Разработчик и производитель медицинских изделий «Ангиолайн» сформировал единую систему управленческого учета и электронного документооборота с помощью «1С:Документоборот 8 КОРП»

Отзыв клиента

ООО "Ангиолайн"
Новосибирск, Январь 2019

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: PostgreSQL)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 120

Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 70

Автоматизированы следующие функции:

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Анализ деятельности в разрезе проектов
  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Планирование закупок
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов
  • Учет основных средств, расчет амортизации
  • Учет спецодежды и спецоснастки

Сопровождение:

  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
  • Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
  • Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Целью проекта являлось создание прозрачной и функциональной системы управленческого учета и электронного документооборота в контексте отраслевой специфики и традиций ведения учёта на предприятии.

Основными задачами проекта было сформулировано следующее:

•Интегрировать программное решение «1С:Документооборот 8 КОРП» и имеющуюся на предприятии автоматизированную систему на базе «1С:УПП 8»
•Ускорить процесс согласования договоров, обеспечив эффективную коммуникацию сотрудников, участвующих в процессах согласования.
•Создать эффективные механизмы отслеживания сроков действия договорных документов и контроля возврата оригиналов документов
•Обеспечить возможность проследить всю цепочку операций по организации закупок в разрезе проектов от согласования потребности до организации закупки, с последующей доставкой, оплатой и поступлением товаров и материалов.
•За счет прозрачности и контролируемости операций в системе перераспределить часть функций по согласованию заявок на закупку и оплату с руководителя организации на руководителей подразделений, таким образом, повысив эффективность работы руководителя организации
•Реализовать единую систему управленческого учета основных средств, инвентаря, спецоснастки на базе уже знакомой пользователям системы; создать механизм планирования, оповещения и контроля по осуществлению регламентных операций (ТО, поверки, аттестации) и ремонтов оборудования.

Система в результате проведённой работы специалистов стала представлять единый контур учёта, состоящий из «1С:УПП 8» и адаптированного под отраслевую специфику и процессы предприятия программного решения «1С:Документооборот КОРП». Конфигурация помимо присущего типовому решению функционала, содержит ряд значительных доработок.
Настроен полностью автоматический двухсторонний обмен данными между системами «1С:УПП 8» и «1С:Документооборот 8 КОРП», а также связь договоров и документов поступления в «1С:УПП 8» с карточками объектов в «1С:Документооборот 8 КОРП» посредством доработанного модуля интеграции.

В результате выполнения проекта были автоматизированы следующие блоки и функции на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП»:

1. Делопроизводство

•Учет и хранение документов

Реализованы процессы учета и хранения внутренних документов компании. Всего с помощью системы "1С:Документооборот 8 КОРП" организованы процессы по учету более 30 различных Видов документов.
Доработана типовая форма «1С:Документооборот 8 КОРП» «Мои документы»: добавлен вывод состояний текущего и связанных документов, группировка по видам документов.

•Ведение номенклатуры дел

Организован процесс хранения архива скан-копий оригиналов внутренних документов компании.
Разработан механизм автоматических уведомлений ответственных за договорной документ о непоступлении оригиналов документов в архив
Осуществлена доработка печатных форм внутреннего документа «лист согласования», с указанием дополнительной информации полученной вне процесса согласования.
Усовершенствован типовой метод штрихкодирования каждого созданного документа в «1С:Документооборот 8 КОРП» с последующим отображением на печатной форме документа, помогающий осуществить оперативный поиск.

2. Учет и согласование договоров с поставщиками и покупателями

Система позволяет учитывать более 25 различных видов входящих и исходящих договоров.
Разработаны шаблоны автозаполнения файлов договоров.
Реализован автоматический контроль корректного заполнения карточек контрагентов.
Доработан отчёт по договорам с истекшим сроком действия для организации контроля других пользователей.
Настроен обмен карточками договоров и контрагентов между «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Управление производственным предприятием 8» с доработкой типовых правил обмена.
Сформированы лимиты оплаты исходящих договоров организации, в пределах которых отсутствует необходимость ответственному лицу обращаться к вышестоящему подразделению на согласование оплаты.

