Внедрение системы электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» для ФГУП «Охрана» Росгвардии

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"

Описание

ФГУП «Охрана» Росгвардии является центральным органом управления Войсками национальной гвардии Российской Федерации, созданными на основе Внутренних войск МВД России. ФГУП «Охрана» Росгвардии имеет филиалы в каждом субъекте Российской Федерации.

Необходимость внедрения системы электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» (далее – СЭД) была вызвана отсутствием единой информационной базы данных, сложностью поиска документов, длительностью процесса обработки документов, а также неудобством осуществления контроля исполнительской дисциплины.

В рамках проекта ФГУП «Охрана» Росгвардией были поставлены следующие цели:
• оптимизация процесса обработки входящих/исходящих/внутренних документов, приказов и распоряжений;
• повышение контроля исполнительской дисциплины по назначенным и исполненным поручениям в организации;
• обеспечение возможности хранения и быстрого поиска электронных версий (электронный архив) документов;
• сокращение трудозатрат на ведение документооборота в организации за счет регламентированной деятельности внутри учетной системы;
• ускорение ведения внутренней служебной переписки.

Основная специфика внедрения СЭД – это поэтапное рассмотрение входящих документов и обмен документов между филиалами и Центральным Аппаратом.
Поэтапное рассмотрение входящих документов позволяет отправлять документ «сверху – вниз» до конечного исполнителя. Резолюция накладывается несколькими руководителями и уходит напрямую конечному исполнителю, а не возвращается обратно делопроизводителю.
Обмен документами между филиалами и Центральным Аппаратом реализован с помощью механизма ввода на основании и копирования ссылки на вложенные файлы. Отправка документа из Центрального аппарата и его регистрация филиалом происходит нажатием нескольких кнопок.

Выбор конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» был обоснован такими преимуществами программы, как: соответствие национальным стандартам документооборота, использование платформы 1С: Предприятие 8, масштабируемость программного обеспечения, гарантия безопасности и гибкая настройка прав доступа, оптимальное соотношение цена-качество.

В процессе внедрения системы электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» сотрудники ООО «Ителлекта» провели обследование и проектирование бизнес-процессов, настройку программы и прав доступа, заполнили НСИ, адаптировали конфигурацию под особенности ФГУП «Охрана» Росгвардии, провели обучение. В ходе выполнения работ были проведены предварительные испытания, опытная эксплуатация и приемочные испытания.

В процессе внедрения системы электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» автоматизированы следующие процессы:
• Регистрация и учет входящих, исходящих, внутренних документов, учет движения документов, их статистика;
• Хранение и использование документов, зарегистрированных в информационной базе;
• Постановка на контроль документов: от подготовки поручений до доведения их до исполнителей;
• Организация отчетности по исполнению поручений, ведение справочно-информационной работы по документам и систематизация зарегистрированных в СЭД документов;
• Ограничение функциональных возможностей пользователей в зависимости от должностных обязанностей, а также принадлежности к структурному подразделению Предприятия;
• Разграничение прав доступа к документам.

Внедрение электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» для ФГУП «Охрана» Росгвардии позволило получить единую информационную базу данных для регистрации и хранения электронных копий входящих, исходящих и внутренних документов, назначенных и исполненных поручений организации, обеспечило прохождение полного жизненного цикла входящих, исходящих и внутренних документов в электронном виде, предоставило механизм анализа и отчетности по исполнению поручений.

Система электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» передана в промышленную эксплуатацию 30.08.2019 г. в рамках пилотного участка (Центральный Аппарат, филиалы по г.Москве и в Тульской области). На следующем этапе внедрения предстоит охватить остальные филиалы в каждом субъекте Российской Федерации.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

ФГУП «Охрана» Росгвардии является центральным органом управления Войсками национальной гвардии Российской Федерации, созданными на основе Внутренних войск МВД России. ФГУП «Охрана» Росгвардии имеет филиалы в каждом субъекте Российской Федерации.

Необходимость внедрения системы электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» (далее – СЭД) была вызвана отсутствием единой информационной базы данных, сложностью поиска документов, длительностью процесса обработки документов, а также неудобством осуществления контроля исполнительской дисциплины.

В рамках проекта ФГУП «Охрана» Росгвардией были поставлены следующие цели:
• оптимизация процесса обработки входящих/исходящих/внутренних документов, приказов и распоряжений;
• повышение контроля исполнительской дисциплины по назначенным и исполненным поручениям в организации;
• обеспечение возможности хранения и быстрого поиска электронных версий (электронный архив) документов;
• сокращение трудозатрат на ведение документооборота в организации за счет регламентированной деятельности внутри учетной системы;
• ускорение ведения внутренней служебной переписки.

Основная специфика внедрения СЭД – это поэтапное рассмотрение входящих документов и обмен документов между филиалами и Центральным Аппаратом.
Поэтапное рассмотрение входящих документов позволяет отправлять документ «сверху – вниз» до конечного исполнителя. Резолюция накладывается несколькими руководителями и уходит напрямую конечному исполнителю, а не возвращается обратно делопроизводителю.
Обмен документами между филиалами и Центральным Аппаратом реализован с помощью механизма ввода на основании и копирования ссылки на вложенные файлы. Отправка документа из Центрального аппарата и его регистрация филиалом происходит нажатием нескольких кнопок.

Выбор конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» был обоснован такими преимуществами программы, как: соответствие национальным стандартам документооборота, использование платформы 1С: Предприятие 8, масштабируемость программного обеспечения, гарантия безопасности и гибкая настройка прав доступа, оптимальное соотношение цена-качество.

В процессе внедрения системы электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» сотрудники ООО «Ителлекта» провели обследование и проектирование бизнес-процессов, настройку программы и прав доступа, заполнили НСИ, адаптировали конфигурацию под особенности ФГУП «Охрана» Росгвардии, провели обучение. В ходе выполнения работ были проведены предварительные испытания, опытная эксплуатация и приемочные испытания.

В процессе внедрения системы электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» автоматизированы следующие процессы:
• Регистрация и учет входящих, исходящих, внутренних документов, учет движения документов, их статистика;
• Хранение и использование документов, зарегистрированных в информационной базе;
• Постановка на контроль документов: от подготовки поручений до доведения их до исполнителей;
• Организация отчетности по исполнению поручений, ведение справочно-информационной работы по документам и систематизация зарегистрированных в СЭД документов;
• Ограничение функциональных возможностей пользователей в зависимости от должностных обязанностей, а также принадлежности к структурному подразделению Предприятия;
• Разграничение прав доступа к документам.

Внедрение электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» для ФГУП «Охрана» Росгвардии позволило получить единую информационную базу данных для регистрации и хранения электронных копий входящих, исходящих и внутренних документов, назначенных и исполненных поручений организации, обеспечило прохождение полного жизненного цикла входящих, исходящих и внутренних документов в электронном виде, предоставило механизм анализа и отчетности по исполнению поручений.

Система электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» передана в промышленную эксплуатацию 30.08.2019 г. в рамках пилотного участка (Центральный Аппарат, филиалы по г.Москве и в Тульской области). На следующем этапе внедрения предстоит охватить остальные филиалы в каждом субъекте Российской Федерации.

Оцениваем услуги по внедрению системы электронного документооборота на базе конфигурации «1С: Документооборот 8 КОРП» специалистами ООО «Ителлекта» по шкале от 1 до 5:
• Соответствие программ потребностям организации, в том числе в результате адаптации: «__»
• Удобство работы со специалистами: «__»
• Качество выполняемых работ специалистами: «__»
• Оперативное решение вопросов: «__»
• Качество работы партнера 1С: «__»

ФГУП «Охрана» Росгвардии рекомендует компанию ООО «Ителлекта» как надежного и профессионального партнера, который способен своевременно оказать квалифицированную помощь по внедрению системы электронного документооборота на базе «1С: Документооборот КОРП».