«1С:БУХГАЛТЕРИЯ 8»: ЦЕНТР АНТИКРИЗИСНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Оперативное получение руководителем необходимой информации позволяет заблаговременно обратить внимание на неблагоприятные явления в хозяйственной деятельности организации, вызванные как внешними, так и внутренними причинами, а также выявить их источники. Обоснованные решения, принятые на основе анализа полученных данных с учетом внешних факторов, помогут в некоторых случаях заблаговременно предотвратить превращение отдельных негативных явлений в долгосрочную тенденцию или, по крайней мере, уменьшить их влияние на бизнес.

Программа «1С:Бухгалтерия 8» предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета. При использовании программы в течение некоторого времени в ее базе накапливается информация, которая может быть полезна руководителю. В то же время для извлечения необходимых данных из информационной базы требуются определенный уровень знаний и понимание бухгалтерского учета, которые у многих руководителей зачастую отсутствуют.

В начале ноября фирма «1С» выпустила новую версию 1.6.11 программы «1С:Бухгалтерия 8», в которой появился новый инструмент, предназначенный для руководителя, – «Центр антикризисного управления». Этот инструмент представляет собой специальный набор отчетов, с помощью которого можно провести экспресс-анализ ключевых финансовых показателей организации и динамики их изменения.

Для вызова «Центра антикризисного управления» необходимо в «Панели функций» выбрать вкладку «Руководителю». Наиболее критичная сводная информация о работе организации представлена в разделе «Оперативные данные». Для получения более детальной информации используется раздел «Отчеты для руководителя».

Оперативные данные

Раздел «Оперативные данные» состоит из трех таблиц. В одной из них отражается информация об остатке денежных средств на текущую дату, а также о продажах и поступлении денежных средств за текущий день. Здесь представлены и аналогичные данные за вчерашний день, рассчитывается процент изменения сравниваемых показателей. В то же время в соответствии с характером бизнеса руководителя может интересовать сравнение текущих показателей с показателями начала недели, конкретного дня на прошлой неделе и т.д. Программа позволяет выбрать показатели для сравнения на любую дату.

Во второй таблице отражается информация о продажах и поступлении денежных средств за период с начала месяца по текущую дату. Выполняется сравнение с данными за аналогичный период прошлого месяца и прошлого года. Например, при текущей дате 12 ноября данные за текущий месяц будут рассчитаны с 1 по 12 ноября, данные за прошлый месяц – с 1 по 12 октября, а данные за прошлый год – с 1 по 12 ноября прошлого года. Рассчитывается процент изменения сравниваемых показателей. Отрицательная динамика показателя продаж по отношению к прошлому месяцу может быть некритична и связана, например, с сезонностью бизнеса. Подтвердить или опровергнуть это предположение поможет сравнение значений показателей текущего периода и аналогичного прошлогоднего.

В третьей таблице отражается информация о задолженности покупателей и оборотных средствах на текущую дату в сравнении с данными на начало месяца. Дополнительно выделена просроченная задолженность покупателей и показан ее удельный вес в общей сумме задолженности. Выполняется также расчет процента изменения сравниваемых показателей.

Следует отметить, что процент изменения сравниваемых показателей в соответствующей колонке каждой таблицы может отражаться зеленым или красном цветом в зависимости от вида показателя и динамики его изменения. Например, увеличение показателя «Денежные средства» и уменьшение показателя «Просроченная задолженность покупателей» будут отражены зеленым цветом. Положительная динамика показателя «Задолженность покупателей» будет показана красным цветом и сразу привлечет внимание руководителя.

Раздел «Отчеты для руководителя» содержит 12 отчетов, сгруппированных по разделам «Общие показатели», «Денежные средства», «Расчеты с покупателями» и «Расчеты с поставщиками».