3. Учет и контроль исполнения поручений

•Автоматизация бизнес-процессов

Созданы сложные маршруты согласования документов с автоматической регистрацией успешно согласованных документов.
Реализованы автоматические проверки по видам документов на возможность запуска процессов согласования определенных типов.
Доработан механизм разделения прав доступа по контрагентам: создана возможность автоматического добавления сотрудников в рабочую группу всех документов по определённому контрагенту, при этом сам справочник видят все пользователи и нет ограничений документа при автоматическом заполнении типовыми механизмами.
После подписания документа всеми сторонами автоматически устанавливается состояние «подписан», а в документах, где нет потребности в подписании, исправлено на состояние: «не применимо».
Реализована возможность автоматической подписки пользователей на сообщения форума для всех заинтересованных в конкретном документе лиц. Пользователи системы используют форум для оперативной коммуникации и обмена сообщениями по конкретным внутренним документам.
У штатных сотрудников преднамеренно ограничен функционал в зависимости от должности, позволяя сотрудникам не осуществлять излишних операций, а действовать по заранее спланированным вариантам сценариев.

•Почтовые уведомления пользователям

В связи с тем, что в работе активно используется механизм выполнения и согласования задач по электронной почте, как самый простой, быстрый и максимально доступный пользователям механизм, то для удобства были доработаны почтовые уведомления «1С:Документооборот 8 КОРП»:
- для более быстрого и эффективного рассмотрения вопроса в почтовое сообщение выводится вся история взаимодействия по задаче
- для ознакомления с результатами согласования в почтовое сообщение выводится комментарий к согласованию и информация об ответственном за документ.
- для ряда документов к почтовому уведомлению помимо файлов документа прикладывается печатная форма «Карточка документа».
- добавлена возможность автоматического уведомления заинтересованных сотрудников по электронной почте о подписании документа всеми сторонами

4.Планирование и учет закупок под проекты

•Ввод информации о заявках на поставку материалов и оборудования

В системе 1С:ДО КОРП реализован функционал ввода инициаторами документов «Заявка на поставку материалов и оборудования» с последующей инициацией процессов согласования и утверждения данных заявок. В дальнейшем, в системе существует возможность формирования аналитического отчета, агрегирующего данные заявок на поставку в разрезе подразделений, проектов, ответственных лиц и статей затрат.

•Учет документов поступления материалов и оборудования в «1С:Документооборот 8 КОРП»

В «1С:ДО КОРП» реализованы механизмы учета информации о фактически осуществлённых закупках по ранее сформированным заявкам. Расширен набор реквизитов справочника номенклатуры и табличной части «Товары и услуги» для внутренних документов «1С:Документооборот 8 КОРП» для внесения инициатором информации о осуществленной закупке в разрезе всех необходимых аналитических признаков.

•Учет затрат на доставку материалов и оборудования

В системе «1С:Документооборот 8 КОРП» реализован функционал ввода документа Заявка на доставку, в котором фиксируются все дополнительные затраты по доставке материалов и оборудования в разрезе проектов.
Из «1С:Управление производственным предприятием 8» посредством доработанных механизмов бесшовной интеграции из документов «Поступление доп. расходов» автоматически переносится информация по фактическим затратам на материалы и оборудования с учетом дополнительных расходов в документы Заявка на доставку. Эти данные используются при дальнейшем планировании и анализе закупок в разрезе проектов ответственными сотрудниками в системе «1С:Документооборот 8 КОРП».

•Анализ закупочной деятельности в разрезе проектов

Под термином «Проект» на предприятии подразумевается некоторый исследовательский проект по разработке нового оборудования или технологического решения. Данный проект является важным аналитическим признаком, в разрезе которого необходимо вести учет затрат на закупку материалов и других понесенных расходов.
При вводе плановых документов – заявка на закупку материалов в системе «1С:Документооборот 8 КОРП» обязательно указывается «Проект», для которого планируется данная закупка. При регистрации фактически поступивших материалов в «1С:УПП 8» так же указывается «Проект».

5.Учет движений и планирование ремонтов основных средств и оборудования, учет спецоснастки и спецодежды

Предприятие заказчика первоначально вело учет основных средств в «1С:УПП 8», но по причине глубоких доработок и сложности реализации данных процессов на текущей конфигурации, было принято решение реализовать только актуальные требования на основе системы «1С:Документооборот 8 КОРП». В «1С:УПП» были оставлены только процессы бухгалтерского и налогового учета основных средств, спецодежды и спецоснастки.
В системе «1С:Документооборот 8 КОРП» был реализован следующий функционал:

•Учет оборудования и планирование этапов регламентного обслуживания

Блок разрабатывался для учета оборудования и контроля всех регламентированных графиков поверки, калибровки и т.д. У каждого оборудования задается собственная периодичность обслуживания относительно вида операции. При наступлении очередного этапа обслуживания, отправляется уведомление ответственным лицам. Ответственное лицо в обязательном порядке прикладывает файл с результатами прохождения очередного этапа обслуживания.

•Учет ремонтов оборудования

Если необходимо произвести ремонтные работы оборудования, все в обязательном порядке регистрируется в «1С:Документооборот 8 КОРП» с указанием ответственных лиц за ремонт, сроков пребывания оборудования в ремонте и регистрацией конечного результата. В случае затяжного ремонта оборудования настроено дополнительное уведомление пользователей, для избегания подобных ситуаций

•История движений оборудования между подразделениями

Каждое оборудование внутри компании может быть передано другим подразделениям при необходимости, все такие движения регистрируются в «1С:Документооборот 8 КОРП» документами «АКТ Ввода в эксплуатацию». Историю движения оборудования между подразделениями и материально ответственными лицами можно проанализировать с помощью соответствующих отчетов

•Валидация спецпроцессов

Каждый спецроцесс по работе с оборудованием регистрируется в системе учета как «Вид работ» по которому создается необходимых перечень работ, с последующей регистрацией графика и уведомлений ответственных пользователей при наступлении очередного этапа спецпроцесса.

•Управленческий учет спецодежды и спецоснастки

В рамках функционала данного блока в «1С:Документооборот 8 КОРП» регистрируется факт передачи спецодежды сотруднику, с последующим дополнительным уведомлением пользователя о проведении специализированных процедур по содержанию спецодежды.

6.Планирование операций движения денежных средств

Одна из целевых задач на предприятии по автоматизации учета, это реализация функционала казначейства в виде учета заявок на оплату, формированию платежного календаря и дополнительному контролированию движений денежных средств при помощи системы лимитов.

•Ввод и согласование заявок на оплату

При необходимости выделить денежные средства на оплату услуг или закупку материалов, пользователь формирует Заявку на оплату. В документе обязательно указывается назначение платежа и по какому исследовательскому проекту будет зарегистрирован платеж.

•Формирование платежного календаря

Основным инструментом планирования и контроля движения денежных средств, является разработанный в «1С:Документооборот 8 КОРП» отчет «Платежный календарь», благодаря которому финансовый директор компании осуществляет оперативный и планирования контроль движений финансовых потоков.

•Учет и контроль лимитов по статьям движения денежных средств

Для контроля целевого использования денежных средств создана система лимитов, ограничивающая расходование денежных средств по определенным подразделениям, проектам, статьям движения. Каждый лимит возможно назначить как суммовым за месяц по сотруднику или подразделению в целом по соответствующей статьей движения денежных средств, так и на каждую сформированную заявку. В случае превышения лимита, заявка проходит согласование по специальному маршруту согласования – «превышение лимита».

Выполнены следующие работы:

  • Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
  • Дистанционное обучение пользователей
  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Обучение в группе в офисе заказчика
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

