Реальные истории внедрений «1С:Управляющий 2.0». Интервью с руководителем 1С:Франчайзи «Бизнес Техника» (Санкт-Петербург)

Интервью с Александром Малышкиным, руководителем 1С:Франчайзи «Бизнес Техника» (Санкт-Петербург).

Как Вы пришли к решению поставить программу 1С:Управляющий?

У нас прошла необычная продажа: один из клиентов заказал программу «1С:Управляющий». Мы, в принципе, знали, что такая программа существует, но не торопились её изучать. Сами понимаете, на базе 1С выходит много продуктов, заниматься сразу всеми – физически невозможно.

Поэтому, мы вначале предлагали клиенту купить что-нибудь другое, из числа программ, которые были нам хорошо знакомы. Однако клиент попался настырный. Он требовал себе именно 1С:Управляющий. И нам пришлось удовлетворить просьбу клиента.

Ну а раз уж мы поставили клиенту 1С:Управляющий, нужно было и нам самим ознакомиться с этой программой. Хотя бы для того, чтобы мы были в состоянии ответить на вопросы клиента. Мы потратили полдня на изучение 1С:Управляющего, и после этого нам стало ясно: это – то, что мы так долго искали. Сразу же было принято решение внедрять программу на нашей фирме.

Понимаете, у нас обычная, живая фирма. Наши сотрудники, да и мы сами – живые люди, которые иногда ошибаются, иногда ленятся заводить данные. И мы искали программу, которая была бы рассчитана на живых людей, а не на педантичных роботов. 1С:Управляющий не перегружает нас лишней работой, и не даёт ошибаться. Поэтому, он у нас и работает.

Какой профиль деятельности Вашей компании?

Мы занимаемся обслуживанием компьютерной техники и внедрением программ 1С. Другими словами, это услуги. Нашей компании скоро исполнится 5 лет, и за это время мы перепробовали несколько программ управленческого учёта.

Надо отметить, что за время с момента внедрения 1С:Управляющего мы достигли намного большего, чем за предыдущий период. Я считаю, что один из главных факторов нашего успеха – возможность всегда видеть оперативные данные учёта, которые даёт нам 1С:Управляющий.

Можно сказать, что внедрение 1С:Управляющего было поворотным пунктом в развитии фирмы. Если до этого фирма работала по принципу контроля над каждым рабочим процессом, то, после внедрения программы 1С:Управляющий, когда мы добились верных данных, нам удалось перейти на работу по результату.


Что Вы изменили в фирме после внедрения 1С:Управляющего?

Мы сразу же увидели, что некоторые направления работы неприбыльны и закрыли их. На остальных, эффективных направлениях мы перешли на оплату труда по результатам.

Так как мы стали видеть результат работы каждого сотрудника и отдела в деньгах, отпала необходимость скрупулезно контролировать их работу. Сейчас мы видим результат работы сотрудника, и этот результат либо устраивает нас, либо нет. А вмешиваться в текущую работу сотрудника нам уже не нужно.

Это кардинально изменило весь наш подход к работе. Теперь я получил возможность работать над новыми направлениями и над новыми проектами.

В частности, у нас был отдел продаж, который занимался прямой прозвонкой потенциальных клиентов. Это требовало больших ресурсов: зарплата сотрудников, аренда офиса, телефонные линии, покупка и ведение баз данных для прозвонки, контроль работы диспетчерского отдела.

После внедрения 1С:Управляющего оказалось, что в нашем случае система работает неэффективно, то есть прибыль от продаж не покрывает расходы на работу данного отдела. Пришлось принять жёсткое решение и расформировать этот отдел.

За счёт того, что высвободилось время, появилась возможность разработать рекламную кампанию, благодаря которой входящие контакты стали поступать дешевле и в большем количестве, чем давал диспетчерский отдел прямой прозвонки.

Главное, 1С:Управляющий позволил ясно видеть, сколько было потрачено на рекламу, и как увеличился от этого объём продаж.

Почему Вы решили перейти на 1С:Управляющий с предыдущей учётной программы?

1С:Управляющий позволяет оперативно видеть отчёт о прибыли и убытках в разрезе видов бизнеса. После успешного внедрения программы мы получили возможность уже к концу месяца, 29-30 числа, видеть прибыль за месяц.

И, главное, мы получили возможность видеть, откуда деньги приходят и куда они уходят. То есть, сейчас мы видим детальную управленческую отчётность в реальном времени.

Я полагаю, что мы теряли до этого на бухгалтерских ошибках несколько процентов от оборота каждый месяц. Сейчас, судя по косвенным признакам, такие потери сведены к нулю.

Сколько времени заняло внедрение программы?

Приблизительно два с половиной месяца. Это с момента как мы установили программу, до момента, когда мы получили первые точные результаты.

Первый месяц мы работали параллельно в новой и старой системе. Во второй месяц мы закончили ввод всех данных и получили отчёты. Ещё примерно две недели заняла работа по уточнению остатков.

На третий месяц мы увидели приблизительные цифры ещё до конца месяца, а 31-го числа увидели точные данные по предприятию.

С какими сложностями Вы столкнулись при внедрении?

Сложности были в основном при обучении персонала, и было непросто добиться того, чтобы все данные быстро вводились в программу.

1С:Управляющий так устроен, что если мы выдерживаем темп ввода данных, и вводим все данные по мере поступления, то мы автоматически можем уже видеть отчёты за этот период.

В этом и состоит главное преимущество программы – она очень проста в работе. От руководителя требуется только одно: настойчивость в том, чтобы обязать всех сотрудников оперативно вводить данные.

Вводите ли Вы сами в 1С:Управляющий какие-нибудь данные?

Работа руководителя заключается в том, чтобы смотреть отчёты и анализировать их, и принимать решения о дальнейшей работе. Самое приятное – это вводить данные, когда видишь реальную прибыль.

Я имею в виду документ о распределении прибыли, в котором я распределяю прибыль между учредителями по итогам месяца.

Какие-то данные я ввожу в программу лично. Это касается некоторых операций по кассе, например, когда я лично получаю или трачу деньги. Ввод этих данных занимает у меня несколько минут в день.

А сколько времени в день Вы тратите на работу с 1С:Управляющим?

От пяти минут (просто ввожу данные), до часа с небольшим, когда идёт закрытие месяца. При закрытии надо уточнить все показатели, проанализировать их.

На основе этих показателей рассчитывается зарплата и принимаются решения о расходах в следующем месяце. Мы имеем возможность анализировать историю по выручке по видам деятельности.

Зачем нужен анализ по видам деятельности?

Позволяет видеть какие виды деятельности эффективны, приносят деньги, а какие реального финансового эффекта не приносят.

Бывает, что какая-то деятельность занимает совсем немного времени и ресурсов, но приносит ощутимую прибыль. А бывает наоборот, какая-то деятельность отнимает много времени и сил, а отдача в деньгах – мизерная.

1С:Управляющий показывает, где усилия прикладываются эффективно, а где есть какие-то проблемы.

Сколько у вас видов деятельности?

В нашей фирме 5 видов деятельности.

Продажа коробочных программ 1С, здесь 1С:Управляющий позволяет оценить эффективность рекламы.

Внедрения программ 1С. Здесь 1С:Управляющий позволяет видеть, сколько денег приносит это направление, и соотнести прибыль с затрачиваемым временем менеджеров и программистов.

Ещё есть абонентское обслуживание 1С, обслуживание компьютеров и продажа «железа».

Например, выяснилось, что продажа «железа» применительно к нашему бизнесу, хоть и даёт значительный оборот, но оказывается делом довольно трудоёмким, и гораздо менее выгодна, чем работы по обслуживанию 1С.

