Автоматизация электронного документооборота в ООО "ПроСервис" при помощи ПП "1С:Документооборот 8 КОРП"

Компания «ПроСервис» — российский холдинг, оказывающий услуги питания и клининга. Наш головной офис расположен в Москве, а филиалы – по всей России. Среди ключевых клиентов нашей компании – Норильский никель, Северсталь, ТаймырГаз, Министерство образования и науки Российской федерации.
Распределённая организационная структура организации, в которой встречаются филиалы, транспортное сообщение с которыми организовано с помощью вертолётов, сильно затрудняла бумажный документооборот. Часть внутренних и первичных документов терялась в пути, другая поступала с большим опозданием. Это сильно влияло на корректность бухгалтерской отчётности и юридическую ответственность материально ответственных лиц.
Основной информационной системой, которой мы пользовались, является конфигурация «1С: ERP» с интегрированным блоком «Бит.Финанс». Для устранения проблем с бумажным документооборотом мы рассматривали конфигурацию «1С:Документооборот 8. КОРП», которая должна быть объединена с основной учётной системой по методу «Бесшовной интеграции», а также использование электронно-цифровых подписей для материально-ответственных сотрудников.
При рассмотрении потенциальных партнеров, оказывающих услуги по внедрению «1: Документооборот 8. КОРП», мы отдали предпочтение Группе компаний ООО «Алгоритм-Сервис», обладающей опытом в области внедрения системы документооборота.
В 2019 году был заключен договор на внедрение системы документооборота в ООО «ПроСервис».
Были поставлены следующие задачи автоматизации:
1. Реализация юридически значимого электронного документооборота – как единого механизма работы с документами, представленными в электронном виде с использованием электронной подписи.
2. Соблюдение установленных сроков закрытия отчётных периодов и формирования бухгалтерской/управленческой отчётности.
3. Минимизировать риски по утрате документов, утечке документированной информации, фальсификации документов.
4. Сократить сроки обработки: согласования, утверждения, ознакомления и исполнения документов.
5. Сократить время поиска документов.
6. Внедрить инструмент, который позволит повысить эффективность работы с документами и создаст единое информационное пространство для всех подразделений и организаций, входящих в холдинг.
При внедрении были проведены следующие работы:
1. Проведено экспресс-обследование бумажного документооборота путём интервьюирования ключевых пользователей.
2. Подготовлен список документов и маршруты их обработки в системе «1С: Документооборот 8. КОРП». Разработана общая стратегия внедрения.
3. Произведена установка, публикация на веб-сервере и настройка информационной базы «1С: Документооборот 8. КОРП».
4. Проведено заполнение НСИ.
5. Подготовлены карточки документов, прописаны маршруты их обработки.
6. Настроена «бесшовная интеграция» между «1С: Документооборотот 8. КОРП» и «1С: ERP Бит.Финанс».
7. Настроен сервер выдачи электронно-цифровых подписей, реализована возможность их выдачи сотрудникам в рамках организации.
8. Произведена адаптация системы «1С: ERP Бит.Финанс» под потребности организации под потребности нашей организации.
9. Написаны инструкции и проведено обучение.

Какие результаты внедрения мы получили:

Документы ООО «ПроСервис» хранятся в общей структуре хранения файлов на сервере организации, что обеспечило их сохранность и облегчило поиск нужного документа.
Существенно сократилось время ознакомления сотрудников с документами и их согласования.
Использование электронных подписей для материально-ответственных лиц повысило их юридическую ответственность перед организацией.
Пользователи могут использовать функционал конфигурации «1С: Документооборот 8. КОРП» напрямую из основной учётной системы «1С: ERP Бит.Финанс».
Всего автоматизировано более 40 видов документов и маршрутов их обработки.
Руководство ООО «ПроСервис» выражает благодарность компании ООО «Алгоритм-Сервис» за проделанную работу и выражает уверенность, что сотрудничество наших фирм будет успешно продолжено.
Соответствие потребностям организации – 5;
Удобство работы с программой – 5;
Качество работы партнера «1С» - 5;
Система принята в эксплуатацию 2019 г.