Автоматизация внутреннего документооборота в строительной организации ООО "Научно-технический центр капитального ремонта скважин" на базе "1С:Документооборот КОРП"

Цели проекта

• Организовать прозрачный учет документов по проектам.
• Обеспечить своевременность процесса согласования.
• Обеспечить единую среду работы с проектными документами.
• Обеспечить унификацию процессов согласования документов за счет создания шаблонов, и, как следствие, устранение ошибок в процессе согласования.
• Сокращение времени согласования документов и ознакомления с ними.
• Повышение исполнительной дисциплины сотрудников.
• Обеспечение контроля ведения документооборота и согласования на всех этапах проекта.
• Обеспечение информированности всех заинтересованных сотрудников о ходе проектов.

Ситуация до внедрения

Сервисная компания ООО "Научно-технический центр капитального ремонта скважин" (ООО "НТЦ КРС") занимается капитальным и текущим ремонтом скважин на месторождениях Ямало-ненецкого автономного округа с использованием передовых технологий, современного оборудования и специальной техники.

Со дня ее основания в 2010 году зарекомендовала себя надежным исполнителем и имеет опыт ремонтных работ на Уренгойском, Ямбурском, Медвежьем, Южно-Русском, Юбилейном, Песцовом, Заполярном, Береговом, Харапурском и Ярудейском НГКМ, Гыданском и Тота-Яхинском ЛУ, а также опыт ликвидационных работ на Харасэвэйском, Тазовском и Карасевско-Таловском месторождениях.

Процесс внутреннего документооборота в компании сопровождается большим количеством документов: договоры с заказчиками, поставщиками, документация и прочее. До внедрения программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП весь процесс велся вручную. Документы создавались вручную на бумажных носителях, было трудозатратно отследить, кто выписал документ, когда и кому передал, появился риск утери важных документов. Также документы были не единого формата. Требовался типовой шаблон с логотипом, названием и реквизитами организации. В связи с этим руководство организации решило автоматизировать данный процесс и обратилось в компанию 1С:Первый Бит для решения данной задачи.

Уникальность и инновационность проекта

Специфика работы данной организации в вахтовом методе работы. Т.е. сотрудники ездят на объект в Новом Уренгое вахтами, соответственно, сотрудники меняются. Благодаря внедренному решению "1С:Документооборот" цепочка работы с документами не нарушается. Когда приезжает новая смена на объект, отслеживание и работа с необходимыми документами продолжается.

Также на объектах нет оборудованных рабочих мест, использование мобильного приложения для работы с договорами существенно упростило и ускорило процесс.

Публикации о проекте

• Автоматизация деятельности предприятия на базе программного продукта 1С:Документооборот 8 КОРП в компании "Общество с ограниченной ответственностью "НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР КАПИТАЛЬНОГО РЕМОНТА СКВАЖИН""

Результаты проекта

В процессе внедрения программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" были достигнуты следующие результаты:

• Создана единая информационная система по формированию, согласованию, подписанию и хранению электронных документов;
• В системе созданы разнообразные шаблоны документов и комплексных процессов, позволяющие максимально быстро и безошибочно стартовать процессы согласования документов, контролировать ход их выполнения, осуществлять мониторинг исполнительской дисциплины, оперативно планировать корректирующие действия;
• Настроена система уведомлений, позволяющая планировать и контролировать соответствующие действия как в рамках отдельно взятых документов, так и по портфелю документов в целом;
• Настроены маршруты согласования документов;
• Количество просроченных задач составляет менее 20%;
• Время на подготовку и согласование документов сократилось на 25%;
• Время на поиск необходимой информации сократилось на 50%;
• Сократились издержки на бумажный документооборот на 15%.

Экономический эффект от внедрения

• сокращение трудозатрат в подразделениях, 15%
• сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг, 30%