Автоматизация учета документов на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" в Компании ООО «Альфа Автоматив Техноложиз»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Чем был обусловлен выбор 1С:Документооборот:
- 1С:Документооборот реализован на платформе 1С:Предприятие, использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами на платформе "1С:Предприятие" - низкая стоимость владения продуктом,
- возможностью самостоятельной поддержки системы;
- в штате компании есть специалисты поддерживающие другие учетные системы,
- для пользователей продукты 1С привычны и удобны в эксплуатации,
- доступность материалов для самостоятельного изучения продукта,
- надежность вендора (Фирмы 1С),
- удобство хранения и поиска информации различного типа;
- приемлемая цена при хорошем качестве решения.

Цели внедрения:
- Для участка "Управление договорами":
1.Обеспечение процесса создания, визирования и подписания договоров в сроки и порядке, установленными в Положении о договорной работе Компании
2.Обеспечение процесса учета и контроля наличия, исполнения и сроков действия договоров

- Для участка "Классическое дело-производство":
Общеорганизационные цели:
1. Упорядочение работы с документами, исключение возможности утери и дублирования
2. Сокращение времени поиска информации и суммарного времени обработки документов
3. Повышение качества готового документационного материала
Качественные цели:
1. Облегчение работы сотрудников за счет сокращения рутинных операций
2. Снижение показателя утери документов
3. Создание «прозрачности» всех стадий жизненного цикла документа
4. Сокращение сроков согласования документов, в том числе и в территориально удаленных подразделениях
5. Повышение уровня исполнительской дисциплины
6. Обеспечение безопасности информации, защита от ее искажения, удаления и несанкционированного доступа к ней
Количественные цели:
1. Сокращение времени на поиск документов в 10 раз (с 10 мин. до 1мин.)
2. Увеличение числа обработанных в день документов в 2 раза (с 10 до 20 единиц)
3. Сокращение расходов на бумагу, картриджи и канцтовары в 2 раза
4. Сокращение сроков согласования документа в 2 раза

- Для участка "Управление совещаниями и заседаниями":
1. Обеспечение процесса организации и проведения совещаний и заседаний комиссий Компании в соответствии с Положениями о соответствующих ко-миссиях и контроля исполнения принятых решений и выданных поручений

- Для участка "Финансовый архив":
1. Обеспечение процесса учета, хранения и поиска документов, относящихся к финансовому архиву (накладные, акты и счета-фактуры, оформляемые Компанией и сторонними контр-агентами, учитываемыми в бухгалтерском учете Компании)

- Для участка "Управление показателями эффективности"
1. Обеспечение процесса планирования и план-фактного анализа состояния показателей эффективности

- Для участка "Управление тендерами"
1. Обеспечение процесса накопления архива документов, связанных с организацией тендеров Компании

Описание внедрения:
Установлен программный продукт 1С:Документооборот на 80 рабочих местах.Проведено обучение 6 ключевых пользователей и администратора системы.
Произведена начальная настройка системы:
- подготовлены конверторы данных из 1С:УПП 8 и выполнена начальная загрузка данных в 1С:Документооборот;
- наполнены справочники и созданы шаблоны документов, файлов документов и процессов;
- выполнены доработки, протестированы и внедрены в подготовленную базу;
- настроены процессы обработки документов, такие как регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов; согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов; подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов;
- разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступам, по организациям, по папкам документов;
- разработаны пошаговые инструкции для пользователей по каждому участку;
- осуществлена подготовка пользователей Заказчика по согласованной программе: в виде общих групповых занятий и индивидуальные консультации на рабочих местах.

Использование вспомогательного оборудования:
1. Поточные сканеры (2 шт.). Используются в местах возникновения или получения большого числа первичных документов (Отдел документационного и административного управления, Департамент бухгалтерского учета, Секретари в территориально удаленных подразделениях). С их помощью в информационную систему ЭДО автоматически вносится большое количество оригиналов документов. Сканы тех документов, которые содержать штрихкоды, автоматически прикрепляться к карточкам соответствующих, созданных ранее электронных документов. Все документы, порождаемые как в системе ЭДО, так и в ПП «1С: УПП» имеют возможность распечатки со штрих кодом на титульном листе.
2. Принтеры этикеток (2 шт.). Используются в местах получения большого числа первичных документов (Отдел документационного и административного управления, Департамент бухгалтерского учета). Для документов, поступающих из внешних источников (накладные и акты от контрагентов, договоры в редакции сторонних контрагентов) система ЭДО генерирует новые штрихкоды, которые будут распечатываться на этикетках и наклеиваться на титульные листы документов для их дальнейшей обработки, поточным сканером.
3. Ручные сканеры штрих-кодов (проводные или беспроводные) (10 шт). Используются в местах получения и прохождения первичных документов в виде твердых копий (Отдел документационного и административного управления, Департамент бухгалтерского учета, Остальные департаменты Компании). С помощью сканирования и распознавания штрих кода на поступившем в подразделение компании первичном документе, система ЭДО позволяет быстро находить и открывать учетную карточку данного документа, и осуществлять отметку приемки или передачи копий первичных документов.

