Автоматизация системы бюджетирования на базе продукта "WA: Финансист" в Группе компаний RCG

RED COMMUNICATION GROUP (RCG) – международная рекламная группа компаний, основанная Юнием Давыдовым в 1998 году в Москве. В состав RCG входят четыре самостоятельных агентства, каждое из которых имеет свою специализацию в маркетинговых коммуникациях:

• R&I – агентство полного цикла;
• Red People – BTL-агентство полного цикла;
• ROOM485 – креативное digital-пространство, ориентированное на миллениалов;
• RedMe – агентство социально ориентированного маркетинга.

Тем самым RCG объединяет агентства с экспертизой в следующих направлениях маркетинговых коммуникаций: TTL Сommunications, Strategy & Creative Concepts, Consumer & Trade Marketing.

Основные виды услуг: Strategic Planning, Creative Solutions, PR, BTL, Event, Digital, Design, Video Motion, Production. Офисы RCG находятся в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Майами. 

RCG является обладателем трёх гран-при, более 30 золотых наград и более ста других побед в рекламных фестивалях РФ, СНГ, Европы и США. Является членом Ассоциации Коммуникационных Агентств России (АКАР). Среди постоянных клиентов R&I крупнейшие игроки международного рынка: Bacardi, Heineken, Baltika, Mondelez, Henkel, Philip Morris, Ritter Sport, Efes, Lexus, Mary Kay, Schwarzkopf, Unilever, Samsung, General Motors, Bridgestone, Raiffeisen bank, Dyson, Swatch. 

Цели проекта

Автоматизация процессов казначейства с последующим развитием до полноценного бюджетирования по группе компаний. 

Внедряемые подсистемы «WA: Финансист»

• Управление денежными средствами
• Бюджетирование
• Контракт-менеджмент
• Управленческий учет/МСФО

Количество автоматизированных рабочих мест: 50 

Первоначально проект был реализован по «технологии быстрого результата». Использование технологии быстрого результата, за счет формализации процессов, позволило в короткие сроки и за фиксированный бюджет развернуть систему, подготовить ее к работе и провести обучение пользователей.

Результаты внедрения

Управление денежными средствами:

• Формируются заявки на платеж, в процессе согласования производится контроль на обоснованность платежа по ранее запланированным статьям бюджета и корректность заполнения реквизитов;
• Формируется отчетность не только на уровне исполнения факта, но и обеспечен контроль исполнения бюджета по данным документов оперативного планирования;
• Реализован механизм согласования по электронной почте, позволяющий участвовать в согласовании лицам, отсутствующим в офисе.

Бюджетирование:

• Реализованы механизмы планирования, сбора фактических данных из нескольких (трех) информационных баз. Система позволяет в оперативном режиме строить отчетность по использованию средств на исполнение проектов;
• Финансовая служба формирует бюджеты рекламных проектов, по данным бухгалтерского учета контролируется их фактическое исполнение.

Контракт - менеджмент:

• Настроены маршруты согласования договоров;
• Разработана схема работы с «новыми контрагентами» (определен порядок регистрации взаимоотношений с новыми контрагентами).

Управленческий учет и отчетность по стандартам МСФО:

• Настроена трансляция данных бухгалтерского учета из нескольких (трех) информационных баз заказчика;
• Заказчик получил возможность строить сводную отчетность по всем организациям, входящих в группу компаний;
• Разработана форма отчета по требованию заказчика.

Внедрение системы «WA: Финансист» обеспечило необходимый уровень контроля расходования денежных средств по группе компаний и значительно сократило время на подготовку отчетов. В среднем трудозатраты на подготовку отчетов сократились 25%. 

Доработки системы под требования заказчика:

• Совместно с Заказчиком был разработан отдельный блок подсистемы «Бюджетирование» - «Управленческий учет взаиморасчетов с подотчетными лицами»;
• Запланированы дополнительные подсистемы для обеспечения процессов компании (управление сметами проектов, контроль исполнительской дисциплины по предоставлению оригиналов первичных документов).