Автоматизация управленческого учета для КГАУ "Центр спортивной подготовки" на базе "1С:Фитнес клуб"

Центр спортивной подготовки реализует государственные региональные и межмуниципальные программы развития физической культуры и спорта на территории Красноярского края.

Центр спортивной подготовки имеет на своем балансе физкультурно-оздоровительный комплекс «Дельфин», на территории которого занимаются как профессиональные спортсмены, так и любители активного отдыха. ФОК «Дельфин» является центром тестирования норм ГТО. Комплекс «Дельфин» оказывает платные услуги плавания в бассейне для детей и взрослых в группах и индивидуальные абонементы, занятия в тренажерном зале и занятия с тренерами, посещение сауны, услуги зала хореографии, детский фитнес, предлагает прокат спортивного инвентаря и различное оборудование для плавания, стрельбы и прочее.

До 2018 года учет велся в Excel, что было очень трудоемко, не было возможности контролировать клиентов, посещающих комплекс. Абонементы выписывались вручную, сроки истечения абонемента отслеживались не вовремя, мы теряли деньги и лояльность клиента, когда долго не могли найти нужную информацию по уже оплаченным абонементам. Проблемы возникали и при прохождении организованных групп на занятие, администраторы не успевали быстро отметить занятия для всех клиентов пришедших в группе, возникали ошибки пользователя и недовольство со стороны клиентов. Кроме того комплекс» Дельфин» посещают различные категории граждан (дети, пенсионеры, инвалиды, дети-сироты, дети-инвалиды  и прочие), которые имеют льготы на платные услуги, отследить льготы  было невозможно, часто встречались ситуации, когда человек имеет две льготы (например ребенок-инвалид),  тогда администраторы комплекса путались и вообще не знали какую стоимость абонемента брать с  посетителя, встала проблема хранения персональных данных клиентов.

Было принято решение об автоматизации. Мы обратились в ООО «Собиз», так как с этой компанией мы успешно работали по программному продукту 1С: Бухгалтерия государственного учреждения. С руководителями отделов была проведена встреча с аналитиками компании «Собиз» и совместно с нашими системными администраторами  предложено решение "1С:Фитнес клуб". Конфигурация "1С:Фитнес клуб" была доработана под наши требования, добавлена возможность обслуживания платных услуг для  различных категорий граждан, автоматизировано расписание занятий. Разработан отчет «Аренда зала», теперь администраторы точно могут спланировать загруженность залов и не возникает проблем с переполнением, раньше в работе администраторов возникали неприятные ситуации и клиентам приходилось отказывать, когда они уже пришли на занятие. После внедрения,  автоматически отслеживаются посещения, и абонементы при их истечении считаются использованными. Создана обработка по посещению комплекса корпоративными клиентами, создан дополнительный «Отчет по продажам на дату». Для удобства администраторов реализована обработка «Автопобор клиента пришедшего в организованной группе», автоматически проставляются занятия и отслеживаются посещения. Решены проблемы хранения персональных данных клиента и льгот различных категорий граждан.

Мы получили готовый работающий программный продукт, настроенный под наши требования. Вдвое ускорилась работа администраторов, мы можем планировать наши помещения на любой промежуток времени, улучшился контроль за абонементами и следовательно увеличилась наша выручка, появилась возможность формировать различные управленческие отчеты.

Мы работаем как современный спортивный комплекс, автоматизация помогла нам выйти на более высокий уровень предоставления качества услуг!