, для очковых линз – поиск товаров во дипотиям, величине преломления, бренду, кривизне. Для оправ – по бренду, цвету, году коллекции и т.д.
-кабинет врача. Врач-офтальмолог или оптометрист вносят все данные по проверке зрения в программу. На основании проверки зрения клиенту выписывается рецепт. На основании рецепта – можно оформить заказ или купить готовые очки. Программа предложит товары, соответствующие рецепту и находящиеся в данный момент в наличии.
-автоматическое списание комплектующих при заказе очков
-автоматическое оформление заказа поставщику, если комплектующие отсутствуют на складе
-контроль выполнения сборки заказа
-рассылка смс (о готовности заказа)
-перенесли большую часть справочной информации из старой базы данных (номенклатура с одновременным структурированием, клиенты)
-разработали печатные формы в соответствии с требованиями надзорных органов (бланк договора мед.услуг, рецепта на очки, заказа очков и т.д.)
-большой блок аналитических отчетов, позволяющих анализировать и прогнозировать деятельность компании
-внедрили систему штрих-кодирования товаров – макеты ценников, печать ценников, сканеры штрих-кодов на торговых точках, терминал сбора данных для инвентаризации
-механизм повторной продажи – при повторной продаже клиенту оформление продажи занимает значительно меньше времени
-механизм автоматического наполнения торговой точки – для каждой торговой точки задан минимальный остаток товарных позиций, при снижении порога программа предлагает переместить товары из центрального склада или заказать недостающее количество у постпавщика
-интеграция с интернет-магазином - выгрузка информации по товарам, ценам, остаткам по торговым точкам

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика