Внедрение конфигурации «Управление торговлей 8», разработанной на базе «1С:Предприятие 8. Управление торговлей для Беларуси», в СООО "БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри"

Автоматизированы следующие функции:

• Анализ данных и прогнозирование
• Анализ запасов ABC/XYZ
• Анализ продаж ABC/XYZ
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Комплектация и разукомплектация ТМЦ
• Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Планирование продаж
• Планирование с учетом отраслевой специфики
• Распределительный центр
• Резервирование ТМЦ
• Розничная торговля
• Управление складскими запасами
• Учет прихода ТМЦ
• Учет продаж ТМЦ
• Учет экспортно-импортных операций
• Формирование графика поступления оплат
• Формирование отраслевой отчетности
• Ценообразование, прайс-листы

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Заказчик выбрал для проекта автоматизации программную платформу "1С:Предприятие 8", как наиболее подходящую, тем более, у него был опыт работы с программной платформой "1С:Предприятие 7.7".
Партнера для проекта автоматизации (группу компаний "Хьюмен Интел Систем" Заказчик выбрал по рекомендациям.
Основная и самая главная проблема была в том что в компании на момент внедрения функционировало 34 магазина с автономными базами на программной платформе "1С:Предприятие 8". Консолидированная информация по оперативному учету собиралась в Excel-вском файле с огромными трудозатратами, многочисленными ошибками и с большой задержкой. Оперативных данных по товародвижению в компании просто не было.
В результате проекта удалось получить возможность оперативно видеть картину движения товаров в единой информационной базе и оперативно принимать важные ценовые решения, связанные с перемещением товаров между магазинами, скидочными программами, программами лояльности и др.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

СООО «БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри» - это ведущая в Республике Беларусь компания с сетью собственных розничных магазинов беспошлинной торговли. Более 35 магазинов работают круглосуточно на границе с Литвой, Латвией, Польшей и Украиной, а также в Национальном аэропорту Минск.
Магазины СООО «БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри»— это:
- широкий ассортимент традиционных товаров магазинов Duty Free - парфюмерия, косметика, алкогольные напитки, табачные изделия и аксессуары по выгодным ценам;
- товары белорусского производства — кондитерские изделия, безалкогольные и алкогольные напитки, табачные изделия, ювелирные изделия, сувениры и другие товары;
- высокий уровень профессионализма обслуживающего персонала;
- специальные предложения на разные виды товаров, подарочные наборы, совместные акции, программы лояльности.
В настоящий момент в компании работают 550 сотрудников, штат компании постоянно расширяется, постоянно открываются новые и модернизируются действующие магазины Duty Free.

Цели и задачи проекта автоматизации.
На момент старта проекта автоматизации старая информационная система СООО «БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри» состояла из 35 автономных информационных баз на программной платформе «1С:Бухглтерия 7.7» с автоматизированной выгрузкой данных в центральную базу и.. со всеми вытекающими из такой ИТ-архитектуры проблемами: ошибками в данных, потерей данных, плохо синхронизированными основными справочниками, полным отсутствием оперативности в получении и обработке данных, полным отсутствием возможности оперативного контроля и большими проблемами с получением практически любой сводной аналитической информации. Такое состояние информационной системы и определило главную цель проекта автоматизации.

Цель проекта автоматизации:
В течение 12 месяцев спроектировать и разработать новую информационную систему, а также осуществить переход на новую информационную систему с возможностью использования одной информационной базы, созданной на основе конфигурации «Управление торговлей» (программная платформа «1С:Предприятие 8») с последующей интеграцией с системой автоматизации бухгалтерского и налогового учета для исключения дублирования данных и создания единого информационного пространства предприятия.

Задачи проекта автоматизации:
- Собрать и проанализировать требования к новой информационной системе;
- Спроектировать новую информационную систему;
- Разработать релиз конфигурации, согласно требованиям (на базе программной платформы «1С:Предприятие 8» и конфигурации «Управление торговлей») и провести приемо-сдаточные испытания разработанного программного обеспечения;
- Разработать программные модули для обмена данными с действующими фронтофисными системами, системой автоматизации бухгалтерского и налогового учета и провести приемо-сдаточных испытания разработанного программного обеспечения;
- Провести подготовку к опытной эксплуатации новой информационной системы;
- Провести опытную эксплуатацию новой информационной системы;
- Ввести новую информационную систему в промышленную эксплуатацию.
Для решения данных задач и достижения поставленной цели было принято решение обратиться в Группу компаний «Хьюмен Интел Систем».

Описание проекта.
Как мы уже отмечали выше, наша разрозненная информационная система к началу проекта почти полностью изжила себя и часто приносила больше проблем, чем пользы. Пользователи тратили большое количество сил и времени на поиск и исправление ошибок в данных. Учитывая тот факт, что у нас любое товародвижение должно сопровождаться таможенными документами задача по исключению ошибок в данных приобрела первостепенное значение. Кроме этого, совершенно не была видна оперативная картина по остаткам товаров в магазинах и на центральном складе; крайне затруднительно было контролировать цены, что, в свою очередь, приводило к ошибкам. Таким образом, к моменту начала проекта все, с одной стороны, понимали неизбежность и крайнюю необходимость перехода на новую информационную систему, а, с другой стороны, всем было очевидно, что отказ от старой системы, которую развивали и поддерживали почти 10 лет, будет совсем не простым.
В качестве Предмета автоматизации в нашем случае были выделены следующие укрупнённые подсистемы:
1.управление закупками;
2.управление центральным складом;
З.управление товародвижением (с таможенным оформлением);
4.ценообразование;
5.контроль себестоимости;
6.управление программами лояльности;
7.учет и контроль качества товара;
8.аналитическая отчетность;
9.интеграция с фронт-офисными системами в магазинах;
10.интеграция с системой автоматизации бухгалтерского и налогового учета.
В рамках проекта были реализованы следующие этапы:
1)проведено предпроектное обследование;
2)разработано техническое задание;
З)проведены работы по разработке, тестированию, испытаниям системы;
4)реализован перенос данных из ранее используемых на предприятии информационных систем;
5)обучены ключевые пользователи в рамках разработанной системы;
6)подготовлены инструкции по основному функционалу системы;
7)проведен этап опытной эксплуатации с дальнейшим вводом системы в промышленную эксплуатацию.
Нами совместно со специалистами ООО «Хьюмен систем» (входит в группу компаний «Хьюмен Интел Систем», резидент ПВТ, Исполнитель проектных работ) была сформирована постоянная совместная проектная команда:
1. Гусев Павел Валентинович, спонсора проекта (СООО «БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри», директор);
2. Потужная Ольга Борисовна, куратор проекта (СООО «БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри», главный бухгалтер);
З. Лепский Александр Сергеевич, руководитель группы внедрения (СООО «БЕЛАМАРКЕТ дьюти фри», начальник отдела информационных технологий);
4. Игнатенко Василий Васильевич, руководитель проекта (ООО «Хьюмен систем», руководитель проектов, специалист отдела продаж);
5. Елинский Александр Александрович, ответственный за проектирование и разработку (ООО «Хьюмен систем», инженер-программист, ведущий специалист по разработке);
6. Медведева Светлана Владимировна, ответственный за внедрение (ООО «Хьгомен систем», ведущий специалист по внедрению).
В команду на разных этапах проекта по необходимости, дополнительно привлекались и специалисты нашей компании (ключевые пользователи, методолог, аналитик и другие специалисты), и специалисты Исполнителя (разработчики и консультанты по внедрению).
В ходе проекта было выполнено много работ по адаптации типового решения:
- Валютная розничная торговля.
- Мультивалютные кассы.
- Автоматические обмены с кассами.
- Автоматический обмен документами с таможней (с таможенной информационной системой).
- Механизм анализа продаж прошлых периодов (за 2 года до ввода системы в эксплуатацию).
- Мультивалютный товарный отчет в розничных ценах.
- Привязка розничной цены к магазину.
- Комплектация/разукомплектация с сохранением таможенных реквизитов каждой комплектующей. Разработан механизм по комплектам: комплектация,разукомлпктация. С возможностью формирования цен на комплекты — при комплектации, разложение номенклатуры по ценам и формирования акта переоценки — при разукомплектации. - Полностью переписан механизм расчета себестоимости (от цены, по уникальному алгоритму Заказчика).
- Реализован механизм «Интеллектуальное округление» доп. расходов для сигарет (для каждой отдельной пачки).
- Мультивалютный кассовый отчет.
- Реализован механизм, позволяющий корректировать кассовые счетчики (выемка денег, инкассация, обнуление кассового счетчика) без закрытия кассовой смены.
- Реализована система поэтапного перемещения товаров внутри компании (Товар в пути и Товар прибыл). При этом списание со склада отправителя и поступление на склад получателя могут формироваться РАЗНЫМИ датами.
- Интеграция с магазинами группы ”Евроторг” (сложная совместная программа лояльности). - Сложная система дисконтных, обычных бонусных, накопительных бонусных карт - Реализован механизм учета предварительного поступления на склад.
- Реализован механизм, позволяющий выполнять массовые переоценки (для розничных магазинов) на основании приказов о переоценке.
- Разработан механизм, позволяющий администратору корректировать себестоимость в случае возникающих ошибок, связанных с корректировкой данных прошлых периодов без восстановления последовательности
- Разработан механизм, позволяющий пользователю отслеживать отклонение себестоимости при корректировке данных прошлых периодов.
- 41 новый отчет. Каждый новый отчет разработан с применением системы компоновки данных и отвечает современным требованиям ”1С“ (никаких построителей, жестких макетов, ограничивающих действия пользователя). Все доработанные отчеты, в том числе и основной ” Товарный отчет“, отображают движение товара в розничных ценах, как минимум, в двух валютах: евро и бел. руб. Так же отчеты строятся по себестоимости, как минимум, в двух валютах: евро и бел. руб.
- Доработаны обработки по печати ценников и этикеток.
- Доработан механизм по учету качества товара, в том числе и в разрезе цен.
- В связи с особенностями учета и необходимостью постоянной выгрузки данных в информационную систему таможни, доработан механизм сквозного прослеживания товара по всей цепочке движения, от момента поступления на оптовый склад организации до отгрузки розничному покупателю: приход на оптовый склад, перемещения между розничными магазинами, корректировка качества товара, комплектация, разукомлектация, переоценка.

Система была принята в промышленную эксплуатацию в Мае 2019 г.
Срок реализации проекта составил примерно полтора года.
Общая численность работников предприятия 550 человек.
В ходе проекта было автоматизировано 50 рабочих мест.

Результаты проекта.
В результате выполненных проектных работ была создана и внедрена новая информационная система, сотрудники были обучены работе с новым программным обеспечением, был обеспечен обмен данными с другими информационными системами, действующими на нашем предприятии.
Внедрение новой информационной системы позволило нам:
- максимально сократить количество ошибок пользователей;
- существенное упростить и ускорить выполнение рутинных операций;
- существенное сократить время на принятие управленческих решений, связанных с ценообразованием, перемещением товаров и пр;
- существенное сократить время оформления документов и поиска документов в системе;
- получить возможность реализации различных программ лояльности;
- ощутимо повысить уровень качества оказания услуг клиентам.
Разработанная программа полностью отвечает нашим требованиям. Результатами проекта мы полностью удовлетворены и можем считать поставленные цели достигнутыми. На текущий момент у нас более 40 функционирующих магазинов, которые работают в ОДНОЙ информационной базе и у нас в штате нет ни одного программиста ” 1 С".
Благодаря проектному подходу, предложенному ООО «Хьюмен систем», все проектные работы были спланированы, хорошо организованы, прозрачны и прекрасно управляемы. В ходе всего проекта на все возникающие вопросы мы получали не только квалифицированные, профессиональные ответы, но и полезные советы по изменению методологии, улучшению процессов. Было приятно работать с командой компетентных специалистов. Хочется отметить, что ООО «Хьюмен систем» оперативно дорабатывает программный продукт по мере возникновения новых требований и обеспечивает отличную поддержку и сопровождение не только в момент ввода системы в эксплуатацию, но и после завершения основных проектных работ. Мы довольны сотрудничеством с ООО «Хьюмен систем» и готовы рекомендовать их нашим партнерам и знакомым.