Автоматизация учета отеля в ООО "СЕНАТОР-ЕКБ" с помощью продукта "БИТ.Отель" на базе программного продукта "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ"

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Банк и касса
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Завершение периода
• Кадровый учет
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Налоговый учет
• Нематериальные активы
• Основные средства
• Оформление заказов поставщикам
• Производственные операции
• Расчет зарплаты
• Расчет зарплаты и кадровый учет
• Расчеты с контрагентами
• Регламентированная отчетность
• Регламентированная отчетность
• Товарно-материальные ценности
• Торговые операции
• Управление отношениями с поставщиками
• Управленческий учет
• Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Что заставило задуматься об автоматизации:
Отель зарегистрирован на многих сервис-сайтах для поиска и бронирования отелей, но как связать систему воедино, мы искали платформу способную собрать информацию о брони на сайте и связать ее с обычной 1С:Бухгалтерия 8. Учет броней ввелся на коленке можно сказать, ну и в общем хотелось порядка в организации работы отеля, более оперативно получать отчетность о работе отеля.

Принято решение: Рассмотреть специализированные программы, остановились на программах 1С. Обратились за консультацией к компании-разработчику программ Первый БИТ, менеджер предоставил демоверсии программы БИТ.Отель на основе 1С:Бухгалтерия 8, мы сравнили функционал и стоимость с другими программами и остановились на БИТ.Отель.

Что было сделано в проекте:

Поставив программы на локальные компьютеры, стало понятно, что система нежизнеспособна. Поменяли ИТ-инфраструктуру на клиент-серверный вариант работы.

Консультанты «Первый Бит» провели обучение администраторов отеля, бухгалтерии и руководства по работе с программным продуктом.
Было подключено и настроено кассовое оборудование.
Настроены пользователи и их права в БИТ.Отель.
Выполнена адаптация 1С и сайта бронирования Travel line.
Было организовано единое информационное рабочее пространство.
Какой получили результат:

Первое время, конечно мы привыкали к программе, устраняли технические сложности, наверное, как и с любой отраслевой программой нужно время, чтобы освоиться.

С помощью программы БИТ.Отель на базе 1С:Бухгалтерия 8 нам удалось:

Построить единую систему управления гостиницей с разграничением прав доступа для администратора, бухгалтера и управляющего отеля;
Обеспечить ведение управленческого, оперативного, складского, бухгалтерского и налогового учета в единой базе;
Вести бухгалтерскую документацию в соответствии с требованиями российского законодательства за счет получения данных служб бронирования и размещения гостей.
Построить гибкую систему бронирования, включающую быстрый поиск номера, прямую отправку подтверждения брони на электронную почту клиента, автоматический расчет стоимости проживания, а также групповое бронирование и интернет-бронирование;
Внедрить систему контроля за деятельностью всех служб отеля за счет сохранения истории работы со всеми документами;
Автоматизировать систему взаиморасчетов с клиентами (наличные, банковские карты, безналичный способ оплаты);
Обеспечить получение руководством отеля актуальных показателей деятельности отеля с различной детализацией, оперативных аналитических и статистических отчетов;
Мы рассчитываем с помощью внедрения БИТ.Отель 8 достичь еще больших результатов в нашей работе:

Повышения лояльности гостей за счет увеличения скорости и качества обслуживания;
Повышение конкурентоспособности отеля благодаря улучшению эффективности работы всех служб отеля;
Оперативного выставления счетов и контроля всех денежных поступлений;
Улучшения контроля за работой сотрудников отеля;
Сокращения трудозатрат персонала за счет работы в единой информационной базе;
Быстрого получения и отображения информации о состоянии номерного фонда;
Устранения ошибок и недочетов документооборота, связанных с человеческим фактором.

О программе БИТ.Отель:
Программа для комплексной автоматизации абсолютно любого типа гостиничного предприятия в соответствии с российским законодательством. Ваши гости будут довольны!

Бронирование, размещение, выписка гостей одним нажатием кнопки
Подключение модуля онлайн Интернет-Бронирования
Взаимодействие с системой WuBook и TravelLine (Channel Manager)
Единая база с бухгалтерией (интеграция с 1С:Бухгалтерия 8)
Взаимодействие с электронными замками, системой АТС
Контроль движения денежных средств
Управление маркетингом и лояльностью гостей
Отчетность по всей деятельности гостиничного предприятия

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

"Сфера деятельности: Туристический и гостиничный бизнес >> Гостиницы
Наша компания выражает благодарность коллективу ""1С:Первого БИТа"" за высокий профессионализм, проявленный при внедрении программного продукта ""1С:Бухгалтерия. ПРОФ"". Программа была внедрена для полноценного ведения бухгалтерского учета в нашей организации, отображения всех данных в единой базе. Компанию-франчайзи ""1С:Первый БИТ"" выбрали, исходя из ее положения в рейтингах, и как одну из наиболее стабильных.
В процессе внедрения хорошее впечатление о себе оставили все работавшие с нами специалисты этой компании. Они выполнили инсталляцию и настройку программного продукта, произвели установку классификаторов адресов, настроили учетную политику и произвели начальное обучение пользователей, дали консультации на хорошем профессиональном уровне .
Количество автоматизированных рабочих мест: 2
Работа программы поддерживается в рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС)."