Итоги вебинара "1С:Документооборот КОРП" ред. 3: опыт миграции (3000 пользователей и 100 видов документов) в Тюменском государственном университете

Фирма "1С" 27 июня 2024 г (четверг) совместно с партнером ООО "Большие числа", г. Москва провела вебинар по опыту использования программного продукта "1С:Документооборот КОРП 3" в ФГАОУ ВО "Тюменский государственный университет" (ТюмГУ). на тему "1С:Документооборот" ред. 3: опыт миграции (3000 пользователей и 100 видов документов) в ТюмГУ.

Цель вебинара: рассказать об опыте перехода ТюмГУ на "1С:Документооборот КОРП 3" и опыте  консолидации информационных систем ("1С:Университет", "1С:Бухгалтерия ГУ", "1С:Зарплата и кадры ГУ" и другие системы) с помощью "1С:Докуметоооборот КОРП" ред. 3. 

Цели проекта:

• заместить историческую СЭД на современное отечественное решение;
• объединить разрозненные и морально устаревшие системы вуза в единую информационную систему;
• обеспечить прозрачное управление каждым из бизнес-процессов;
• предоставить руководству вуза доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени;
• снизить трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов;
• исключить потерю информации и документов;
• построение широкой карты бизнес-процессов для согласования и утверждения договорной и конкурсной документации;
• максимальное обеспечение работы пользователя в едином интерфейсе без переходов в смежные системы при выполнении процессов связанных с ежедневной операционной деятельностью;
• реализация системного подхода, включающего унифицированную процессную модель, единую методологию и отчетность для вуза и филиалов.

Задачи проекта:

• провести обследование бизнес-процессов вуза и потребностей в автоматизации;
• разработать методические и технические проектные решения;
• доработать и настроить 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0 и исторические системы;
• адаптировать интерфейсы системы 1С:Документооборот КОРП под сложившиеся в вузе процессы и терминологию для плавности перехода;
• бесшовно интегрировать 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0 с историческими системами;
• перенести данные из исторических систем;
• автоматизировать сквозные бизнес-процессы;
• подготовить пользователей и систему к опытной эксплуатации и провести ее.

В рамках вебинара были рассмотрены вопросы:

1. Общая информация о проекте 
2. Архитектура решения и интеграция ("1С:Университет ПРОФ", "1С:Бухгалтерия ГУ", "1С:Зарплата и кадры ГУ" и другие системы)
3. Проектные технологии и этапность
4. Доработки и оптимизация
5. Сложности и решения
6. Результаты проекта и планы по развитию

Спикеры:

1) Серебряков Андрей Александрович, начальник отдела корпоративных информационных систем Центра информационных технологий ФГАОУ ВО "Тюменский государственный университет".

2) Катаева Светлана Игоревна, проектный менеджер Центра информационных технологий ФГАОУ ВО "Тюменский государственный университет".

3) Баталов Максим Александрович, руководитель отдела автоматизации ООО "Большие числа".

Презентация доступна для скачивания по ссылке

По обмену опытом обращаться в фирму "Большие числа" к Евгению Гафарову:

• почта: asr@largenumbers.ru
• телефон: +7 925 809 0907
• telegram: https://t.me/eugenemath

Ситуация до внедрения

В Тюменском государственном университете 11 институтов, 2 филиала, 27000+ студентов, 3000+ пользователей, 120+ направлений подготовки.

Информационные системы и автоматизация

До начала проекта в вузе использовались системы:

• "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП"+БИТ.Управление финансами государственного учреждения КОРП.

• "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП".

• "1С:Университет ПРОФ".

"Задачник" - самописная система на платформе "1С", предназначенная для автоматизации работы с договорами в том числе проверка наличия и резервирования бюджета, учета внутренних задач пользователей систем, регистрации авансовых отчетов и приказов на поощрение работников;

СЭД стороннего разработчика, предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота. На конец 2022 года в этой системе насчитывалось более 350 тыс документов по 100+ видам документов.

