Автоматизация учета выполненных работ на СТО в ООО "Алтехмаш" на базе программы 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ и "Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти ПРОФ, редакция 5"

ООО "Алтехмаш"
Ханты-Мансийский Автономный округ - Югра АО, г Нижневартовск, Июнь 2019

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: PostgreSQL)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 12

Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 12

Меня зовут Болдырева Светлана Ивановна, я являюсь директором компании ООО «Алтехмаш». Наша компания занимается ремонтом и продажей автомобилей. В компании используется для ведения бухгалтерского и налогового учета программа «1С:Бухгалтерия».

Учет оказанных услуг на собственной СТО ведется в программе «1С:Бухгалтерия», а выписка заказ-нарядов на выполнение работ делалась в EXCEL. Учет расходных запчастей и прочих агрегатов велся на бумаге. Существующее положение в учете не учитывало работу СТО в полном объеме и не обеспечивало оперативный контроль работы станции, затрудняло анализ деятельности компании. Нам необходимо было вести учет расхода запчастей, распределение работ между мастерами, составление плана загрузки техников и так далее. Мы очень нуждались в усилении контроля за работами на СТО и в упрощении учета. Еще одной важной задачей было автоматизировать учет контроля качества обслуживания и работу с претензиями.

Было принято решение обратится к партнерами фирмы «1С» в нашем городе – «Центр обслуживания бизнеса». После переговоров и обсуждения задач, приняли решение о приобретении специализированной программы учета, подходящей под наши требования «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти ПРОФ, редакция 5» и составлен план настройки и доработки типового функционала.

Автоматизация
После приобретения ПП был установлен на сервер предприятия и выполнены настройки типового функционала:

  • Настроен складской учет и продажа запасных частей 

  • Настроено автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста по записи на ремонт и обслуживание. Запись настроена по цехам и мастерам. Отчет «График загруженности» выведен в панель для быстрого доступа

  • Настроено АРМ  специалиста по ведению заказ-нарядов

  • Запущено АРМ специалиста по калькуляции стоимости ремонта

  • Настроен механизм заказов автомобилей, резервирование под клиента

  • Доработан функционал контроля качества выполненных работ. Для этого добавлен документ «Обратная связь», который вводится на основании заказ-наряда. В шапке документа указаны мастер и  исполнители работ, дата выполнения. В табличной части документ содержит набор вопросов из скрипта специалиста отдела качества и поля для ввода ответов. Специалист отдела производит обзвон клиентов, которые проходили у нас обслуживание, и заносит все ответы в документ. Каждый вариант ответа на вопрос имеет свой вес, и по окончанию опроса получается итоговое «Настроение клиента», выраженное в числовом формате. На основании «Итогового настроения клиента» документ приобретает статус: Зеленый, Желтый, Красный. Так же документ содержит текстовые поля неограниченной длины «Пожелания клиента», «Комментарии мастера». На основании документа можно создать документ «Претензия», в котором описывается текст претензии со слов клиента, ответственный за выполненные работы мастер и название цеха. После создания и записи документа «Претензия» ответственному мастеру приходит напоминание об этом. Из напоминания мастер переходит в документ Претензия и вносит свои комментарии в поле «Комментарии мастера».
    Был разработан новый отчет по претензиям, который содержит информацию по поступившим претензиям за выбранный период. В отчете можно установить отборы по периоду, мастеру, цеху.
    Также добавлен новый отчет «Обратная связь», который формируется за выбранный период и его можно отфильтровать по заказчику и виду работ. Отчет собирает все заказ-наряды за период, добавляет к ней информацию из документа «Обратная связь» и, если имеется, из документа «Претензия».

  • Был настроен обмен данными с программой 1С:Бухгалтерия

Результат

При помощи единой системы учета настроенной и запущенной в эксплуатацию специалистами «Центра обслуживания бизнеса», наша компания получила автоматизацию управленческого учета в целом по компании. Мы имеем возможность анализировать работу своих мастеров и оперативно принимать меры по улучшению сервиса обслуживания, что очень важно в нашем бизнесе.

Мы можем анализировать деятельность компании, чтобы сократить издержки, выявить недостачи, просмотреть движение запасных частей. По работе с персоналом появилась возможность контролировать загрузку мастеров и устранить простои в работе и обеспечить равномерную нагрузку на все цеха компании.

Мы устранили разрыв и неразбериху в данных во взаиморасчетах с клиентами, при помощи обмена данными между программой бухгалтерии и управленческой программой учета, мы видим кто и за что оплачивал, кто из клиентов «висит» в должниках, что позволяет оперативно работать с дебиторской задолженностью.

