Автоматизация электронного документооборота в ГК "Дамате" при использовании «1С: Документооборот 8 КОРП

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Распределенная организационная структура ООО «Тюменские молочные фермы», в которой фермы, кормовые склады и администрация (Москва, Тюмень) расположены на достаточном удалении друг от друга затрудняла бумажный документооборот. Особенно это проявлялась при работе с такими документами как Приказ, Служебная записка, Распоряжение. Однотипные документы составлялись каждый раз заново без использования общедоступных шаблонов. Сотрудники тратили рабочее время на поездки и «хождения по кабинетам» при согласовании документов. Цепочки согласования были неизвестны сотрудникам. Процесс ознакомления сотрудников молочных ферм с приказами и распоряжениями был очень длителен, документы часто терялись.

Остальные организации, входящие в ГК «Дамате» уже работали в «1С: Документооборот 8 КОРП", редакция 2.1.
При рассмотрении потенциальных партнеров, оказывающих услуги по внедрению "1С: Документооборот", предпочтение было отдано Группе компаний ООО «Алгоритм-Сервис», обладающей опытом в области внедрения системы документооборота.

В 2017 году был заключен договор на внедрение системы документооборота в ООО «Тюменские молочные фермы».

Были поставлены следующие задачи автоматизации:
1. Автоматизировать учет бумажных документов в электронной системе;
2. Организовать структурированное хранение документированной информации и коллективную работу с документами в электронной системе по стандартам ГК «Дамате»;
3. Наладить постоянный мониторинг работы с документами и контроль исполнения документов;
4. Минимизировать риски по утрате документов, утечке документированной информации, фальсификации документов;
5. Сократить сроки обработки: согласования, утверждения, ознакомления и исполнения документов;
6. Сократить время поиска документов;
7. Внедрить инструмент, который позволит повысить эффективность работы с документами и создаст единое информационное пространство для всех подразделений и организаций, входящих в холдинг.

При внедрении были проведены следующие работы:
1. Проведено экспресс-обследование бумажного документооборота у заказчика.
2. Подготовлен список документов и регламенты обработки их в системе 1С: Документооборот. Разработана общая стратегия внедрения.
3. Проведено заполнение НСИ.
4. Подготовлены автозаполняемые шаблоны для исходящих и внутренних документов и шаблонов процессов с настройкой маршрутизации.
5. Настроено выполнение задач по почте для удаленных сотрудников.
6. Настроены права пользователей в разрезах видов документов, и организаций.
7. Написаны инструкции и проведено обучение.

Ключевые результаты проекта:
Документы ООО «Тюменские молочные фермы» хранятся в общей структуре хранения файлов в ГК «Дамате», что обеспечило их сохранность и облегчило поиск нужного документа.
Существенно сократилось время:
- на создание нового документа, за счет введения общефирменных шаблонов;
- согласования документов;
- ознакомления удаленных сотрудников с приказами и распоряжениями, за счет выполнения задач по электронной почте.

Всего автоматизировано 50 рабочих мест.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Отзыв клиента