Настройка регламентированного и управленческого учета, доработка учета ТМЦ в программе "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" в ООО «ПУД» (крупнейшая розничная сеть продуктовых магазинов в Крыму)
ООО "ПУД"
ООО "ПУД" - крупнейшая розничная торговая сеть продуктовых магазинов на территории Республики Крым, включающая 71 магазин, логистический центр площадью более 35 000 квадратных метров, 5 распределительных центров. Товарный ассортимент, реализуемый в сети магазинов, - более 5 000 наименований продовольственных и непродовольственных товаров по выгодным ценам. Все магазины расположены в шаговой доступности в любом городе и крупном населенном пункте полуострова. Компания обладает собственным автопарком большегрузных автомобилей, используемых для обслуживания сети "ПУД".
Бухгалтерский, налоговый и управленческий учет компании осуществляется в решении «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» редакция 3.0.
В складской и торговой деятельности компанией используется большое количество торгового оборудования для хранения товаров, обеспечения условий хранения, выкладки товара. Используемое оборудование находится как в собственности компании, так и в аренде. В связи с этим, одна из важных задач для компании – автоматизация процессов учета и движения товарно-материальных ценностей, находящихся в эксплуатации.
Для выполнения поставленной задачи по адаптации конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» редакция 3.0 под стандарты и требования компании были реализованы следующие механизмы:
-
разработана обработка для списания со счета МЦ.04 некорректных остатков материалов по состоянию на 31.12.2018;
-
разработана обработка по загрузке остатков материалов по счету МЦ.04 на основании данных таблиц в формате Excel;
-
разработана обработка, позволяющая по заданным критериям формировать документы «Перемещение товаров» на магазины со складов хранения расходных материалов, документы «Требование-накладная» по списанию ТМЦ по магазинам.
-
разработан новый документ «Перемещение в эксплуатации» для отражения перемещения между местами хранения и материально-ответственными лицами находящихся в эксплуатации товарно-материальных ценностей по счету МЦ.04; автоматизировано заполнение документа, формирование бухгалтерских проводок, реализована печатная форма накладной на перемещение;
-
разработан аналитический отчет по остаткам ОС, ТМЦ, МЦ в разрезе структурных подразделений с возможностью выгрузки и автоматической рассылки в подразделения организации;
-
доработан документ Инвентаризация товаров и форма инвентаризационной описи ИНВ-3 – реализован дополнительный к имеющемуся функционал заполнения забалансовыми остатками ТМЦ на складах, учитываемыми на счете МЦ.04 и счете 002 (с учетом ограничения по подразделениям).
Разработанный и внедренный функционал позволил:
-
загрузить данные из исторических учетных систем, а также из файлов в формате Excel;
-
автоматизировать процессы учета и движения ТМЦ в подразделениях и на складах организации;
-
обеспечить проведение инвентаризаций ТМЦ (фактическое наличие, излишки, недостачи) с автоматизированной обработкой результатов инвентаризации, снизить трудоемкость проведения инвентаризаций;
-
повысить достоверность представления данных о ТМЦ, находящихся в эксплуатации;
-
получить новые аналитические отчеты для разных групп пользователей.
Автоматизированы следующие функции:
- Банк и касса
- Завершение периода
- Налоговый учет
- Расчет зарплаты и кадровый учет
- Расчеты с контрагентами
- Регламентированная отчетность
- Товарно-материальные ценности
- Торговые операции
Сопровождение:
- Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
Описание
Главным фактором в необходимости проведения комплексного анализа базы данных и внешнего аудита учёта, в модернизации отдельных участков и отчётов стало решение руководства компании об отказе параллельного ведения регламентированного учета в старых программах 1С 7.7 для Украины и полном переводе учета на решение 1С:Бухгалтерия 8 КОРП с 01.01.2018 года.