Выражаем благодарность партнеру-франчайзи «Центр обслуживания бизнеса» и ее руководителю Грудачевой Инне Олеговне за ответственный подход к работе, понимание поставленных задач и успешную реализацию наших пожеланий и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество с этой компанией.

Директор ООО «Алтехмаш» Болдырева С.И.

Автоматизированы следующие функции:

  • Взаиморасчеты с покупателями
  • Розничная торговля
  • Управление складскими запасами
  • Учет прихода ТМЦ
  • Учет продаж ТМЦ
  • Учет ТМЦ в цеховых кладовых
  • Формирование графика поступления оплат

Сопровождение:

  • Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
  • Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
  • Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС

Описание

Учет оказанных услуг на собственной СТО ведется в программе «1С:Бухгалтерия», а выписка заказ-нарядов на выполнение работ делалась в EXCEL. Учет расходных запчастей и прочих агрегатов велся на бумаге. Существующее положение в учете не учитывало работу СТО в полном объеме и не обеспечивало оперативный контроль работы станции, затрудняло анализ деятельности компании. Нам необходимо было вести учет расхода запчастей, распределение работ между мастерами, составление плана загрузки техников и так далее. Мы очень нуждались в усилении контроля за работами на СТО и в упрощении учета. Еще одной важной задачей было автоматизировать учет контроля качества обслуживания и работу с претензиями.
Было принято решение обратится к партнерами фирмы «1С» в нашем городе – «Центр обслуживания бизнеса». После переговоров и обсуждения задач, приняли решение о приобретении специализированной программы учета, подходящей под наши требования «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти ПРОФ, редакция 5» и составлен план настройки и доработки типового функционала.
Автоматизация
После приобретения, ПП был установлен на сервер предприятия и выполнены настройки типового функционала:
1. Настроен складской учет и продажа запасных частей
2. Настроено автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста по записи на ремонт и обслуживание. Запись настроена по цехам и мастерам. Отчет «График загруженности» выведен в панель для быстрого доступа
3. Настроено АРМ специалиста по ведению заказ-нарядов
4. Запущено АРМ специалиста по калькуляции стоимости ремонта
5. Настроен механизм заказов автомобилей, резервирование под клиента
6. Доработан функционал контроля качества выполненных работ. Для этого добавлен документ «Обратная связь», который вводится на основании заказ-наряда. В шапке документа указаны мастер и исполнители работ, дата выполнения. В табличной части документ содержит набор вопросов из скрипта специалиста отдела качества и поля для ввода ответов. Специалист отдела производит обзвон клиентов, которые проходили у нас обслуживание, и заносит все ответы в документ. Каждый вариант ответа на вопрос имеет свой вес, и по окончанию опроса получается итоговое «Настроение клиента», выраженное в числовом формате. На основании «Итогового настроения клиента» документ приобретает статус: Зеленый, Желтый, Красный. Так же документ содержит текстовые поля неограниченной длины «Пожелания клиента», «Комментарии мастера». На основании документа можно создать документ «Претензия», в котором описывается текст претензии со слов клиента, ответственный за выполненные работы мастер и название цеха. После создания и записи документа «Претензия» ответственному мастеру приходит напоминание об этом. Из напоминания мастер переходит в документ Претензия и вносит свои комментарии в поле «Комментарии мастера».
Был разработан новый отчет по претензиям, который содержит информацию по поступившим претензиям за выбранный период. В отчете можно установить отборы по периоду, мастеру, цеху.
Также добавлен новый отчет «Обратная связь», который формируется за выбранный период и его можно отфильтровать по заказчику и виду работ. Отчет собирает все заказ-наряды за период, добавляет к ней информацию из документа «Обратная связь» и, если имеется, из документа «Претензия».
7. Был настроен обмен данными с программой 1С:Бухгалтерия предприятия
Результат
При помощи единой системы учета настроенной и запущенной в эксплуатацию специалистами «Центра обслуживания бизнеса», наша компания получила автоматизацию управленческого учета в целом по компании. Мы имеем возможность анализировать работу своих мастеров и оперативно принимать меры по улучшению сервиса обслуживания, что очень важно в нашем бизнесе.
Мы можем анализировать деятельность компании, чтобы сократить издержки, выявить недостачи, просмотреть движение запасных частей. По работе с персоналом появилась возможность контролировать загрузку мастеров и устранить простои в работе и равномерную нагрузку на все цеха компании.
Мы устранили разрыв и неразбериху в данных во взаиморасчетах с клиентами, при помощи обмена данными между программой бухгалтерии и управленческой программой учета, мы видим, кто и за что оплачивал, кто из клиентов «висит» в должниках, что позволяет оперативно работать с дебиторской задолженностью.

Выполнены следующие работы:

  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
  • Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
  • Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)