Отраслевые
и специализированные
решения
1С:Предприятие

АО "ТРЕЙДОМЕД ИНВЕСТ"

Москва, Декабрь 2020
Вариант работы
Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест
40
Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 35

«Трейдомед Инвест» является эксклюзивным дистрибьютором в России и странах СНГ известных фирм-производителей медицинского оборудования, расходных материалов и микрохирургических инструментов: SCHWIND (Германия), MORIA (Франция), IRIDEX (США), Optovue (США), OD-OS (Германия), C.S.O. (Италия), Geuder (Германия), Valon LASERS (Финляндия), CenterVue (Италия), i-Optics (Нидерланды), Rapid Pathogen Screening (США), TearLab (США), IROC Innocross (Швейцария), EndoOptiks (США), MEDA (Китай), ARCADOPHTA (Франция), Network Medical (Великобритания), VSY Biotechnology (Нидерланды), METROVISION (Франция), VRmagic (Германия). Успешно сотрудничая с такими фирмами, как Keeler (Великобритания), OPTOTEK (Словения), HAI Laboratories (США), Ocular Instruments (США), F.I.S.O. (Италия), UNICOS (Корея) и другими, компания «Трейдомед Инвест» предлагает самый полный спектр диагностического, хирургического оборудования, расходных материалов и микрохирургических инструментов, программное обеспечение, обучающие симуляторы для офтальмологии

Опыт многолетнего сотрудничества с лучшими российскими клиниками, такими как ГУ МНТК «Микрохирургия глаза» им. акад. С. Н. Федорова и его филиалы, Московский НИИ глазных болезней им. Гельмгольца, НИИ глазных болезней РАМН, Московская офтальмологическая клиническая больница, лечебно-профилактические учреждения Медицинского центра Управления делами Президента РФ, ОАО «Газпром», система офтальмологических клиник «Эксимер» и другие позволяет учитывать пожелания врачей. В то же время «Трейдомед Инвест» видит свою главную задачу в том, чтобы обеспечить специалистов оборудованием последнего поколения, соответствующего современным стандартам лечения.

С этой целью «Трейдомед Инвест» постоянно участвует в офтальмологических съездах, научно-практических конференциях и выставках, проходящих в России и за рубежом. Компания старается внести свой вклад в развитие новых медицинских технологий, в поддержку отечественной медицинской науки. Оборудование, поставляемое фирмой «Трейдомед Инвест», зарегистрировано Министерством здравоохранения РФ, имеет Сертификаты безопасности Госстандарта РФ и эксплуатационную документацию на русском языке.

Как возникла идея об автоматизации?

Деятельность ГК "Трейдомед инвест" ведет свой отсчет с 1992 года. Уже более 27 лет компания поставляет медицинское оборудование и комплектующие своим клиентам по всей России, а также в страны СНГ. Ранее в компании был налажен и выстроен оперативный и управленческий учет. Но учет по работе с клиентами и учет сделок велся "на коленках" (во внешних файлах Excel и блокнотах). Отсутствовала возможность связать действия сотрудников внутри системы в сквозной процесс.

Что было сделано?

Для решения задач был приобретен модуль CRM версии 2.0 и встроен в решение "1С:Управление торговлей 11.2".Первая попытка автоматизации процессов провалилась. Причины:

  • Было принято политическое решение использовать исключительно типовые функции модуля CRM без доработок (использовать типовую систему без учета специфики компании было неверно).
  • Старый функционал CRM (версии 2.0) не удовлетворял запросам сотрудников и ключевых лиц компании и не решал поставленные задачи. Любая автоматизация требовала дорогостоящих доработок (так как требовала разработку с нуля). 
  • Использование карт маршрутов для выстраивания сквозных процессов только усугубляло бюрократию и увеличивало время обработки каждой сделки.

Для повторного проекта по автоматизации было выбрано решение УТиВСК 3.0 (обновлена рабочая база до актуального на тот момент релиза). Оно удовлетворяло самому главному требованию - наличие методологически готового блока по ведению продаж (сценарии продажи) в связке с бизнес-процессами (картами маршрутов с автоматической постановкой задач по карте на ответственных).

На момент запуска проекта уже функционировал обмен с "1С:Бухгалтерией предприятия 3.0". Одной из задач было не потерять обмен, а также оставить возможность обновления УТиВСК.. Поэтому было принято решение активно использовать механизм расширений, триггеров, а также по минимуму дорабатывать типовой функционал (если типовой не подходит, то создаем новые объекты). Все это позволяет проводить обновление базы на актуальный релиз за короткий срок.

