Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 КОРП" в ООО "Горсети"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя

Описание

Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота "1С:Документооборот КОРП" с настройкой интеграции с учетными системами "1С:Бухгалтерия", "1С:Зарплата и Управление персоналом" и возможностью масштабирования.

Задачи проекта:
- Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности предприятия;
Автоматизация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля.
- Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания клиентов - ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов;
- Оптимизация сроков формирования операционной, управленческой, финансовой, статистической и иной документации и отчетности;
- Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
- Оптимизация бизнес-процессов управления проектами за счет использования функционала СЭД;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, концелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации.
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников и служб;
- Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания.


Этапы проекта:

1. Обследование бизнес-процессов движения служебной документации (вх, исх. письма, внутренние служебные записки), договоров, приказов и распоряжений, протоколов решений совещаний ( Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Заключения по результатам обследования)". Согласование с Заказчиком.

2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.

3. Настройка интеграции учетных систем и Документооборота. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов.

4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.

5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны листы учета рабочего. времени

Функциональная архитектура:

1) КЛАССИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Автоматизация работы с организационно-распорядительным, информационно справочным, различными внутренними документами. Самый глобальный модуль КИС ЭДО, включающий в себя все объекты, которые не включены явно в прочие модули.

2) КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗОДСТВО
Автоматизация работы с кадровыми документами, формирование электронного архива справок и заявлений (по обращениям граждан – касательно получения справок о стаже/заработной плате либо по заявлениям и обращениям, связанным с управлением жилым фондом)

3) ЮРИДИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Автоматизация судебного делопроизводства, формирование электронного архива юридических документов, учет доверенностей

4) СТРОИТЕЛЬСТВО И РЕМОНТ, Монтажные работы
Автоматизация работы с документацией по строительству, ремонтам , монтажу.

5) ТЕНДЕРЫ
Автоматизация проведения тендерных процедур и учета конкурсной документации

Доработки 1С:Документооборот, реализованные в рамках проекта:
Интеграция информационных систем «1С:Бухгалтерия», «1С:ЗУП» и «1С:Документооборот 8 КОРП»
Целями выполнения работ по внедрению интеграции являются:
- Создание единого информационного пространства в части НСИ информационных систем Общества;
- Обеспечение возможности работы с документами, процессами и задачами, файлами СЭД из других информационных систем (БИТ, ЗУП);
- Обеспечение возможности автоматической миграции данных между информационными системами.

Итоги проекта для бизнеса:
- Переход компаний, входящих в границы Проекта, на работу в типовой конфигурации 1С:ДО КОРП.
- Использование возможностей СЭД при работе в учетных системах 1СБухгалтерии и 1С Зарплата и управление персоналом, имеющих интеграцию с СЭД.
- Ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД.
Выполнены следующие работы:
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения:
Настроены виды документов, реквизиты карточек документов, маршруты движения и согласования документов.
Внедрение
ООО "Горсети"
ООО «Горсети» оказывает следующие услуги и работы
1.. Передача электроэнергии по электрическим сетям от центров питания до потребителей Томска и Томского района:
• монтаж и эксплуатация городских электросетей;
• обеспечение технологического присоединения вновь строящихся объектов к городским электросетям;
• проектирование сетей внешнего электроснабжения 10/6/0,4 кВ;
• выполнение строительно-монтажных работ по внешнему электроснабжению строящихся объектов;
• подготовка исполнительной документации на кабельные и воздушные линии электропередач
2. Работы по испытаниям и измерениям электроустановок:
• энергоаудит;
• установка и поверка приборов учета, в том числе многотарифных.
3. Определение повреждений на кабельных линиях электропередач:
• бестраншейная прокладка коммуникаций.
4. Изготовление трансформаторных подстанций:
• монтаж ячеек КСО-366 с высоковольтным учетом;
• монтаж малогабаритных высоковольтных ячеек КСО с вакуумными выключателями;
• ремонт и испытания силовых трансформаторов;
• оперативно-диспетчерское управление силовых установок.
5. Монтаж и эксплуатация контактных сетей и тяговых подстанций городского электротранспорта;
6. Монтаж сетей освещения автодорог и прилегающих территорий:
• монтаж и эксплуатация сетей городского уличного освещения;
• монтаж и обслуживание архитектурной подсветки зданий и сооружений;
• монтаж и обслуживание праздничной иллюминации улиц.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

В целях автоматизированного ведения учета по стандартам Российского Законодательства, мы приняли решение о внедрении системы на базе программного продукта "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 базовая". Выбор связан, прежде всего, с тем, что функциональные возможности программного обеспечения соответствуют нашим текущим потребностям.
В качестве партнера по внедрению системы была выбрана компания 1С:Первый БИТ, которая доказала свою способность качественно и в установленный срок выполнять все поставленные перед ними задачи.
Специалисты 1С:Первый БИТ провели консультацию по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения, выполнили продажу выбранного программного продукта, а так же осуществили доставку и установку программного продукта. В настоящее время система запущена в эксплуатацию.
Выражаем признательность специалистам компании 1С:Первый БИТ за оказанную помощь и проявленный профессионализм.