Между историческими системами была настроена интеграция, например:

• Подразделения и Сотрудники из "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП" передавались в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП", "1С:Университет ПРОФ", "Задачник", СЭД.
• Договоры из "Задачник" передавались в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП" и СЭД, а из СЭД в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП".
• Контрагенты из "Задачник" передавались в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП".
• Приказы по студентам из "1С:Университет ПРОФ" передавались в СЭД.
• Задачи из "Задачник" передавались в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП" и обратно.

В вузе есть собственная опытная ИТ-команда - в Центре управления информационных технологий 69 сотрудников, из которых 15+ специалистов "1С".

На момент начала проекта были выявлены проблемы:

• увеличение времени согласования документов из-за необходимости обмена между информационными системами;
• ввод документов дублировали в нескольких системах;
• информация о состоянии документов была не полная, неактуальная;
• автоматизировать новые процессы было дорого и долго, были технические ограничения;
• сложная, нестабильная интеграция между самописной конфигурацией "Задачник" и СЭД.

Особенности вуза, которые усложняли проект:

• в вузе более 10 лет функционировала система электронного документооборота, которая развивалась постепенно и стала для пользователей привычным инструментом;
• в существующей СЭД было реализовано большое количество видов документов и механизмов, которые нельзя было реализовать в базовой конфигурации 1С:Документооборот 8 КОРП без специальных доработок;
• необходимо было единоразово перейти с исторической СЭД на новую, исключив параллельную работу в двух системах;
• многие участники бизнес-процессов не были знакомы с "1С";
• в части подразделений были выявлены собственные методы работы в СЭД, выходящие за пределы заложенной системой логики;
• некоторые бизнес-процессы были не регламентированы, или их регламенты не актуальны;
• некоторые бизнес-процессы непостоянные и требуют периодической корректировки;
• "потрясения" при реализации проекта не допускались в связи с особым вниманием к вузу.

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта были выполнены следующие значимые доработки "1С:Документооборот КОРП", ред. 3.0:

• оптимизация производительности системы:
  • карточка организации открывалась до 5 минут. Сейчас карточка организации открывается за 1 секунду;
  • карточка грифа доступа открывалась до 5 минут. Сейчас карточка грифа доступа открывается за 1 секунду;
  • карточка контрагента открывалась до 2 минут. Сейчас карточка контрагента открывается за 1 секунду;
  • перемещение между двумя документами в списке занимало до 1 минуты. Сейчас перемещение между документами занимает доли секунд;
  • при создании нового документа открытие списка доступных для создания видов документов занимало до 2 минут. Сейчас список доступных для создания видов документов открывается за 1 секунду;
• новые формы для документов: Договор, Авансовый отчет, Поощрение, Решение о командировании, Отчет о расходах подотчетного лица;
• автоматизация выдачи и приостановки действия учетной записи по договорам ГПХ, реализованная в интеграции информационных систем Active Directory, 1C:Предприятие;
• возможность сквозной нумерации не по подразделению, а по индексу подразделения;
• возможность авторегистрации при подписании;
• возможность вывода дополнительной информации о документе в задачу по документу;
• разделение задач, адресованных непосредственно сотруднику, и задач, доступных ему как заместителю;
• механизм определения исполнителя задачи по набору свойств документа и использование его в автоподстановках;
• фоновое формирование предпросмотра файлов, добавленных в том числе через веб клиент;
• визуализация штампов ЭП в файлах Excel, а также файлах, добавленных через веб-клиент;
• оптимизация интерфейса (скрытие от пользователя не задействованных в существующих процессах полей и кнопок, переименование полей и кнопок в соответствии со сложившимися процессами);
• возможность настроить дополнительных фильтров в Реестрах;
• возможность настройки автоматической вставки штампа ЭП в разрезе Видов документов и Тематик;
• настроено более 100 автоподстановок;
• оптимизация работы совместителей;
• подсистема KPI для ППС.

Перенос исторических данных

В рамках проекта были перенесены исторические данные из систем "Задачник" и СЭД (350+ тыс.документов). Перенос был организован так, что после старта опытной эксплуатации процессы, начатые в этих системах, там же и завершались, а информация об изменениях в документах передавалась в "1С:Документооборот КОРП".

