Система электронного документооборота позволяет не только экономить деньги и время, но и серьезно улучшать качество работы компании в целом. Никогда не было так легко отслеживать состояние всех документов в режиме реального времени. Более того, система электронного документооборота улучшает взаимодействие между сотрудниками, позволяет быстрее и точнее решать поставленные задачи и повышает общий уровень доверия в коллективе. Все работают в одном ритме и нет никаких задержек! Всё это «Колмар» достиг благодаря системе электронного документооборота - прогрессивной, удобной и столь необходимой в нашем быстро меняющемся мире.

Начальник отдела «Канцелярия» Зубенко Татьяна Алексеевна:

«Канцелярия вздохнула с облегчением, как только началась работа в системе электронного документооборота! Значительно сократилось время на обработку документов и поручений, появилась возможность отслеживать ход работы с документом, повысился контроль исполнительской дисциплины, случаи утери документов свелись к нулю. Весь коллектив только осваивает основы работы в системе, но плюсы уже налицо».

В результате проекта компания получила:

возможность удаленной работы с документами из любой точки мира с помощью интернет-браузера и мобильного приложения;
улучшение взаимодействия между всеми структурами компании и повышение уровня доверия между сотрудниками;
возможность быстрого доступа к истории изменений документов, что позволяет быстро и точно отслеживать изменения и появление ошибок, а также контролировать работу сотрудников;
повышение экологической безопасности благодаря сокращению бумажного документооборота;
повышение исполнительской дисциплины вследствие автоматизации процессов постановки задач и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
улучшение контроля и управление доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
повышение качества и оперативность принятия решений;
возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот.

Количественные результаты проекта:

> 950 сотрудников подключено в новую систему;
> 15 000 входящих и исходящих документов обработано в электронном виде;
> 5 000 документов подписано УКЭП;
> 50 текстовых и 22 видео-инструкции создано в базе знаний для пользователей;
> 430 сотрудников прошли обучение;
> 17 шаблонов маршрутов документов создано;
> 24 000 процессов стартовано;
> 15 000 страниц бумаги формата А4 сохранено.
> среднее время согласования документа сократилось с 3 дней до 2 часов;
> трудозатраты на создание и подписание документа сократились с 1 дня до 1 часа;
> время поиска документов сократилось с 1 дня до нескольких минут;
> процедура регистрации документов ускорилась с 1 дня до нескольких минут.

Заместитель генерального директора - Исполнительный директор, Ширяев Сергей Николаевич:

«Настоящей проблемой для нашей компании был процесс, связанный с внутренним бумажным документооборотом между производственными подразделениями и головным офисом. Внедренная информационная система помогла решить проблемы обмена документами благодаря автоматизации процессов. Теперь всё работает как часы, рассмотрение и визирование документов значительно ускорилось. Также, мне как руководителю, не нужно держать в голове сроки и задачи подчинённых, чтобы их контролировать, система обо всём напомнит автоматически».

Экономический эффект от внедрения

сокращение затрат в подразделениях, 10%