Работы проводились в уже имеющемся в эксплуатации программном комплексе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» редакции 3.0 на актуальном релизе. Данная база данных является "сводной". В неё выгружаются данные из магазинов, распределительных центров, центра логистики, а также из программы "1С:Зарплата и управление персоналом", редакция 3.0. В рамках проекта было охвачено: рабочих мест - 50, магазинов - 71, распределительных центров - 5, структурных подразделений - 217.
В ходе проекта были проанализированы и протестированы обмены, внесены исправления в механизмы загрузки данных, откорректирована порядок формирования и полнота выгружаемой информации, её отражение в документах сводной базы, проведена адаптация и доработка базы данных в связи со спецификой и требованиями компании.
До старта проекта регламентированный учет велся в базе данных без применения ПБУ 18/02 с отсутствием ряда операций и данных в регистрах налогового учета. Порядок отражения отдельных хозяйственных операций не соответствовал положениям о бухгалтерском учете, а также требованиям налогового законодательства.
Работы по проекту начались с отдельного, а затем комплексного анализа участков и базы в целом. Первое решение - о восстановлении целостности файла базы данных, тестировании и исправлении, пересчете итогов для восстановления структуры данных и их корректного отображения в проводках, отчетах и регистрах системы. Поэтапное тестирование базы дало результат. Вторым решением запустилась процедура свертки базы, для уменьшения её объёма с целью увеличения скорости выполнения регламентных заданий. Свертка базы длилась несколько суток, но завершилась корректно и дала результативные документы ввода начальных остатков на 01.01.2018 года, которые далее корректировались с учётом внесенных изменений в Учётную политику, с учётом применения ПБУ 18/02.
После получения корректных остатков в бухгалтерском и налоговом учёте, были перепроведены все блоки учетных документов начиная с 01.12.2017 года с соблюдением хронологии последовательности, внесением в них исправлений, недостающей аналитики, а также проверено их соответствие действующим положениям о бухгалтерском учёте и требований налогового законодательства РФ.
Необходимость закрывать периоды многократно и вносить исправления в учёт продиктовала третье решение: уменьшение объёма базы через перенос сканированных договоров из документов на отдельный ресурс.
Отдельно был рассмотрен механизм формирования, движения, расчёта и отражения торговой наценки, используя типовой и не типовой механизмы. Созданы инструкции, для корректного отражения и анализа торговой наценки. Достигнуты положительные результаты в стабилизации сроков сдачи управленческой и регламентированной отчётности.
В связи с объемами и спецификой деятельности организации в соответствии с требованиями заказчика был разработан функционал учета ТМЦ: реализована загрузка данных из исторической системы и файлов в формате Excel, разработан новый документ для отражения перемещений ТМЦ, находящихся в эксплуатации, доработаны документы инвентаризации, разработаны аналитические отчеты. Также были внесены изменения в механизмы загрузки выписки банка.
В результате реализации проекта были получены следующие основные результаты:
• получены корректные остатки на начало 2018, 2019 г.г.
• в результате процедуры свертки информационной базы уменьшился её объем и увеличилась скорость выполнения операций;
• отражение хозяйственных операций в базе приведено в соответствие требованиям, обозначенным в положениях о бухгалтерском учете;
• регламентированная отчетность заполняется автоматически по данным регистров;
• исправлен механизм формирования, движения и расчета торговой наценки с корректными остатками на конец расчетных периодов;
• полностью задействован типовой функционал программы, минимизировано использование ручных операций;
• разработан ряд инструкций для пользователей и руководства;
• даны инструкции технического характера для переноса сканированных договоров из базы в отдельное хранилище на сервере, что существенно повлияет на повышение скорости выполнения регламентных процедур при закрытии периодов;
• оптимизированы сроки получения данных управленческой отчетности;
• реализован функционал учета ТМЦ, находящегося в эксплуатации, повышена детализация учета и сохранность ТМЦ;
• снижены трудозатраты по разноске выписки банка.
