Автоматизация документооборота компании ООО "Цитадель" на базе 1С:Документооборот 8 КОРП

К списку

ООО "Цитадель"

Москва, Декабрь 2019

Вариант работы

Клиент-серверный (сервер базы данных: PostgreSQL)

Общее число автоматизированных рабочих мест

100

Партнер

WeJET Group

Проекты партнера

Продукт

1С:Документооборот 8 КОРП

Проекты по продукту

Отрасль / Функциональная задача

ИТ-услуги

Теги

документооборот корп

Системный IT-интегратор группы компаний ООО "Цитадель" сократил время на рутинные задачи благодаря 1С:Документооборот

Чем мы занимаемся

Как мы работали с документами"до"

В определенный момент мы поняли, что буквально погрязли в бумажках. Работа с документами стала требовать все больших трудозатрат.
Держать всю нормативную информацию в голове просто невозможно. Происходила путаница, которая отвлекала от основных задач и тормозила нашу работу.
В ведении номенклатуры дел не было единообразия, сложно было отыскать нужную бумагу, а требуются они как всегда срочно или вчера.
Естественным решением было автоматизировать процесс работы с договорами: согласование - контроль выполнения - хранение.

Мы ставили цель:

сократить время на ведение документооборота

исключить потерю сканов документов

ускорить поиск нужной информации

иметь возможность сравнивать подписанный и согласованный договор

исключить ошибки при согласовании

исключить ошибки по невнимательности

Как проходила работа

Сперва специалисты ООО "Ай-Ти Джет" провели интервью на тему процессов, связанных с документооборотом в нашей компании. После консультации было принято решение использовать систему 1С:Документооборот 8 КОРП.

Система 1С:Документооборот нам подошла, так как программа отвечала поставленным целям. Важной для нас была возможность интеграции "1С:Документооборот" с другими программами 1С для быстрого обмена данными. Раньше многое приходилось переносить вручную. Эта вроде бы несущественная работа, во-первых, требовала напряжения внимания, а во-вторых, все равно была недостаточно эффективна: то там опечатка, то здесь не скопировалось. Для свободного добавления реквизитов и сведений 1С:Документооборот интегрировали с 1С:Управлением торговлей в рамках другого проекта.

Сейчас все согласовывается через систему, все договоры хранятся электронно. Мы всегда можем отследить, что где находится.

В результате мы получили:

автоматизированный учет ведения договоров с клиентами и поставщиками;

контроль сроков исполнения;

единообразное ведение номенклатуры дел;

разграничение прав пользователей на ввод информации в договорные документы в зависимости от должности, подразделения и текущего состояния редактируемого документа;

возможность вложения файлов, контроль версий и точки внесения изменений;

работы с согласованиями и документами через «одно окно», без перехода в другие программы и дополнительной синхронизации данных.

Эффект от проведенных работ.

Как показала практика, внедрение 1С:Документооборот помогает сэкономить больше половины времени персонала, работающего с документами. Положительный эффект почувствовали также сотрудники, занимающиеся непосредственно проектированием. Сроки согласования документов ускорились в среднем в 2-3 раза, существенно снижено количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды. В целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Мы продолжаем сотрудничество с компанией ООО "Ай-Ти Джет" по автоматизации других процессов нашей компании на базе программ фирмы 1С.

Автоматизированы следующие функции:

Ведение номенклатуры дел
Делопроизводство
Учет договоров
Учет и контроль исполнения поручений
Учет и хранение документов

Сопровождение:

Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

1. Информация о компании:
Инвестиционно-управляющая группа "Цитадель" объединяет ведущие компании в области разработки решений для обеспечения информационной безопасности. Внедрение проводилось в одном из таких подразделений, занимающимся системной интеграцией IT-решений "под ключ". Необходимо было разработать систему по работе с проектной документацией.
2. Исходная ситуация:
Были поставлены задачи:
• сократить время на ведение документооборота,
• исключить потерю сканов документов,
• ускорить поиск нужной информации,
• иметь возможность сравнивать подписанный и согласованный договор,
• исключить ошибки при согласовании,
• исключить ошибки по невнимательности.
3. Выбор продукта:
Продукт "1С:Документооборот" отвечал поставленным задачам и позволял провести интеграцию с другими программами 1С для быстрого обмена данными.
4. Решение:
Для свободного добавления реквизитов и сведений 1С:Документооборот интегрировали с "Управлением торговлей" в рамках другого проекта.
По методической части:
- разработка классификаторов;
- проектирование прав доступа;
- обучение пользователей.
По технологической части:
- автоматизированы процессы: учет и хранение документов, ведение номенклатуры дел, учет договоров, учет и контроль исполнения поручений;
- интеграция с программным продуктом 1С:Управление торговлей.
5. Результаты проекта:
• автоматизированный учет ведения договоров с клиентами и поставщиками;
• контроль сроков исполнения;
• единообразное ведение номенклатуры дел;
• разграничение прав пользователей на ввод информации в договорные документы в зависимости от должности, подразделения и текущего состояния редактируемого документа;
• возможность вложения файлов, контроль версий и точки внесения изменений;
• работы с согласованиями и документами через «одно окно», без перехода в другие программы и дополнительной синхронизации данных.
6. Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию.
7. Параметры проекта:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный.
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников: 160.
4. Число автоматизированных рабочих мест: 100.
5. Количество документов, обрабатываемых в год: более 5000
6. Наличие территориально-распределенной СЭД нет
7. Обучение: на рабочих местах.
8. Осуществляется ли сопровождение: оформлен платный договор 1С:ИТС.

Выполнены следующие работы:

Доставка программных продуктов в офис заказчика
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Продажа выбранных программных продуктов
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Инвестиционно-управляющая группа "Цитадель" объединяет ведущие компании в области разработки решений для обеспечения информационной безопасности. Внедрение проводилось в одном из таких подразделений, занимающимся системной интеграцией IT-решений "под ключ".
Для автоматизации документооборота, прогресса в эффективности управления и повышения исполнительской дисциплины нами принято решение внедрить систему электронного документооборота.
Компания ООО "Ай-Ти Джет" грамотно провела консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения, учитывая потребности нашего бизнеса. Таким образом, мы определили необходимость в нескольких программных продуктах. В качестве одного из составляющих автоматизации был выбран программный продукт 1С:Документооборот 8 КОРП, отвечающий поставленным задачам.
Специалистами "Ай-Ти Джет" произведены следующие работы:
• установлено программное обеспечение;
• разработаны регламентирующие документы;
• сформировано описание автоматизируемых процессов;
• настроены типовые конфигурации согласно требованиям бизнес-процессов;
• сделана настройка прав доступа;
• выстроена интеграция с программой "1С: Управление торговлей " для автоматического обмена данными (в рамках другого проекта);
• проведено обучение пользователей.
Система введена в эксплуатацию в декабре 2019 года.
Мы рекомендуем использование данного решения для автоматизации деятельности, а компанию ООО "Ай-Ти Джет" - как партнера по внедрению. За время нашего сотрудничества данная компания профессионально выполняла свои задачи в области оптимизации бизнеса на базе решений 1С.