Внедрение ПП "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГБУ "Администрация морских портов Охотского моря и Татарского пролива"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Другое
• Работа с обращениями граждан
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Управленческий учет
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Главными преимуществами «1С:Документооборот государственного учреждения», повлиявшими на выбор ПО, стали следующие: приемлемая стоимость, широкий функционал системы, подходящий для государственных учреждений с регионально-распределенной сетью структурных подразделений, а также простота внедрения, в том числе – простота доработок продукта при необходимости.
В ходе проекта были произведены следующие работы:
• Разработана структура нормативно-справочной информации (виды документов, связи видов документов, группы внутренних документов и файлов, структура предприятия, нумераторы и пр.);
• Оптимизированы и регламентированы процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами;
• Настроена система, в соответствии с разработанной структурой нормативно-справочной информации, а также регламентами комплексных процессов;
• Настройки системы протестированы совместно с ключевыми пользователями;
• Обучены конечные пользователи системы, подготовлены инструкции;
• Осуществлена опытная эксплуатация системы, с поддержкой пользователей.
Основные результаты проекта:
• Вся корреспонденция регистрируются в единой информационной базе. Она связываются между собой, отправителем и получателем. Таким образом можно ознакомиться с историей переписки с клиентом.
• Система позволяет создавать документы на основании готовых шаблонов. Это экономит время и повышает производительность труда.
• Легко контролировать исполнение задач. Руководство видит, за кем и какое поручение закреплено, какие сроки для выполнения. Система автоматически формирует напоминания, уведомляет сотрудников о просроченных документах.
• • Документы находятся в безопасности: если раньше из-за частых передач оригиналы терялись, теперь бумажные версии входящих писем и договоров хранятся в архиве, а электронные документы и скан-копии оригиналов – в базе. Это снижает риски потери данных.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика