Учет рабочего времени и качества уборки сотрудников клининга на объектах компании "Магнит"

Цели проекта

• Контролировать и влиять на качество уборки торговых объектов компании и распределительных центров (по зонам уборки);
• Иметь прозрачную доказательную базу для SLA контрагента для возможности применения штрафных санкций при нарушении условий договора;
• Сократить бумажный документооборот с партнерами;
• Повысить лояльность клининговых компаний к нашей группе компаний;
• Сократить трудозатраты задействованных подразделений в текущем процессе;
• Актуализировать/оптимизировать текущие бизнес-процессы подразделений без увеличения архитектурного ландшафта систем в условиях необходимости импортозамещения путем переиспользования конфигурации "1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП", редакция 2.0 (1С:ТОИР).

Задачи:

• Разработать функционал, обеспечивающий реализацию потребностей заказчика (соответствие целям проекта);
• Определить критерии оценки качества уборки торговых площадей, распределительных центров;
• Предоставить доступ контрагентам к функционалу контроля клининга для прозрачности процесса учета;
• Разработать отчеты для сбора аналитики для внутреннего пользования в компании и для контрагентов;
• Внедрить функционал в базовый рабочий процесс ответственных подразделений;
• Внести корректировки в существующие бизнес-процессы подразделений.

Ситуация до внедрения

"Магнит" является одной из ведущих розничных сетей в России по торговле продуктами питания, лидером по количеству магазинов и географии их расположения. Компания представлена в около 4387 населенных пунктах, ежедневно магазины компании посещают около 18 миллионов человек. "Магнит" работает в мультиформатной модели, которая включает в себя магазины у дома, супермаркеты, аптеки и магазины дрогери. На 30 июня 2024 года компания насчитывала 30 109 торговых точек в 67 регионах России. Участниками кросс-форматной программы лояльности сети являются 80,5 млн человек. "Магнит" является уникальной компанией в российском ритейле. Наряду с продажей товаров розничная сеть занимается производством продуктов питания под собственными торговыми марками. Компания управляет несколькими предприятиями по выращиванию овощей, производству бакалеи и кондитерских изделий. "Магнит" владеет тепличным и грибным комплексами, которые являются одними из крупнейших в России. Логистическая инфраструктура компании включает в себя 47 распределительных центров (РЦ) и 6080 автомобилей.

Ежедневно более 20000 малых магазинов "Магнит" убирают сотрудники клининговых компаний.

До 2024 года учет рабочего времени сотрудника клининга на наших малых объектах и РЦ не велся, а процесс оценки качества уборки был отдельным, не до конца прозрачным процессом, не всегда удобным для сотрудников торговых точек / РЦ. В связи с этим могли возникать разногласия с контрагентами по количеству отработанных часов, а также качеству проведенной уборки, что влекло за собой увеличение бумажного документооборота и последствии повышение рабочей нагрузки на профильных сотрудников головной компании.

При внедрении проекта упор делался на малые форматы магазинов и РЦ, поскольку малые форматы самые многочисленные в нашей компании, а РЦ требуют зонального контроля. Параллельно процесс учета рабочего времени на других форматах компании находится также в стадии внедрения.

Уникальность и инновационность проекта

Компания "Магнит" имеет широкую географию и большое количество торговых точек и распределительных центров, на которых до реализации проекта отсутствовал качественный учет рабочего времени сотрудников клининга. При формировании целей и задач проекта столкнулись со следующей проблематикой:

1. Большой территориальный разброс объектов, разные часовые пояса;
2. Существующие готовые решения на рынке систем имели высокую стоимость, требовали платных и длительных доработок под запросы бизнеса, не отвечали требованиям информационной безопасности компании;
3. Большое количество контрагентов, не имеющих опыта работы в информационных системах;
4. Неготовность некоторых контрагентов к обучению работе и внедрению системы.

Командой проекта было принято решение путем переиспользования и кастомизации существующей конфигурации реализовать данный функционал в имеющейся ИС "1С:ТОИР", поскольку данная ИС является основным инструментом работы в департаменте по Эксплуатации, включает в себя различный функционал, обеспечивающий качественную и бесперебойную работу разных направлений в режиме "одного окна".

Проект был реализован без дополнительных затрат и привлечения сторонних контрагентов к разработке функционала. Функционал доработан для всех форматов компании. Является единым, целевым инструментом работы для КА и профильных подразделений компании. Собственная команда развития и сопровождения проекта до и после внедрения.

Результаты проекта

Внедренный функционал позволяет:

• Отслеживать в режиме онлайн время начала и окончания уборки на торговой точке / РЦ и оценку качества работы сотрудника клининга по всей точке целиком и в разрезе зон уборки;
• Формировать отчеты (возможность настроить отчеты под необходимую аналитику в короткие сроки, в том числе разработка аналитики для клининговых компаний);
• Применять прозрачные санкции в случае нарушения условий договора;
• Тестировать и отслеживать результаты пилотных проектов по применению изменения графика, периодичности уборки и количества сотрудников клининга;
• Гибко вносить изменения в существующие бизнес-процессы;
• Оптимизировать трудозатраты ответственных подразделений;
• Быстро реагировать на изменения бизнес-процессов (внесение изменений в функционал).
• Добиться явного конкурентного преимущества за счет наличия "личного кабинета" контрагента, который содержит отфильтрованные данные по контрагенту: учет времени смен, результаты оценки проведенной уборки.
• Данные к "личному кабинету", помощь в настройке, доработка необходимой отчетности для наших партнеров предоставляется на бесплатной основе.

Особыми преимуществами являются также:

Полная независимость от сторонних отечественных и зарубежных ПО (в следствие отсутствие дополнительных затрат и митигирование риска ухода вендоров).
После внедрения функционала компания круглосуточно отслеживает и влияет на качество уборки на объектах сети, а также быстро реагирует на любые отклонения в работе клининговых служб. В случае применения штрафных санкций компания имеет прозрачную доказательную базу.

Сотрудники контрагента в свою очередь имеют инструмент для ведения операционной деятельности (учет длительности смен, факт наличия сотрудника на торговой точке и РЦ, ознакомление с результатом оценки качества проведенной уборки) и формирования необходимой отчетности.

Экономический эффект от внедрения

• сокращение операционных и административных расходов: 10%
• сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 100%
• сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 10%
• снижение зависимости от зарубежного ПО: 100%
• ускорение получения управленческой отчетности: 50%