Заказчик: ООО «Ангиолайн»
Исполнитель: ООО «Гигабайт»
ООО «Ангиолайн» - разработчик и производитель медицинских инструментов для интервенционной кардиологии. Предприятие разрабатывает и производит социально значимую продукцию, ежедневно спасая жизнь пациентам с сердечно-сосудистыми заболеваниями, и вносит тем самым важный вклад в рост продолжительности жизни в нашей стране. «Ангиолайн» обеспечивает российские клиники и больницы качественными и при этом доступными по цене медицинскими изделиями, что позволяет год от года увеличивать количество проведенных жизненно необходимых операций на сердце в России. Миссия компании по праву звучит как «Ангиолайн – больше спасенных жизней»! В настоящее время продуктовый портфель компании включает 20 медицинских изделий. В среднем, продукция компании в 2-3 раза дешевле импортной, при этом ее качество не уступает зарубежным аналогам. Самым успешным – флагманским – продуктом компании является коронарный стент «Калипсо». В настоящее время проводится регистрация ряда новых продуктов в линейке компании Ангиолайн, которые не имеют отечественных аналогов: в ближайшее время планируется вывести на рынок первый российский транскатетерный аортальный клапан, аортальный стент-графт, стент-ретривер для тромбоэкстракции.
При росте предприятия появилась потребность в повышении эффективности работы кадровых ресурсов в автоматизированной системе управленческого учета и электронного документооборота, принимая во внимание отраслевую специфику и уже сложившиеся традиции документооборота. В результате было принято решение о внедрении программного продукта «1С:Документооброт 8 КОРП» и его последующей интеграции с текущей учетной системой «1С:Управление производственным предприятием 8».
До начала проекта внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» на предприятии не было единой консолидированной системы учёта. Большая часть учёта происходила в рамках существенно доработанной системы «1С:Управление производственным предприятием 8», файлах Excel и бумажных носителях.
В качестве партнёра для реализации проекта создания автоматизированной системы управленческого учета и единого электронного документооборота была выбрана компания «Гигабайт». Ввиду наличия достаточного уровня подтверждённых фирмой «1С» компетенций (статус «1С:Центр компетенции по Документообороту») и опыта выполнения проектов подобного масштаба.
Целью проекта было сформулировано создание прозрачной и функциональной системы управленческого учета и электронного документооборота в контексте отраслевой специфики и традиций ведения учёта на предприятии.
Основными задачами проекта стали следующие пункты:
• Интегрировать программное решение «1С:Документооборот 8 КОРП» и уже имеющуюся на предприятии автоматизированную систему на базе конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8»
• Ускорить процесс согласования договоров, обеспечив эффективную коммуникацию сотрудников, участвующих в процессах согласования.
• Создать эффективные механизмы отслеживания сроков действия договорных документов и контроля возврата оригиналов документов.
• Обеспечить возможность проследить всю цепочку операций по организации закупок в разрезе проектов от согласования потребности до организации закупки, с последующей доставкой, оплатой и поступлением товаров и материалов.
• За счет прозрачности и контролируемости операций в системе перераспределить часть функций по согласованию заявок на закупку и оплату с руководителя организации на руководителей подразделений, таким образом, повысив эффективность работы руководителя организации.
• Реализовать единую систему управленческого учета основных средств, инвентаря, спецоснастки на базе уже знакомой пользователям системы; создать механизм планирования, оповещения и контроля по осуществлению регламентных операций (ТО, поверки, аттестации) и ремонтов оборудования.
В ходе проекта были выполнены следующие работы:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Дистанционное обучение пользователей
В результате выполнения работ по проекту были автоматизированы следующие функции:
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров
• Планирование закупок
• Анализ деятельности в разрезе проектов
• Автоматизация бизнес-процессов
• Учет основных средств (управленческий)
• Учет спецодежды и спецоснастки (управленческий)

Уникальность выполненного проекта заключается в реализации в рамках системы «1С:Документооборот 8 КОРП» как типичных для систем электронного документооборота функциональных процессов (делопроизводство, учет договоров, учет и контроль поручений), так и дополнительных «не типичных» процессов управленческого учета:
• Планирование и учет закупок под проекты
• Учет движений и планирование ремонтов основных средств и оборудования, учет спецоснастки и спецодежды
• Планирование операций движения денежных средств

В рамках работ по проекту были выполнены следующие доработки системы «1С:Документооборот 8 КОРП»:
1. Доработка функционала ввода и согласования внутренних документов Заявка на закупку, Заявка на доставку, Заявка на оплату:
• Заявка на закупку – позволяет зарегистрировать потребность в осуществлении закупки, в случае превышения суммы заявки в оговоренные лимиты на предприятии осуществляется дополнительное согласование.
• Заявка на доставку – формируется на основе заявки на оплату. Все затраты, понесенные во время доставки, регистрируются внутри документа с указанием дополнительной аналитикой по «Проекту».
• Заявка на оплату – создается на основе каждой из вышеперечисленной заявки, с указанием суммы к оплате и указанием «Проекта» для аналитики, необходимой при формировании «платежного календаря».
2. На предприятии существует потребность в управленческом учёте оборудования, спецодежды, спецоснастки с функционалом планирования и контроля поверок, калибровок и техобслуживания. В рамках адаптации решения 1С:ДО КОРП по данному функциональному блоку были осуществлены следующие доработки:
• созданы специфические карточки оборудования, спецодежды, спецоснастки на базе объекта «Внутренний документ», с хранением истории движения объекта по материально ответственным лицам, статусам и местоположению (подразделению)
• разработаны специфические управленческие печатные формы документов учета основных средств и спецодежды
• разработан функционал планирование и анализа регламентных работ и обслуживания по средствам труда
• добавлена автоматическая постановка задач исполнителям по плановому графику работ обслуживания оборудования
• настроено хранение информации о фактически проведенных работах и файлов протоколов проведенных ремонтов и обслуживания
• осуществлено автоматическое планирование новой ремонтной работы относительно реализованных ранее работ в соответствии с заданными в карточке оборудования параметрами

3. Выполнен ряд доработок, упрощающих процедуры интеграции систем «1С:Документооборот 8 КОРП» – «1С:Управление производственным предприятием 8». Например в карточке документов «1С:Управление производственным предприятием 8» были добавлены специальные кнопки для быстрой связи документов с договорами и заявками в «1С:Документооборот 8 КОРП».
4. Реализована механизмы вывода реестра связанных с соответствующим контрагентом и договором документов «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Управление производственным предприятием 8».
5. Добавлены механизмы автоматического сохранения отчёта «Досье контрагента» в карточке контрагента в «1С:Документооборот 8 КОРП», для будущего анализа данных контрагента без переформирования досье.
6. Реализован отчет «Платежный календарь», формируемый на основе документов Заявка на оплату, при помощи которого можно проводить контроль исполнения платежей, и анализировать плановые финансовые потоки предприятия.
7. Реализованы отчеты для анализа плановых и фактических затрат на закупку материалов и оборудования в разрезе проектов, ответственных лиц и подразделений.
В результате выполненного проекта внедрения новой системы «1С:Документооборот 8 КОРП»:
1. Повысилась эффективность работы сотрудников предприятия за счет перевода части уведомительных и контрольных механизмов в автоматический режим, уменьшив вероятности ошибки или пропуска задачи из-за человеческого фактора.
2. Руководство предприятия получило ряд оперативных инструментов, позволяющих повлиять на качество и эффективность принимаемых решений: анализ затрат на закупку материалов и оборудования по исследовательским проектам, оперативный анализ планируемых финансовых потоков.
3. Время на поиск и согласование внутренних документов в компании сокращено вдвое, за счет унификации процессов и перевода их в электронный вид, за счет комплексного предоставления информации и сокращении излишних этапов согласования.
4. Время на инициацию и согласованию договоров с поставщиками и покупателями сокращено на 50%. Появилась возможность предоставлять скан копии договоров с поставщиками и покупателями практически «за 10 секунд».
5. Автоматизация процессов учета и планирования ремонтов и обслуживания основных средств позволила сократить на 30% время внепланового простоя оборудования.
6. Автоматизация процессов ведения учета спецодежды и спец оснастки уменьшила расход материалов спецодежды и спецоснастки на 10% за счет выявления фактов нецелевого расходования и необоснованных потерь.
Внедрённая система с 29.01.2019 года находится в промышленной эксплуатации. Автоматизировано 120 рабочих мест.
Поддержка функционирования единой системы электронного документооборота осуществляется совместно специалистами компании «Гигабайт» и специалистами ИТ службы предприятия ООО «Ангиолайн».
От лица руководства ООО «Ангиолайн» хотим выразить благодарность участникам команды внедрения. Специалисты компании «Гигабайт» в процессе проведения работ продемонстрировали высокий профессионализм и знания в области автоматизации учета и документооборота на платформе «1С:Предприятие 8». Проект был проведён в оговоренные сроки. Рекомендуем официального партнёра фирмы «1С» компанию «Гигабайт», как надёжного партнёра по корпоративным внедрениям.
Подписанием отзыва даём разрешение публиковать информацию о проекте на информационных ресурсах фирмы «1С» и на сайте, и в e-mail рассылке компании «Гигабайт».
Оценка системы автоматизации по пятибалльной шкале:
І. Соответствие потребностям организации: 5
(где "5 " – «в информационной системе реализованы все необходимые возможности»)
2. Удобство работы с программой: 5
(где "5 " - " работать с программой легко и комфортно ")
3. Оцените качество работы партнера "1С": 5
(где "5 " – «работой партнера очень доволен»)
4. Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности
(ответ из следующего списка: «Да», «Скорее да», «Скорее нет», «Нет»): Да.