Результаты проекта.

Основными результатами проекта являются:

  • Создание ЕИС (единый список клиентов, единый список сделок (обычные, тендерные, сервисные), все взаимодействия с клиентами внутри ЕИС, общие и личные календари, все задачи в базе (по внутренним и внешним процессам), финансовые и управленческие отчеты из базы);

  • Создание сквозного pipeline процесса, который охватывает этапы от фиксации обращения до подписания финансовых документов по сделкам (автоматизированы порядка 5-ти процессов и 3-х Сценариев работы, которые охватили все процессы работы компании);

  • Внедрение документооборота компании по сделкам (договоры, отчетные документы и дополнительные файлы) внутри системы УТиВСК;

  • Расширение карточки сделки для привлечения сторонних исполнителей и дополнительного персонала к процессу продажи (продакт-менеджеры, клиентский отдел, секретариат, руководители всех подразделений компании);

  • Разработан процесс по работе с долей в клиентах, который позволит увеличить объем продаж по существующим клиентам (сюда же входит ведение справочника "Оборудование клиентов" как нашего, так и чужого);

  • Сокращено время на формирование печатных форм договоров за счет автоматизации процесса их заполнения с получаса до 3-х минут;

  • Создан и настроен единый календарь работы сотрудников (для внутреннего и внешнего использования);

  • Настроены блоки отчетов для анализа деятельности компании (контроль руководителей за работой сотрудников, финансовые показатели (в том числе себестоимость продаж), анализ клиентов, анализ обращений, воронки продаж с причинами отказов, анализ эффективности сделок и многое другое);

  • Настроена автоматическая рассылка отчетов для руководства (по основным показателям работы компании);

  • Интеграция телефонией;

  • Создание Дашборда для руководства с целью быстрого анализа деятельности компании в удобном и наглядном виде;

  • Интеграция со сторонними мессенджерами для рассылок и автоматической фиксации источников обращения: WhatsApp и др.

  • Сокращение количества сторонних файлов, используемых для повседневной работы.

Экономический эффект от внедрения:

  • Сокращение потери информации по клиентам и сделкам: 40%;
  • Сокращение времени на контроль исполнительской дисциплины: 30%
  • Ускорение обработки заказов: 50%
  • Увеличение скорости передачи информации между подразделениями: 60%
  • Сокращение трудозатрат в подразделениях: 50%
  • Ускорение получения управленческой отчетности: 80%
  • Ускорение получения регламентированной отчетности: 70%
  • Сокращение времени на возврат документов по клиентам: 30%

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Анализ продаж ABC/XYZ
  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков
  • Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
  • Оптовая торговля
  • Оформление заказов покупателей
  • Планирование продаж
  • Управление отношениями с клиентами (CRM)
  • Управленческий учет
  • Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет рабочего времени
  • Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"

Описание

Ситуация до внедрения:
Деятельность ГК “Трейдомед инвест” ведет свой отсчет с 1992 года. Уже более 27 лет компания поставляет медицинское оборудование и комплектующие своим клиентам по всей России, а также в страны СНГ. Вот что компания считает важным и выделяет в своей работе:
Ценности
Трейдомед Инвест занимается благородным делом – оснащением медицинских учреждений техникой последнего поколения. Для работы в компании мы привлекаем лучших специалистов. Мы строим организацию изнутри, способствуя развитию и совершенствованию сотрудников. Мы убеждены, что наши сотрудники, наши партнеры и наши клиенты – самое важное в деятельности компании.
Наши клиенты
Наши клиенты всегда в центре нашего внимания
Мы честны по отношению к клиентам
Мы работаем, соблюдая законы рынка
Наши сотрудники
Сотрудники – это основной актив компании
Мы ценим и уважаем своих коллег
У нас есть уверенность в больших возможностях друг друга
Мы считаем, что люди работают лучше, когда им оказывается максимальное доверие
Мы постоянно развиваемся
Успех и победа
У нас нет конкурентов. Есть только мы и клиенты
Наш основной показатель успеха – удовлетворенность клиентов и рост доходов компании
Профессионализм
Каждый из нас профессионал в своей зоне ответственности
Каждый стремится к высоким результатам
Мы сосредоточили наши ресурсы для достижения профессиональных результатов
Ответственность
Каждый из нас принимает личное участие в улучшении результатов и достижении эффективности
Каждый из нас несет личную ответственность за успех компании
Каждый работник несет ответственность не только за свои обязанности и работу, но и за поддержание репутации компании

Ранее в компании был налажен и выстроен оперативный и управленческий учет. Но учет по работе с клиентами и учет сделок велся “на коленках” (во внешних файлах Excel и блокнотах). Отсутствовала возможность связать действия сотрудников внутри системы в сквозной процесс.

