Оперативный учет коммунальных платежей арендаторов

Все началось с того, что директор института, подписывая документы оплаты за коммунальные услуги, задался вопросом: "Сколько и насколько вовремя оплачивают арендаторы коммунальные услуги?" - и попросил главного бухгалтера предоставить сведения по взаиморасчетам по коммунальным платежам. И вот здесь выяснилось , что оборотно-сальдовая ведомость не дает полного ответа на поставленные вопросы. Это связано с тем, что по некоторым услугам договором предусматривался авансовый платеж, зависящий от выбранных объемов, по другим корректировалась цена, и  по всем услугам  задолженность становилась просроченой  только после определенного числа месяца.

"Мы можем сами залезть в долги из-за неаккуратности наших арендаторов, если не начнем с ними своевременно работать. Это может привести к срыву наших планов, а у нас каждый рубль расписан," - сказал директор.

В результате была доработана программа 1С:Предприятие. Бухгалтерия государственного учредения(вторая редакция). Добавлен в конфигурацию документ Услуги коммунальные. Теперь счета, акты и счета-фактуры на разные услуги выставляются в разные дни из этого документа. Оплаты связали с конкретными счетами. Для этого добавили реквитит "счет на оплату" в табличные части ПКО и Кассового поступления. В другие документы вносить изменения  не стали, отложив это до времени, когда  возникнет необходимость.

Теперь учет поставлен так:

Бухгалтер создает документ за месяц (можно за любой период). Документ заполняется данными арендаторов. Если одного арендатора убрать, то он больше не появиться. Если добавить, то будет появляться каждый раз. Заполняются цены из истории. Бухгалтер вносит количество услуг (от ввода показания счетчиков отказались, так как бухгалтерия уже получает подготовленные данные и для нее эта информация лишняя). Бухгалтер редактирует цену. Далее, нажатием кнопки, формирует все счета на аванс - суммы рассчитываются по формуле поставщика с учетом данных за прошлый месяц, далее распечатывает их. Когда приносят данные о расходе, заполняет колонку с количеством и нажатием на кнопку формирует комплекты документов с услугами (счет на услугу или доплату, акт, счет-фактуру). Распечатывает их.

При приходе коммунальных денег указывает счет, который оплатил арендатор.

Руководитель на своем компьютере просто наводит курсор на документ соответствующий месяцу и в дополнительном поле отображается табличная часть с арендаторами, в которую выводится, в том числе, и сумма долга. Для наглядности мы раскрасили эту таблицу (должники выделены розовым, а кто оплатил весенне-зеленые :). Аарендаторы всегда расположены на одном и том же месте, удобно смотреть. Хотели вовсе обойтись без печатного отчета, но бумага с общей суммой долга оказалась удобной для "ручной" работы с неплательщиком на его территории. Сделали и такой отчет.

Доработка выполнена в технологии для легкого тиражирования и подключения для всех кому это интересно. Старались минимизировать обращения к общим модулям и экспортным функциям типовой конфигурации.

"Хорошо!" - сказал директор.

В наших планах заполнение ответственным показаний и их загрузка бухгалтером для исключения ручного труда и ошибок ввода.  Подключение арендаторов к ЭД для отправка им  документов. Подробнее скриншоты разработки можно посмотреть на нашем сайте.