Внедрение 1С:Документооборот 8 ПРОФ в ЗАО «Тулаэлектропривод»

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Интеграция (встраивание) БЭД
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

В ЗАО «Тулаэлектропривод» автоматизировано 64 рабочих мест с помощью программы«1С:Документооборот 8 ПРОФ».
Ранее в ЗАО «Тулаэлектропривод» документооборот не был автоматизирован. Вся информация хранилась в электронных таблицах, передавались документы преимущественно в бумажном виде. Проверка и анализ данных занимали неоправданно много времени, встречались ошибки и дубли. Отчеты, которые получали руководители, не всегда отражали необходимые сведения, это усложняло контроль состояния дел и мешало планированию стратегической позиции.
Руководство решило упорядочить систему документооборота. Партнером по внедрению стала компания «Гильдия консультантов», которая на протяжении 18 лет занимается разработкой и поддержкой продукции фирмы «1С». Проект автоматизации включал две приоритетные задачи: оптимизация процессов обработки документов и упорядочение хранения данных. Специалисты ООО «Гильдия консультантов» презентовали конфигурацию «1С:Документооборот 8 ПРОФ», которая отлично подходила для поставленных целей.
Сотрудники ООО «Гильдия консультантов» провели следующие работы:
• установка программы;
• настройка прав доступа пользователей;
• интеграция с другими системами;
• разработка шаблонов документов;
• обучение.
ЗАО «Тулаэлектропривод» получило систему электронного документооборота, разработанную в соответствии со спецификой деятельности, потребностями и пожеланиями пользователей. Новая система решает ряд острых проблем:
• унифицированы формы документов;
• обеспечено единое надежное хранилище,
• автоматизировано планирование производства;
• настроены механизмы по делегированию и контролю сроков исполнения поручений;
• созданы шаблоны типовых процессов и нормативы выполнения,
• сокращено время на поиск необходимых документов;
• исключены риски утери информации при поломке компьютеров и увольнении отдельных сотрудников.
Система передана в промышленную эксплуатацию 11 сентября 2019 г. В настоящее время ведется информационно-технологическое сопровождение компании: оформлено платное сопровождение «1С:ИТС» и осуществляется методическая поддержка пользователей. В дальнейшем планируется расширение функционала программы.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов

Отзыв клиента

Отзыв о внедрении в ЗАО «Тулаэлектропривод» Программного продукта "1С:Документооборот ПРОФ"
ЗАО «Тулаэлектропривод» - ведущее предприятие России по производству электроприводов для трубопроводной арматуры с 70-летней историей. Основное направление деятельности – проектирование, изготовление, поставка и сервисное обслуживание электроприводов для трубопроводной арматуры. Заказчиками являются дочерние компании и подразделения ОАО "Газпром", ОАО "Лукойл", ОАО "Сибур Холдинг", ОАО "Сургутнефтегаз", АО "КазТрансОйл", РУП "Производственное объединение "Белоруснефть"" и другие компании по добыче, переработке и транспортировке нефти и газа.
В ЗАО «Тулаэлектропривод» документооборот не был автоматизирован. Вся информация хранилась в электронных документах и на бумажных носителях без единой системы хранения и доступа. Документы, требующие подписи получателя, специалиста или должностного лица, передавались в бумажном виде, часть ознакомительных документов передавалась по сети в электронном виде и, в большинстве случаев, дублировалась на бумажном носителе. Сроки согласований и передачи управленческо-распорядительной, бухгалтерской и технической документации иногда негативно сказывались на деятельности служб предприятия. А так же существенные затраты на документооборот в человеко-часах и содержание множительно-печатной техники, заставило задуматься над решением этой проблемы. В начале 2019 года руководством ЗАО «Тулаэлектропривод» было принято решение о внедрении на предприятии электронного документооборота. По итогам сравнения систем документооборота, было принято решение о внедрении системы «1С:Документооборот ПРОФ»
Партнером по внедрению "1С:Документооборот ПРОФ". Выбрана компания «Гильдия консультантов», которая на протяжении 18 лет занимается разработкой и поддержкой продукции фирмы «1С».

Некоторые преимущества "1С:Документооборот", которые привели к выбору именно данной системы Заказчиком:
• Небольшая стоимость владения, дополнительно снижающаяся за счет использования уже существующих клиентских и серверных лицензий на Платформу 1С.
• Более тесная интеграция с решениями Фирмы 1С, позволяющая получить единое информационное пространство на предприятии.
• 1С:ДО не только система электронного документооборота (СЭД), как другие системы, но и система расширенного функционального взаимодействия подразделений, сотрудников (есть календарь занятости пользователя для планирования работ, есть форум для обсуждения документов).
• Система настраивается как в пользовательском режиме, так и до настраивается любым разработчиком, знающим среду разработки 1С, имеет открытый код.
• Отличие от других систем в наличии распространяемого комплекта методических материалов, с шаблонами документов, инструкций, приказов, а также сертифицированной методики внедрения.
• Соответствует всем национальным стандартам и требованиям российского законодательства.
Работы проведенные специалистами ООО «Гильдия консультантов»
• Первоначальная настройка системы документооборота;
• Настройка организационной структуры, ролей и пользователей совместно с Заказчиком;
• Создание видов и шаблонов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций (с прикреплением файлов типовых договоров без настройки авто заполнения);
• Настройка связей документов;
• Настройка реквизитов контрагента (контактные данные, дата проверки службой безопасности, файлы службы безопасности);
• Настройка комплексного процесса обработки любых договорных документов, которые не относятся к поставке товаров:
- Проверка наличия любых вложений в карточке контрагента и в карточке предмета перед стартом процесса;
- Проверка службой безопасности новых контрагентов с автоматическим заполнением даты в карточке контрагента;
- Параллельное согласование руководителем подразделения, юридическим отделом, бухгалтерией;
- Регистрация и подписание директором в зависимости от выбранной организации в документе;
- Настройка прав доступа к документам по организации, подразделению, инициатору;

По итогам выполнения работ Система передана в промышленную эксплуатацию с 11.09. 2019 года. Автоматизировано 64 рабочих места. Наша организация получила комплексное решение по автоматизации учета и хранения документов. В настоящее время работы по освоению системы продолжаются. С компанией ООО «Гильдия консультантов» оформлен договор на услуги ИТС. Осуществляется методическая поддержка пользователей. В дальнейшем планируется расширение функционала программы. Надеемся на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество!

Соответствие потребностям организации: 5
Удобство работы с программой: 5
Оценка качества работы партнера "1С": 5
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да


Начальник отдела АСУ Углинский Владимир Иванович
18.10.2019г.