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
ООО "ПУД" - крупнейшая розничная торговая сеть продуктовых магазинов на территории Республики Крым.
Более миллиона жителей и гостей полуострова оценили преимущества покупок в магазинах "ПУД". Сегодня в нашей розничной сети 71 магазин. Ежедневно покупки осуществляют более 100 тысяч крымчан, а в летний период количество покупателей увеличивается до 200 тысяч ежедневно.
Для наших покупателей мы предлагаем более 5 000 продовольственных и непродовольственных товаров по выгодным ценам. Все магазины расположены в шаговой доступности в любом городе и крупном населенном пункте полуострова. В сочетании с высоким качеством реализуемой продукции, наличием парковки и удобным территориальным расположением, сеть магазинов "ПУД" максимально соответствует предпочтениям наших потребителей.
Специалисты компании "ПУД" работают над тем, чтобы создавать для покупателей комфортные условия для приобретения необходимых товаров, начиная от стратегического планирования до реализации товара на полках. В нашем распоряжении собственный современный логистический центр с площадью более 35 000 квадратных метров, на котором используются передовые технологии хранения и распределения продукции. Так же компания обладает собственным автопарком большегрузных автомобилей, для обслуживания сети "ПУД" по Крыму и Краснодарскому краю.
Торговая сеть "ПУД" работает для обеспечения продуктами питания и непродовольственными товарами населения Крыма и Краснодарского края. Мы гарантируем высокое качество товаров по доступной цене.
Бухгалтерский, налоговый и управленческий учет компании осуществляется в решении «1С: Бухгалтерия 8 КОРП» редакция 3.0.
В 2018 году руководством компании было принято решение об отказе от параллельного ведения регламентированного учета в старых программах 1С 7.7 для Украины, что послужило главным фактором в необходимости проведения комплексного анализа базы данных, внешнего аудита учёта, а также в модернизации отдельных участков и разработке новых документов и отчётов.
Реализацию проекта по настройке бухгалтерского, налогового, управленческого учета, расчёта торговой наценки на базе 1С: Бухгалтерия 8 КОРП было решено доверить специалистам компании 1С:Франчайзи «Эдит Про».
В результате реализации проекта была повышена работоспособность базы данных, увеличилась скорость выполнения регламентных заданий и закрытия периодов, снижено количество ошибок при отражении хозяйственных операций в учете. Также были получены корректные остатки на счетах бухгалтерского и налогового учёта, исправлены данные регистров, что позволило организовать сдачу управленческой и регламентированной отчетности в утвержденные сроки, а также в соответствии с нашими внутренними стандартами и требованиями.
Все работы проводились специалистами компании «Эдит Про» на высоком профессиональном уровне. В ходе проекта специалистами компании «Эдит Про» учитывалась сложность ситуации и очень сжатые сроки для её решения и устранения причин, повлекших сбой в отражении данных на счетах бухгалтерского и налогового учета и в отчетности; максимально подробно и четко озвучивались рекомендации и решения в этапах восстановления базы данных, сворачивания и приведения учёта в корректное состояние.
Реализация проекта велась без остановки и прерывания рабочего процесса компании "ПУД". В ходе работ по проекту было задействовано более 50 рабочих мест.
Все возникающие вопросы решались в полном объеме в максимально короткие сроки с подробным и чётким описанием причин и рекомендаций к исправлениям, а также давались инструкции и рекомендации пользователям для корректного отражения хозяйственных операций в учете. Дополнительные отчеты и обработки тестировались и передавались в эксплуатацию с приложенным руководством для пользователей. Регламентированную и управленческую отчетность удалось сдать в согласованные сроки.
Мы довольны сотрудничеством со специалистами компании «Эдит Про» и будем рекомендовать компанию своим коллегам.
Оценка проекта по 5-балльной шкале:
соответствие потребностям организации – Отлично;
удобство работы с программой – Отлично;
оценка качества работы партнера «1С» – Отлично.
Отзыв клиента