Условия, в которых стартовал проект

Проект стартовал в середине 2022 года. На тот момент система 1С:Документооборот КОРП, редакция 3.0 была новой. В ней не было критически важного функционала, например, необходимых функций библиотеки интеграции документооборота. Некоторый функционал системы требовал ускорения. Тем не менее Заказчик принял решение внедрять новую редакцию 3.0, а не предыдущую 2.1.

Параллельно в вузе выполнялись смежные ИТ проекты по импортозамещению:

• модернизация серверного оборудования;
• замена одних облачных сервисов на другие (миграция с Microsoft 365 на Yandex 365);
• стандартизация и регламентирование ИТ услуг.

Особенности управления проектом

Проект выполнялся с учетом комбинации технологий 1С:ТБР ("1С:Технология быстрого результата") и 1С:ТКВ ("1С:Технология корпоративного внедрения").

Принципы выполнения проекта::

• Agile гибкий подход к решению задач, постоянная готовность к изменениям;
• внимание на качество продукта для клиента;
• постоянный сбор обратной связи от пользователей.

Функционал реализовывали блоками в рамках выделенных подпроектов. В каждом подпроекте выделялись фазы:

1. Подготовка подпроекта (сбор требований путем моделирования);
2. Проектирование (разработка проектных решений);
3. Реализация (разработка и настройка);
4. Подготовка к опытной эксплуатации (инструкции, обучение, тестирование).

При этом опытно-промышленная эксплуатация проводилась одновременно для всех блоков.

Для управления коммуникациями использовались:

• тематические чаты Телеграмм для оперативной коммуникации;
• Яндекс.Телемост для проведения еженедельных совещаний;
• SCCM для доступа к рабочему столу пользователей;
• 1С:Документооборот для планирования проекта, учета задач и трудозатрат;
• ITSM система вуза.

Управление проектом разработки

• Jira - управление проектом;
• Пачка - оперативная коммуникация отдела разработки;
• Confluence - база знаний;
• GitLab - репозиторий;
• SonaQube - тестирование кода;
• Jenkins CI\CD.

Для работы с документами использовались:

• Яндекс.Диск для хранения материалов;
• Яндекс.Документы для совместной разработки и согласования документов;
• Jira Confluence для размещения документации и инструкций.

Проектная документация, разработанная в рамках проекта:

• проектные решения;
• регламенты разработки и обновления системы;
• реестры изменений;
• инструкции, в том числе видеоинструкции.

Результаты проекта

В рамках проекта выполнены задачи:

• создана и внедрена многокомпонентная информационная система на базе 1С:Документооборот КОРП, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП, 1С:Университет ПРОФ;
• в системе 1С:Документооборот КОРП автоматизированы запланированные бизнес-процессы;
• минимизирован двойной ввод данных;
• руководители получили доступ к точной и актуальной информации.

Достигнуты цели проекта:

• внедрена современная отечественная СЭД, которая объединила отдельные информационные системы;
• обеспечено прозрачное управление каждым бизнес-процессов;
• руководство вуза имеет доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени по всем документам и процессам;
• снижены трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов, например, ранее Доходные договоры пользователи вынуждены были создавать в двух системах: исторической СЭД и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП", сейчас договоры создаются в "1С:Документооборот" и передаются в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП".

Идет внедрение нового функционала:

• развитие блока KPI;
• автоматизация бизнес-процессов по учету ТМЦ;
• автоматизация бизнес-процессов по кадровым приказам.

Более подробная информация об опыте консолидации информационных систем ("1С:Университет", "1С:Бухгалтерия ГУ", "1С:Зарплата и кадры ГУ" и другие системы) с помощью "1С:Докуметоооборот КОРП" ред. 3. в ТюмГУ представлена в рамках заявки конкурса "1С:Проект года" на платформе "1С:Предприятие 8" за 2023 г., (подробнее о конкурсе на сайте  https://eawards.1c.ru/).