Есть ещё шестое направление – заправка картриджей, которое полностью вынесено на аутсорсинг, в виду того, что практически не приносит прибыли.

Вы упоминали, что закрыли какое-то убыточное направление после внедрения 1С:Управляющего

Мы закрыли направление разработки собственных программ для тиражирования. Выяснилось, что затраты, особенно косвенные, очень велики для данного вида бизнеса. Это затраты на создание и обкатку продукции.

А объёмы реализации небольшие. Мы поняли, что данный бизнес имеет смысл только для крупных фирм и больших тиражей.

Если такими вещами занимается небольшая фирма, это может принести известность, но, в случае неудачи проекта, этот проект может похоронить весь бизнес. Слишком большая стоимость создания и доводки продукта.

1С:Управляющий чётко показал, что хорошие деньги приносит именно внедрение и обслуживание программ 1С, так как потенциальных клиентов в Петербурге очень много, а конкуренция невелика.

Кстати, проанализировав данные 1С:Управляющего, мы увидели, что наш отдел 1С полностью загружен. Это знание позволило нам набраться смелости и принять решение о повышении цен на 25%, что самым положительным образом сказалось на нашей прибыли.

Как мы и рассчитывали, клиентов меньше не стало, так как узким местом было число специалистов, а не число клиентов.

Видят ли сотрудники результаты работы фирмы в программе?

Те сотрудники, у которых зарплата завязана на прибыль фирмы, видит эти цифры. Мы считаем, что ничего страшного в этом нет.

Сотрудники технического отдела видят данные, которые касаются именно их отдела, по которым рассчитывается их зарплата. У нас фирма небольшая, и все сотрудники знают зарплату коллег.

Конфликтов не возникает, так как зарплата рассчитывается автоматически, а не волюнтаристскими решениями руководства.

Сотрудники понимают, что показатели, на основании которых рассчитывается их зарплата, зависят, в основном, от эффективности их работы и работы их команды. Те, кто хочет сидеть на чужом горбу и получать деньги, ничего не делая, будут, возможно, недовольны такой системой оплаты труда. В нашей фирме такие работники не приживаются.

Я считаю, что главное, чтобы все сотрудники заранее знали, как рассчитывается их зарплата и понимали, что размер их заработка зависит в первую очередь от них.

Всегда ли сотрудники вовремя вносят данные в 1С:Управляющий?

Если быть откровенным, это самый сложный вопрос. Самое узкое место работы в 1С:Управляющем. Впрочем, то же самое можно сказать про любую учётную программу.

Конкретно у нас вопрос решается так. На основе этих данных рассчитывается зарплата, поэтому, чтобы её получить, сотрудникам приходится все данные вносить в систему своевременно.

Иногда происходит такое, что в первых числах месяца лихорадочно заносятся данные. Например, сейчас, в середине мая, за май ещё и конь не валялся. В двадцатых числах будут занесены основные данные по всем отгрузкам. В начале июня будут внесены уже окончательные корректировки.

Так что, в первых числах июня мы увидим точную картину за май, на основании которой уже будет рассчитана зарплата. Если сотрудники не занесут какие-то отгрузки клиентам, это скажется в первую очередь на их же заработной плате.

Если же не будут занесены расходы, то образуется недостача по соответствующему сотруднику. То есть в его прямых интересах занести все данные своевременно.

Особенность 1С:Управляющего именно в том, что это сбалансированная система, которая сводит все показатели в единый информационный пакет. Если где-то какая-то часть данных не внесена, то сразу в каком-то месте вылезает хвост, что такие-то данные не внесены. Это или недостача у подотчётника, или несоответствие сумм на счетах или в кассах.

У Вас, наверное, финансовое образование?

Нет, финансового образования у меня нет. Одно из серьёзных преимуществ 1С: Управляющего в том, что он позволяет контролировать бизнес на основе реальных данных обычному российскому директору. Без данной программы мне пришлось бы брать в штат специалиста с финансовым образованием, который бы готовил бы мне все эти отчёты.

Для крупной фирмы это оправдано. Для небольших фирм, таких как наша, это непозволительная роскошь. Кроме того, отчёты, которые сделаны кем-то другим, могут не давать полной картины.

То есть, при поступлении каких-то корректирующих данных эти отчёты приходится переделывать. А в 1С:Управляющем это не представляет никакой сложности.

Вообще, главное преимущество 1С:Управляющего то, что благодаря ему мы перестали терять деньги при расчётах с контрагентами. Например, в ходе расчётов с контрагентами раньше периодически всплывали ошибки через полгода. Все данные к этому времени уже были сверены, и было очень тяжело получать эти суммы с контрагентов. Мы просто фиксировали убытки.

А ведь были наверняка и случаи, про которые мы так и не узнали. У нас большое число операций, возможно, поэтому для нас так актуальна эта проблема.

Большим достоинством является удобство работы с подотчётниками. Как известно, выдача мелких сумм наличными «под отчёт» является узким местом в учёте многих организаций. В смысле, не сама выдача, а учёт всей это мелочёвки.

1С:Управляющий имеет мощный функционал именно касательно расчётов с подотчётными лицами. То есть, все деньги, которые были выданы сотруднику, будут или списаны на расходы по статьям, по которым он отчитался, или останутся висеть за ним в подотчёте.

Нет необходимости в двойном вводе и сложной системе контроля: все деньги, выданные подотчётнику автоматически учитываются.

Чем Вам нравится 1С:Управляющий?

1С:Управляющий имеет ряд преимуществ, которые особенно ярко проявляются в малом бизнесе.

Первое, он простой, то есть требуется минимум времени, чтобы заносить в него данные и получать отчёты. Например, при занесении данных, в одном документе можно отразить сразу несколько операций с разными контрагентами, не ссылаясь на первичные документы, как это делается в складских программах. В нашем случае это позволяет уменьшить количество документов в системе в 3-5 раз. То есть мы заносим порядка трёхсот документов в месяц вместо полутора тысяч, которые пришлось бы заносить в складской программе.

Второе, он даёт серьёзный функционал по финансовой отчётности, который позволяет детально видеть финансовую деятельность фирмы.

И, в-третьих, в нём есть система контроля ошибок. То есть, при неполных данных будет видно, что что-то не так.

Было бы неплохо, конечно, добавить в платёжный календарь возможность раздельного планирования для разных расчётных счетов, но, в общем, это уже мелочи.

А недостатки какие-нибудь есть у программы?

В ней сложно работать, если Вы занимаетесь производством, или у Вас огромный ассортимент товаров с различными свойствами на различных складах.

Но если Ваша задача – вести именно финансовый учёт, то 1С:Управляющий – незаменимое решение для руководителя.

Если бы я был директором крупного завода, то производство пришлось бы учитывать в производственной программе, например, УПП 8.0. А вот чтобы видеть финансовую отчётность в понятном виде, я был поставил себе 1С:Управляющий и загружал бы туда данные из УПП.

Сколько сотрудников работает в 1С:Управляющем?

В первую очередь работаю лично я, руководитель. Я смотрю отчёты, анализирую их, на основе этих данных принимаю решения.

Менеджеры по продажам занимаются продажами и вносят информацию по отгрузкам.

В обязанности финансового менеджера, она больше всех работает в программе, входит занесение информации обо всех поступлениях, информации по отгрузкам, по абонентскому обслуживанию (это большой объём документов), расчёт заработной платы всем сотрудникам, ведение кассы, ведение банка, учёт расходов на текущие нужды офиса. Именно наш финансовый менеджер вводит львиную долю данных, на основании которых формируется отчётность.

Наличие подготовленного сотрудника на этой позиции и определило во многом успешность внедрения системы 1С:Управляющий.

