10000 лицевых счетов и расчет менее часа: как АО «Сибирьгазсервис» перевело теплоснабжение в «1С:Управление теплосетью 2»

АО «Сибирьгазсервис» обслуживает население, социальные и промышленные объекты Новосибирска. По мере роста расчетного контура прежние программы перестали справляться с объемом данных: часть операций выполнялась вручную, сведения хранились в разных системах, а полный расчет по базе занимал до двух часов и требовал завершения работы остальных пользователей.

Команда Санто Групп внедрила «1С:Управление теплосетью 2», связала ее с бухгалтерией, системой «Город», банками, платежными агентами и личным кабинетом абонента. В результате расчет по всей базе стал выполняться менее чем за час, а трудозатраты подразделений сократились примерно на 30%.

О компании

АО «Сибирьгазсервис» является единой теплоснабжающей организацией от источников тепловой энергии Советского, Калининского и Первомайского районов Новосибирска.

Предприятие эксплуатирует три газовые котельные и обеспечивает теплоснабжение:

-населения;

-объектов социальной сферы;

-промышленных предприятий.

В штате компании работает более 100 сотрудников. Расчетный контур включает около 10 000 лицевых счетов физических лиц и более 150 договоров с юридическими лицами.

При таком масштабе учет нельзя свести к простому умножению объема потребления на тариф. За каждым начислением стоят договор, объект, тарифная схема, прибор учета, показания, льготы, оплаты, задолженность и бухгалтерские документы.

Задача: заменить разрозненные программы единым расчетным контуром

В 2022 году АО «Сибирьгазсервис» провело комплексную оценку автоматизации расчетов, начислений, сбора показаний приборов учета, обменов и хранения информации.

Анализ показал, что прежний программный контур ограничивает дальнейшее развитие предприятия.

Расчет тепловой энергии выполнялся по всей базе данных и мог занимать до двух часов. На это время другим пользователям приходилось завершать работу в системе.

Для теплоснабжающей организации это существенное ограничение. Расчетный отдел не работает изолированно: параллельно бухгалтерия обрабатывает оплаты и документы, абонентский отдел актуализирует лицевые счета, специалисты проверяют приборы учета и готовят отчетность.

Любая повторная проверка или перерасчет снова создавали нагрузку на систему и задерживали работу смежных подразделений.

Данные находились в нескольких системах. Бухгалтерский учет, начисления, договоры, лицевые счета, приборы учета и платежи существовали в разных информационных контурах.

Сотрудникам приходилось:

-переносить информацию между программами;

-сопоставлять суммы начислений и оплат;

-проверять корректность справочников;

-сверять данные по абонентам;

-искать причины расхождений;

-вручную готовить отдельные отчеты и выгрузки.

Чем больше становилась база, тем сложнее было обнаружить, на каком участке возникла ошибка.

При изменении законодательства, тарифных правил или методик расчета требовалось дорабатывать старые программы.

Пользователи не могли самостоятельно настраивать многие отчеты и аналитические разрезы. Даже относительно небольшие изменения зависели от наличия свободных ресурсов ИТ-подразделения.

Информация по юридическим и физическим лицам была распределена между несколькими системами. Чтобы получить полную картину по потребителю, сотруднику требовалось сопоставить договор, объект, начисления, оплаты, показания приборов учета и задолженность. Это увеличивало время обработки обращений и затрудняло контроль расчетов.

Нельзя было полноценно масштабировать учет физических лиц. Компания развивала работу по прямым договорам с жителями многоквартирных домов. Для этого требовалось вести около 10 000 лицевых счетов, рассчитывать отопление и горячее водоснабжение, принимать показания и оплаты, учитывать ОДПУ и ИПУ.

Прежняя система не позволяла удобно расширить расчетный контур и подключить новые процессы без значительного объема доработок.

Не было единого канала взаимодействия с абонентами. Показания и оплаты поступали через разные каналы и от нескольких платежных агентов. Сотрудникам требовалось загружать, проверять и распределять полученную информацию.

Одновременно жители ожидали возможности самостоятельно:

-передавать показания;

-проверять начисления;

-видеть задолженность;

-оплачивать услуги;

-обращаться в теплоснабжающую организацию.

Таким образом, перед заказчиком стояла задача не просто заменить устаревшую программу. Требовалось связать в одной системе всю цепочку:

договор и лицевой счет → прибор учета → показания → расчет → начисление → оплата → задолженность → отчетность.

Решение

Почему выбрали «1С:Управление теплосетью 2»

Компания рассматривала отраслевую систему, которая сможет одновременно учитывать требования теплоснабжения и взаимодействовать с бухгалтерским учетом.

После анализа рынка и консультаций с другими сбытовыми организациями в качестве основы выбрали «1С:Управление теплосетью 2».

Решение позволяло вести в одной системе:

• договоры с юридическими лицами;

• лицевые счета физических лиц;

• тепловую энергию и горячее водоснабжение;

• тарифы и формулы расчета;

• общедомовые и индивидуальные приборы учета;

• показания и перерасчеты;

• льготы;

• начисления и оплаты;

• задолженность;

• отраслевую отчетность;

• взаимодействие с абонентами.

Для бухгалтерского и налогового учета использовали «1С:Бухгалтерию 8», редакция 3.0.

Такая архитектура позволила разделить задачи систем, но сохранить единое движение данных:

• «1С:Управление теплосетью 2» отвечает за отраслевые расчеты и абонентский контур;

• «1С:Бухгалтерия 3.0» — за бухгалтерские документы, взаиморасчеты, банк, кассу и регламентированную отчетность;

• интеграции связывают расчеты, оплаты, показания и внешние сервисы без повторного ручного ввода.

Как проходило внедрение

Проект продолжался более года. Чтобы не останавливать текущие расчеты и постепенно переводить подразделения на новую систему, работы разделили на несколько этапов.

Сначала автоматизировали расчеты с юридическими лицами и основные операции по тепловой энергии. Затем подключили физических лиц, приборы учета, платежных агентов и сервисы взаимодействия с населением.

1. Провели обследование и спроектировали будущую систему

Команда Санто Групп изучила действующие процессы предприятия:

• как заключаются и сопровождаются договоры;

• где хранятся сведения об объектах;

• как поступают показания;

• какие формулы применяются;

• как выполняются начисления и перерасчеты;

• каким образом учитываются оплаты;

• как формируется отчетность;

• какие данные передаются между подразделениями и внешними организациями.

По итогам обследования был подготовлен календарный план, определены этапы запуска и спроектирована архитектура обменов.

2. Собрали данные в единой базе

Перед переносом потребовалось проверить и актуализировать справочники.

Команда перенесла в новую систему:

• около 10 000 лицевых счетов;

• более 150 договоров с юридическими лицами;

• данные об абонентах и объектах;

• начисления и задолженность;

• сведения об ОДПУ и ИПУ;

• начальные остатки;

• нормативную и договорную информацию.

Во время миграции устраняли дубли, проверяли связи между объектами и лицевыми счетами, актуализировали характеристики приборов учета и сопоставляли данные разных систем.

В результате у предприятия появилась единая информационная база, в которой договор, объект, прибор и начисление связаны между собой.

3. Пересобрали формулы расчета тепловой энергии

Одной из самых сложных частей проекта стала настройка расчетной логики.

В системе реализовали:

• расчеты для отопительных и неотопительных периодов;

• равномерную оплату отопления в течение года;

• годовую корректировку по фактическому потреблению;

• расчеты по общедомовым приборам учета;

• расчеты по индивидуальным приборам учета;

• начисления по прямым договорам;

• учет тепловой энергии и горячего водоснабжения;

• перерасчеты;

• новые обязательные формулы, ранее не применявшиеся на предприятии.

Каждую расчетную схему тестировали на реальных данных и сверяли с действующими правилами заказчика.

Это было принципиально важно: перенос ошибочной или неполной методики в новую программу не решил бы проблему, а только ускорил получение некорректного результата.

4. Создали контроль до выполнения начислений

При базе в 10 000 лицевых счетов невозможно вручную проверить каждую строку перед расчетом.

Поэтому в системе создали аналитические рабочие места, которые помогают обнаруживать отклонения до проведения начислений.

Специалисты могут заранее увидеть:

• отсутствующие показания;

• аномальные значения;

• неполные данные;

• ошибки в связях между объектом и прибором;

• некорректные параметры лицевого счета;

• расхождения, которые могут повлиять на расчет.

Контроль переместился с этапа исправления последствий на этап подготовки данных. Сотрудники получили возможность выявить проблему до формирования начислений, документов и задолженности.

5. Автоматизировали учет ОДПУ и ИПУ

В единой системе организовали работу с общедомовыми и индивидуальными приборами учета.

Для подразделения КИПиА подготовили аналитику по:

• состоянию приборов;

• срокам поверки;

• поступлению показаний;

• выявленным ошибкам;

• корректности данных;

• приборам, требующим проверки или обслуживания.

Сведения о приборах стали частью общего расчетного процесса, а не отдельной базой, которую необходимо дополнительно сверять с начислениями.

6. Связали отраслевой расчет с бухгалтерией

Команда настроила обмен между «1С:Управление теплосетью 2» и «1С:Бухгалтерией 3.0».

В интеграции предусмотрели:

• передачу начислений;

• формирование документов реализации;

• учет оплат;

• сопоставление номенклатуры;

• отражение выручки;

• взаиморасчеты;

• распределение информации по услугам и источникам производства;

• подготовку данных для закрытия периода.

Расчетный отдел и бухгалтерия стали работать с согласованными данными. Информацию не требуется повторно переносить и вручную сопоставлять в двух программах.