Для решения задач был приобретен модуль CRM версии 2.0 и встроен в решение “Управление торговлей 11.2”. Первая попытка автоматизации процессов провалилась. Причины:
Было принято политическое решение использовать исключительно типовые функции модуля CRM без доработок (использовать типовую систему без учета специфики компании просто невозможно).
Старый функционал CRM (версии 2.0) не удовлетворял запросам сотрудников и ключевых лиц компании и не решал поставленные задачи. Любая автоматизация требовала дорогостоящих доработок (так как требовала разработку с нуля).
Использование карт маршрутов для выстраивания сквозных процессов только усугубляло бюрократию и увеличивало время обработки каждой сделки.

Уникальность проекта.

Уникальностью проекта можно назвать несгибаемость руководства компании, которое даже при неудачной попытке автоматизации, решилось на повторный шаг.

Также к уникальности относится и способ ведения проекта. ЕИС была разработана не классическим методом (т.е. без типовых этапов проекта, таких как: предпроектное обследование, реализация функционала, опытно-промышленная эксплуатация и промышленная эксплуатация), а путем пошаговой разработки функционала в рамках сопровождения.

Причины:

Невозможность остановить производственный процесс компании.
Необходимость автоматизации функций здесь и сейчас (без полугодичного - годичного ожидания реализации всего функционала).
Отсутствие бюджета “здесь и сейчас” на весь проект (выбран вариант ежемесячного сопровождения, НО с планами автоматизации на год).
Отсутствие четких пожеланий от бизнеса (наличие общих требований, которые не были описаны и визуализированы).
Снижение уровня стресса у сотрудников при переходе на новый формат работы (постепенное привыкание к новым функциям).

Пошаговый метод предполагал:

Создание общей карты связанных между собой процессов и описание автоматизации этих процессов
Построение будущей схемы User Journey Map по функционалу систему
Деление плана на блоки и составление списка задач по каждому блоку

В ходе проекта список задач пополнялся новыми требованиями от бизнеса. Каждое требование анализировалось, ранжировалось и встраивалось в ЕИС не как отдельный блок, а как частица общего процесса. Это приводило, в том числе, к смене внутренних процессов компании, а также изменению порядка работы сотрудников в рамках своих небольших процессов.

Результаты проекта.

Основными результатами проекта являются:
Создание ЕИС (единый список клиентов, единый список сделок (обычные, тендерные, сервисные), все взаимодействия с клиентами внутри ЕИС, общие и личные календари, все задачи в базе (по внутренним и внешним процессам), финансовые и управленческие отчеты из базы);
Создание сквозного pipeline процесса, который охватывает этапы от фиксации обращения до подписания финансовых документов по сделкам (автоматизированы порядка 5-ти процессов и 3-х Сценариев работы, которые охватили все процессы работы компании);
Внедрение документооборота компании по сделкам (договора, отчетные документы и дополнительные файлы) внутри системы УТиВСК;
Расширение карточки сделки для привлечения сторонних исполнителей и дополнительного персонала к процессу продажи (продакт-менеджеры, клиентский отдел, секретариат, руководители всех подразделений компании);
Разработан процесс по работе с долей в клиентах, который позволит увеличить объем продаж по существующим клиентам (сюда же входит ведение справочника “Оборудование клиентов” как нашего, так и чужого);
Сокращено время на формирование печатных форм договоров за счет автоматизации процесса их заполнения с получаса до 3-х минут;
Создан и настроен единый календарь работы сотрудников (для внутреннего и внешнего использования);
Настроены блоки отчетов для анализа деятельности компании (контроль руководителей за работой сотрудников, финансовые показатели (в том числе себестоимость продаж), анализ клиентов, анализ обращений, воронки продаж с причинами отказов, анализ эффективности сделок и многое другое);
Настроена автоматическая рассылка отчетов для руководства (по основным показателям работы компании);
Интеграция телефонией;
Создание Дашборда для руководства с целью быстрого анализа деятельности компании в удобном и наглядном виде;
Интеграция со сторонними мессенджерами для рассылок и автоматической фиксации источников обращения: WhatsApp и др.
Сокращение количества сторонних файлов, используемых для повседневной работы.

Характеристики проекта.

Внедренные программные продукты
УТиВСК:
Управление клиентской базой;
Управление сделками (обычными, тендерными, сервисными);
Управление базой оборудования клиентов;
Управление взаимоотношениями с клиентами;
Управление рабочим временем (time management);
Управление продажами;
Управление документооборотом;
Формирование отчетности.

Архитектура решения и масштаб проекта:
Для повторного проекта по автоматизации было выбрано решение УТиВСК 3.0 (обновлена рабочая база до актуального на тот момент релиза). Оно удовлетворяло самому главному требованию - наличие методологически готового блока по ведению продаж (сценарии продажи) в связке с бизнес-процессами (картами маршрутов с автоматической постановкой задач по карте на ответственных).

На момент запуска проекта уже функционировал обмен с “Бухгалтерией предприятия 3.0”. Одной из задач было не потерять обмен, а также оставить возможность обновления УТиВСК “малой кровью”. Поэтому было принято решение активно использовать механизм расширений, триггеров, а также по минимуму дорабатывать типовой функционал (если типовой не подходит, то создаем новые объекты). Все это позволяет проводить обновление базы на актуальный релиз за короткий срок.

Количество АРМ: 40
Количество внедренных решений: 1
Количество внедренных подсистем отдельных решений: 8


Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения.

Скорость автоматизации, АРМ/мес.: 3,33
Суммарное количество чел.часов проектной команды: 1542
Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, чел.-час.:38,5

Сроки и качество:

Отклонение по срокам: 0
Отклонение по бюджету: 0
Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-ти бальной шкале: 9
Общая удовлетворительность пользователя услугами партнера, баллов по 10-ти бальной шкале: 10

Экономический эффект от внедрения:

Сокращение потери информации по клиентам и сделкам: 40%;
Сокращение времени на контроль исполнительской дисциплины: 30%
Ускорение обработки заказов: 50%
Увеличение скорости передачи информации между подразделениями: 60%
Сокращение трудозатрат в подразделениях: 50%
Ускорение получения управленческой отчетности: 80%
Ускорение получения регламентированной отчетности: 70%
Сокращение времени на возврат документов по клиентам: 30%

Выполнены следующие работы:

  • Доставка программных продуктов в офис заказчика
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Интеграция со сторонними системами автоматизации
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
  • Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Компания «Трейдомед Инвест» стабильно растущая и развивающаяся компания в области продаж и обслуживания медицинского оборудования. В конце 2019 года «Трейдомед Инвест» поставила себе следующие цели на 2020 г.: 1. Создать единую информационную систему (далее ЕИС) для всех отделов компании. 2. Исключить работу сотрудников во внешних системах. Весь документооборот с клиентами, а также все взаимодействия по сделкам должны быть отражены в ЕИС. 3. Сократить объем ручного труда до нуля по тем процессам, которые могут быть автоматизированы. 4. Создать единое файловое хранилище по сделкам для сокращения времени на поиск сканов документов и файлов как внутри ЕИС, так и с помощью проводника Windows; 5. Создать единый сквозной процесс (pipeline) для: a. увеличения свободного времени менеджеров продаж, которое они смогут использовать для поиска новых клиентов и увеличение количества сделок; b. увеличения свободного времени менеджеров клиентского отдела, что позволит тому же числу сотрудников сопровождать большее количество сделок; c. исключения двойного ввода информации; d. снятия общего негативного эмоционального фона сотрудников всех отделов от отсутствия ЕИС (например: потеря информации при ее передаче между отделами, отсутствие контроля при выполнении рутинных операций); e. интеграции его во внутренние процедуры и регламенты компании, что даст эффект бесшовности при работе отделов и позволит фиксировать данные внутри ЕИС без глобального переучивания сотрудников и изменения существующих процессов компании. 6. Создать систему, позволяющую анализировать и контролировать работу сотрудников по отделам (в том числе ставить и контролировать выполнение планов).2 В тоже время руководство компании «Трейдомед Инвест» было недовольно текущим продуктом “Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами редакции 2.0”: ● использование механизма карт маршрутов бизнес-процессов для автоматизации деятельности компании привели к еще большей бюрократизации; ● часть процессов не внедрялась в связи со сложностью их реализации в старом функционале (требовались дорогостоящие доработки); ● получение своевременной и точной аналитики в условиях частичной автоматизации процессов не представлялось возможным. Проанализировав поставленные цели компания “АКАМ” рекомендовала произвести обновление программного продукта “Управления торговлей и взаимоотношениями с клиентами редакции 2.0” до редакции 3.0 и уже на базе обновленного продукта решить поставленные цели и задачи. Для внедрения программного продукта был выбран не классический метод ведения проектов (т.е. без типовых этапов проекта, таких как: предпроектное обследование, реализация функционала, опытно-промышленная эксплуатация и промышленная эксплуатация), а методом пошаговой разработки функционала в рамках сопровождения. Причины: 1. Невозможность остановить производственный процесс компании. 2. Необходимость автоматизации функций здесь и сейчас (без полугодичного - годичного ожидания реализации всего функционала). 3. Отсутствие бюджета “здесь и сейчас” на весь проект (выбран вариант ежемесячного сопровождения, НО с планами автоматизации на год). 4. Отсутствие четких пожеланий от бизнеса (наличие общих требований, которые не были описаны и визуализированы). 5. Снижение уровня стресса у сотрудников при переходе на новый формат работы (постепенное привыкание к новым функциям). В ходе проекта были автоматизированы следующие направления: 1. Управление клиентской базой; 2. Управление сделками (обычными, тендерными, сервисными); 3. Управление базой оборудования клиентов; 4. Управление взаимоотношениями с клиентами; 5. Управление рабочим временем; 6. Управление продажами; 7. Управление документооборотом; 8. Формирование отчетности. Основными результатами проекта являются: ● Создание ЕИС (единый список клиентов, единый список сделок (обычные, тендерные, сервисные), все взаимодействия с клиентами внутри ЕИС, общие и личные календари, все задачи в базе (по внутренним и внешним процессам), финансовые и управленческие отчеты из базы); ● Создание сквозного pipeline процесса, который охватывает этапы от фиксации обращения до подписания финансовых документов по сделкам3 (автоматизированы порядка 5-ти процессов и 3-х Сценариев работы, которые охватили все процессы работы компании); ● Внедрение документооборота компании по сделкам (договора, отчетные документы и дополнительные файлы) внутри системы УТиВСК; ● Расширение карточки сделки для привлечения сторонних исполнителей и дополнительного персонала к процессу продажи (продакт-менеджеры, клиентский отдел, секретариат, руководители всех подразделений компании); ● Разработан процесс по работе с долей в клиентах, который позволит увеличить объем продаж по существующим клиентам (сюда же входит ведение справочника “Оборудование клиентов” как нашего, так и чужого); ● Сокращено время на формирование печатных форм договоров за счет автоматизации процесса их заполнения с получаса до 3-х минут; ● Создан и настроен единый календарь работы сотрудников (для внутреннего и внешнего использования); ● Настроены блоки отчетов для анализа деятельности компании (контроль руководителей за работой сотрудников, финансовые показатели (в том числе себестоимость продаж), анализ клиентов, анализ обращений, воронки продаж с причинами отказов, анализ эффективности сделок и многое другое); ● Настроена автоматическая рассылка отчетов для руководства (по основным показателям работы компании); ● Интеграция телефонией; ● Создание Дашборда для руководства с целью быстрого анализа деятельности компании в удобном и наглядном виде; ● Интеграция со сторонними мессенджерами для рассылок и автоматической фиксации источников обращения: WhatsApp, Facebook, Instagram; ● Сокращение количества сторонних файлов, используемых для повседневной работы. По итогам внедрения достигнут следующий экономический эффект: ● Сокращение потери информации по клиентам и сделкам: 40%; ● Сокращение времени на контроль исполнительской дисциплины: 30% ● Ускорение обработки заказов: 50% ● Увеличение скорости передачи информации между подразделениями: 60% ● Сокращение трудозатрат в подразделениях: 50% ● Ускорение получения управленческой отчетности: 80% ● Ускорение получения регламентированной отчетности: 70% ● Сокращение времени на возврат документов по клиентам: 30% Оценки по итогам внедрения программного продукта: ● Отклонение по срокам: без отклонений; ● Отклонение по бюджету: без отклонений; ● Оценки информационной системы:●Соответствие потребностям организации-5
● Удобство работы с программой-5
● Оцените качество работы партнера"1С"-5
●Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизациидеятельности:-Да
Система принята в промышленную эксплуатацию - 20 декабря 2020 г.