Ещё в программе работает руководитель технического отдела. Он заносит информацию о расходах техотдела, учитывает товары и материалы на складе, следит, чтобы не было пересортицы и недостач. Регулярно проводит инвентаризацию.

Инженеры данные по своей работе передают руководителю техотдела, а он уже заносит данные в программу.

Ещё в программе работает наш секретарь. Она занимается сверками с нашими контрагентами.

Итого получается шесть человек.

Как сотрудники восприняли переход на 1С:Управляющий во время внедрения?

Финансовый менеджер, которая приняла деятельно участие во внедрении, восприняла с энтузиазмом, так как это сильно облегчило её труд. 1С:Управляющий программа простая, вводить данные туда легко. Кроме того отпала необходимость делать трудоёмкие управленческие отчёты в Excel.

Но не все сотрудники восприняли внедрение положительно. Выяснилось, что в фирме есть масса дармоедов, которые вместо того, чтобы работать, приносят одни убытки. Нам пришлось их сократить.

В частности, как я уже упоминал, мы были вынуждены разогнать отдел продаж, который и по субъективным ощущениям продавал мало. После учёта аренды, телефонов и других косвенных расходов выяснилось, что отдел продаж просто приносит убытки.

На четвёртый месяц после внедрения 1С:Управляющего мы кардинально реформировали фирму. Получив реальные данные о состоянии дел, мы расстались с сотрудниками, которые били баклуши и не приносили прибыли фирме.

Тех, кто остался и вновь набранных мы перевели на систему оплаты по результату. Результат мы смогли видеть благодаря 1С:Управляющему.

Вы ведёте весь учёт в одной программе?

Бухгалтерский учёт у нас ведётся отдельно, в 1С: Бухгалтерия 8. Я знаю, что в 1С:Управляющем есть возможность загружать данные из 1С: Бухгалтерии автоматически.

Но мы не используем эту возможность. У нас бухгалтерский учёт на аутсорсинге, бухгалтерским учётом занимается аудиторская фирма. Мы у себя ведём только певичку.

Короче, нам проще забивать данные вручную.

Настраивали ли Вы программу 1С:Управляющий под себя?

Да, мы сделали несколько отчётов специально для себя, с необходимой для нашего бизнеса информацией.

В частности, мы написали такой отчёт, как «отчёт по задолженности». Этот отчёт позволяет видеть информацию обо всех должниках, за различные периоды. Мы, например, можем увидеть в мае, сколько клиентов нам не оплатили мартовские счета, а сколько апрельские. У каких клиентов, какая сумма задолженности за тот или иной месяц.

Соответственно те клиенты, у кого общая сумма долга превышает двухмесячный оборот, попадают в специальный список, и с ними ведётся особая работа.

При превышении двухмесячного лимита мы отключаем клиента от обслуживания, а в случае дальнейших просрочек передаём долг в специализированное коллекторское агентство.

Чтобы бы Вы посоветовали руководителю, который будет внедрять у себя 1С:Управляющий?

Я хочу сказать, что 1С:Управляющий – это очень мощный и эффективный инструмент для малого и среднего бизнеса, который позволит совершить качественный рывок в управлении фирмой. Так что я бы советовал директорам фирм, которые ещё не используют в работе 1С:Управляющий приобретать её и проявить настойчивость при внедрении.

Будьте готовы к тому, что какая-то часть персонала отнесётся к внедрению негативно. Но помните, что это нужно именно Вам. Приложив определённые усилия, и, повторюсь, настойчивость, Вы обязательно добьётесь того, что 1С:Управляющий предоставит Вам точные данные, на основе которых Вы сможете принимать верные решения.

Так как программа простая и рассчитана именно на руководителя, постарайтесь разобраться в программе сами. Анализируйте отчётность лично, а не поручайте это кому-нибудь из сотрудников. Система рассчитана именно на директора, и время, потраченное на работу с ней, принесёт большую пользу Вам лично и фирме в целом.