В рамках организации системы Финансового архива решена задача интеграции информационной системы ЭДО и подсистемы Бухгалтерского учета в ПП «1С: УПП».
Целью данной интеграции является организация единой системы хранения электронных копий всех финансовых документов (сканы с подписями и печатями Сторон), оперативного доступа к ним, формирование различных статистических отчетов в специализированом хранилище электронных документов, а не в учетной системе «1С: УПП».
Задача интеграции «1С: УПП» и «1С:Документооборот 8» позволяет реализовать следующую схему работы:
1. При проведении всех значимых первичных документов, оформляемых на стороне ПП «1С: УПП» (накладные, акты, счета-фактуры и т.д.), автоматически создается связанная с ними карточка каждого документа в новой системе ЭДО.
2. В ПП «1С: УПП» реализован механизм штрихкодирования печатных форм данных документов
3. Оригиналы первичных документов с подписью и печатью при получении от Поставщиков Компании также проходят процедуру штрихкодирования с наклейкой на них соответствующей этикетки.
4. Оригиналы данных первичных документов с подписью и печатью при возвращении в Компанию от Контрагентов проходят процедуру сканирования (с помощью потокового сканера). Полученные электронные образы документов распределяются по соответствующим карточкам (прикрепляются к ним) с помощью системы распознавания штрих кодов.
5. Обе информационные системы связываются между собой на уровне карточки электронного документа в ПП «1С:Документооборот 8» и самого электронного документа в «1С: УПП» (Из документа в «1С: УПП» можно быстро обратиться к карточке этого документа в «1С:Документооборот 8» и увидеть прикрепленный отсканированный образ).
6. Создание процедуры поиска, отбора и возврата ссылок и образов пакета документов по запросу из «1С: УПП» (например, для контроля наличия документов по реализации готовой продукции на экспорт, передаваемых в налоговую инспекцию).
7. Создание процедуры печати электронных копий документов из «1С: УПП».

Результаты: теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование, ознакомление), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), сокращение времени на работу с документами, для руководителей - появился инструмент контроля исполнительской дисциплины.

Достигнуты цели внедрения:
1. Сокращено время на поиск документов в 10 раз (с 10 мин. до 1мин.)
2. Увеличено число обработанных в день документов в 2 раза (с 10 до 20 единиц)
3. Сокращены расходы на бумагу, картриджи и канцтовары в 2 раза
4. Сокращены сроки согласования документа в 2 раза

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Директору
ООО «Сатори Партнер»
Мальцеву Андрею Борисовичу

ОТЗЫВ О РАБОТЕ
Внедрение решения «1С: Документооборот КОРП» в ООО «Альфа Автоматив Техноложиз», осуществляющим производство и поставку штампованных из стали деталей автомобильного кузова и услуг подсборки автокомплектующих для легковых автомобилей и коммерческого транспорта начато компанией ООО «Сатори Партнер» в октябре 2019 года.
Конфигурация «1С: Документооборот КОРП» была выбрана по ряду причин:
 «1С: Документооборот» реализован на платформе 1С: Предприятие, что позволяет использовать уже имеющиеся лицензии;
 имеется возможность интеграции с основной учетной системой на платформе 1С: Предприятие;
 низкая стоимость владения продуктом;
 доступность материалов для самостоятельного изучения продукта;
 надежность вендора (Фирмы «1С»);
 удобство хранения и поиска информации различного типа;
 приемлемая цена при хорошем качестве решения;
 возможность самостоятельной поддержки системы.
В ходе выполнения проекта были проведены следующие работы:
 Произведена начальная настройка системы;
 Настроены виды документов;
 Настроены шаблоны видов документов;
 Настроены процессы согласования и обработки заявок на TRY-OUT;
 Доработана и настроена односторонняя синхронизация базы 1С: Документооборот КОРП и 1С: Управление производственным предприятием;
 Доработан функционал системы для организации полноценной работы с заявками на TRY-OUT;
 Разграничены права пользователей по группам доступа и папкам документов;
 Проведено обучение нескольких ключевых пользователей системы

В настоящее время оказывается консультационная и методическая помощь пользователям программы. Таким образом внедренный продукт успешно функционирует в ООО «Альфа Автоматив Техноложиз».
Оценка внедрения решения по 5-ти бальной шкале:
- соответствие потребностям организации __
- удобство работы с программой__
- качество работы партнера «1С»__
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности:
- да
- скорее да
- скорее нет
- нет
Компания «Сатори Партнер» зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющий в своем штате высококвалифицированных специалистов. Планируем продолжать взаимовыгодное сотрудничество с данной организацией.