7. Интегрировали систему с платежной инфраструктурой

В рамках проекта реализовали обмены с:

• федеральной системой «Город»;

• ПАО «Сбербанк»;

• АО «Новосибирскэнергосбыт»;

• другими платежными агентами и банковскими сервисами.

Между системами передаются:

• начисления;

• оплаты;

• показания индивидуальных приборов учета;

• данные, необходимые для распределения платежей;

• информация для сверок и отчетности.

Интеграция сократила объем повторного ввода и упростила обработку платежей от физических лиц.

При этом у жителей сохранились привычные способы оплаты, а предприятие получило единый контур обработки поступивших данных.

8. Запустили личный кабинет абонента

Для физических лиц был создан личный кабинет, связанный с расчетной системой.

Абонент может:

• передать показания;

• проверить начисления;

• увидеть задолженность;

• оплатить услуги онлайн;

• отправить обращение.

Показания и оплаты поступают непосредственно в информационный контур предприятия. Это снижает нагрузку на сотрудников и уменьшает количество ручных операций при взаимодействии с населением.

9. Настроили отчетность и аналитику

Для сотрудников и руководителей были подготовлены отчеты по:

• начислениям;

• оплатам;

• задолженности;

• договорам;

• лицевым счетам;

• приборам учета;

• льготам;

• корректности расчетных данных;

• закрытию периода.

Также настроили выгрузки для контролирующих органов и платежных агентов.

Пользователи получили возможность самостоятельно анализировать информацию в необходимых разрезах, не обращаясь за каждым новым отчетом в ИТ-подразделение.

10. Подготовили инфраструктуру и пользователей

Проект включал не только настройку конфигурации.

Санто Групп выполнила установку и настройку серверов, рабочих станций, системного и сетевого программного обеспечения, разграничила права доступа и подготовила пользовательские интерфейсы.

Было автоматизировано 20 рабочих мест.

Для сотрудников провели обучение, подготовили инструкции и организовали сопровождение на этапе опытной и промышленной эксплуатации.

Результат

Расчет стал выполняться менее чем за час

До внедрения полный расчет по базе занимал до двух часов и требовал завершения работы остальных пользователей.

После перехода на новую систему расчет по всем потребителям стал выполнятьсяменее чем за один час.

Это позволило быстрее проводить контрольные расчеты, повторные проверки и закрытие периода.

Трудозатраты подразделений сократились примерно на 30%

Единая база, автоматизированные обмены и аналитический контроль уменьшили объем операций, связанных с:

• ручным переносом данных;

• сопоставлением начислений и оплат;

• подготовкой выгрузок;

• поиском расхождений;

• проверкой лицевых счетов;

• взаимодействием между расчетным отделом и бухгалтерией.

По данным проекта, совокупные трудозатраты подразделений сократились примерно на 30%.

10 000 лицевых счетов и более 150 договоров собраны в одной системе

Компания получила единый источник данных по физическим и юридическим лицам.

Теперь договор, объект, лицевой счет, прибор учета, показания, начисления, оплаты и задолженность связаны в одном расчетном контуре.

Ошибки выявляются до начисления

Аналитические рабочие места позволяют проверять данные до массового расчета.

Это снижает риск того, что некорректное показание или неполные сведения попадут в начисления, квитанции, документы реализации и последующие взаиморасчеты.

Закрытие месяца стало быстрее и прозрачнее

Расчетный контур связан с бухгалтерией, оплатами и документами реализации.

Подразделения работают с согласованными данными, поэтому меньше времени тратится на сверки и устранение расхождений перед закрытием периода.

У предприятия появилась основа для развития

Система позволяет подключать новые лицевые счета, договоры, приборы, платежные каналы и аналитические отчеты без перестройки всего программного контура.

Обновления законодательства и расчетной методики можно внедрять в поддерживаемой современной системе, а не переносить в несколько устаревших программ.

Было и стало

Комментарий агентства

Анна Ерофеева

Специалист службы поддержки

Основная сложность проекта заключалась не в переносе данных как таковом. Нужно было без остановки текущих расчетов связать около 10 000 лицевых счетов, договоры, приборы учета, начисления, бухгалтерию и несколько платежных систем. Поэтому внедрение проводилось поэтапно: сначала юридические лица и основной расчетный контур, затем физические лица, ОДПУ и ИПУ, платежи и личный кабинет. В результате предприятие получило единую систему, в которой прослеживается весь путь данных - от показания прибора до оплаты и бухгалтерского учета.

Отзыв клиента

Домаренко И.В.

Генеральный директор

«АО „Сибирьгазсервис“ выражает благодарность компании „Санто Групп“ за качественную и профессиональную реализацию проекта по автоматизации ключевых бизнес-процессов предприятия».

Внедрение «1С:Управление теплосетью 2» позволило компании перейти от разрозненных программ и ручных сверок к единому расчетному контуру. Предприятие быстрее выполняет начисления, контролирует данные до расчета и обслуживает около 10 000 лицевых счетов в современной масштабируемой системе.

Ссылка на проект