Внедрение системы электронного документооборота "1С:Документооборот" в ПАО "ВМЭС"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

ПАО "ВМЭС" дочерняя структура «Россети Юг», занимающаяся передачей и распределением электроэнергии на территории Волгоградской областей.
Для повышения эффективности работы предприятию требовалась новая информационная система, которая позволила бы оптимизировать работу с документами. Для решения этой задачи была выбрана система "1С:Документооборот".

В ходе проекта выполнены следующие работы:
• Предпроектное обследование и построение архитектуры автоматизации;
• Описаны и настроены бизнес-процессы;
• Определены сценарии работы и ролевая модель;
• Проведены первичная настройка системы, настройка прав и ролей пользователей;
• Разработаны видео и текстовые инструкции пользователей по выполняемым функциям;
• Проведены предварительные испытания;
• Проведено обучение пользователей в группах;
• Пройдена опытная эксплуатация;
• Система запущена в промышленную эксплуатацию.

В результате внедрения запущена новая система документооборота компании на базе двух подразделений. Автоматизированы важные бизнес-процессы:
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет договоров

Определены и настроены сценарии работы пользователей служб. Документы систематизированы, легко найти нужный документ, определить, на каком этапе исполнения находится каждый процесс, кто является ответственным.

Выполнены следующие работы:

• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Отзыв клиента

ПАО «ВМЭС» выражает благодарность компании ООО ВЦ «Айлант» за внедрение программного продукта «1С: Документооборот 8. КОРП».
Публичное акционерное общество "Волгоградские межрайонные электрические сети", сокращённое наименование - ПАО "ВМЭС" осуществляет деятельность по распределению электроэнергии:
• обеспечению работы распределяющей системы (т.е. системы, состоящей из линий, столбов, счетчиков и электропроводов), которая передает электроэнергию, полученную от генерирующего сооружения или системы передачи электроэнергии конечному потребителю;
• оказание услуг по передаче (транспорту) электрической энергии;
• оказание услуг по технологическому присоединению электроустановок к сетям энергоснабжения.
В соответствии со спецификой деятельности, предъявляются следующие требования к системе документооборота:
• необходимость автоматизации электронного документооборота на российском программном обеспечении;
• необходимость автоматизации документооборота, связанная с большим объемом документов;
• необходимость строгого учета и контроля за исполнением документов.
Перед проектом внедрения системы электронного документооборота заказчиком были указаны потребности, которые конкретизировались в следующие задачи:
• Автоматизация следующих функций:
- прием и работа с входящими письмами для вышестоящих организаций, по производственным вопросам, по вопросам сбыта, по вопросам технологического присоединения;
- прием и работа с обращениями и жалобами граждан;
- работа с исходящими письмами;
- работа с внутренними документами: служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, поручения;
- весь цикл работ по учету договоров, дополнительных соглашений, протоколов согласования / разногласий, включая сложные процессы согласования и контроль;
- осуществление контроля за исполнением документов
• Автоматизация взаимодействия сотрудников;
• Контроль и анализ исполнительской дисциплины;
• Рационализация рабочего времени сотрудников - сокращение времени на поиск документов, на ожидание действий руководителя, перемещение документов из кабинета в кабинет;
• Информационная безопасность организации - возможность ограничения доступа сотрудников к конфиденциальной информации и предоставления доступа к документам, согласно занимаемой должности и решаемых функциональных задач.
В качестве программного продукта, по совету компании ООО ВЦ «Айлант», был выбран 1С: Документооборот 8 КОРП ред. 2.1, так как данный продукт отвечает тем потребностям, которые предъявляет заказчик к системе электронного документооборота.
Для решения задач заказчика и удовлетворения его потребностей в ходе проекта специалистами компании «Айлант» профессионально был проведен ряд работ:
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Обучение в группе в офисе заказчика
На текущий момент автоматизированы следующие функции Компании:
• Делопроизводство:
- прием и работа с входящими письмами для вышестоящих организаций, по производственным вопросам, по вопросам сбыта, по вопросам технологического присоединения;
- прием и работа с обращениями и жалобами граждан;
работа с исходящими письмами;
- работа с внутренними документами: служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, поручения;
• Весь цикл работ по учету договоров, дополнительных соглашений, протоколов согласования / разногласий, включая сложные процессы согласования и контроль;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль за исполнением документов.
Программный продукт «1С: Документооборот 8. КОРП» позволил автоматизировать важные бизнес-процессы, определив сценарии работы пользователей служб. Документы систематизированы, легко найти нужный документ, понять, на каком этапе исполнения находится каждый процесс, кто является ответственным.
Вариант работы системы: клиент-серверный;
Тип организации: коммерческая;
Количество сотрудников: 611;
Число автоматизированных рабочих мест: 245;
Количество документов, обрабатываемых в год: 38000;
Наличие территориально-распределенной СЭД: Центральный офис и 4 структурных подразделения;
Обучение: индивидуальное обучение в офисе заказчика, обучение в группе в офисе заказчика, инструкция пользователя, записаны обучающие видеоролики;