Общие показатели

Недостаточная эффективность хозяйственной деятельности организации может быть обусловлена как неблагоприятными внешними условиями, так и внутренними причинами. Это могут быть высокие затраты по основным видам деятельности, недостаточно эффективное использование оборотных средств, неоптимальные отпускные цены на товары, продукцию, работы и услуги и т.д. Отчеты группы «Общие показатели» могут помочь руководителю наметить направления оптимизации деятельности организации.

Для руководителя представляет интерес информация о динамике продаж товаров различных номенклатурных групп, например «Кондитерские изделия», «Бакалейные товары» и т.д. Проанализировать динамику продаж за период можно с помощью отчета «Продажи», в котором отражается сумма продаж по основным видам деятельности организации в разрезе номенклатурных групп. Обороты по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» в отчет не включаются. Заметим, что при формировании отчета в сумму продаж включается выручка по отгруженным товарам и предоставленным услугам независимо от факта поступления оплаты от покупателей. Информация в отчете, как и во многих других отчетах «Центра антикризисного управления», представлена в виде диаграммы и таблицы. При формировании отчета руководитель может выбрать уровень детализации информации внутри периода – день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие или год.

Наличие у организации высоких показателей продаж еще не является свидетельством высокой доходности ее хозяйственной деятельности. Оценить эффективность деятельности организации в том или ином периоде руководитель может с помощью отчета «Доходы и расходы». Этот отчет содержит информацию об общей прибыли (убытке) по основным видам деятельности и позволяет проанализировать динамику доходов или расходов, а также прибыли или убытка за период. Заметим, что при формировании отчета в незакрытом месяце прибыль (убыток) будут рассчитаны без учета затрат, которые отражаются в программе в конце месяца. Примером данных затрат являются затраты на оплату труда. Окончательная величина прибыли (убытка) будет определена только после учета всех затрат текущего месяца.

Полезной для руководителя является также информация о структуре оборотных средств – денежных средствах, задолженности покупателей, сырье и материалах, готовой продукции, незавершенном производстве, браке в производстве и т.д. Информация о структуре оборотных средств организации представлена в отчете «Оборотные средства». С помощью данного отчета можно проанализировать удельный вес каждой статьи в общей величине оборотных средств на начало и конец периода. Для значительного увеличения веса статьи «Брак в производстве», например, при отсутствии роста выпуска готовой продукции могут потребоваться управленческие решения по уменьшению брака.

Денежные средства

Руководителя организации в нестабильных экономических условиях волнует в первую очередь достаточность денежных средств, необходимых для плановых расчетов с бюджетом, кредитными учреждениями, работниками и контрагентами. Данные о денежных средствах на расчетных счетах и в кассе на определенную дату содержатся в отчете «Остатки денежных средств». В этом отчете также отражаются суммы денежных средств, выданных подотчетным лицам.

Недостаточность денежных средств на заданную дату может быть вызвана разными причинами: снижение розничных продаж, нарушение оптовыми покупателями графика погашения задолженности, большие затраты на сырье и материалы в преддверии повышения цен на них и т.д. Поэтому на следующем этапе анализа руководителя заинтересует информация о поступлении и расходовании денежных средств.

Получить наглядное представление о соотношении поступления денежных средств по различным статьям за период руководитель может с помощью отчета «Поступление денежных средств», который формируется в виде диаграммы по выбранным интервалам – по дням, неделям, декадам и т.д. Статья движения денежных средств определяется программой по счету, который корреспондирует со счетом денежных средств. Например, по статье «Расчеты с покупателями и заказчиками» отражаются проводки по дебету счетов денежных средств и по кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Проконтролировать расходование денежных средств из кассы и с расчетных счетов за период можно с помощью аналогичного отчета «Расход денежных средств». Информация о расходе показывается в разрезе статей расхода – «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.д. Заметим, что по статье «Расходы с подотчетными лицами (израсходовано)» отражается сумма денежных средств, за которую подотчетные лица отчитались. Анализ руководителем изменений в расходе денежных средств по статьям по сравнению с прошлыми периодами позволит выявить резкие колебания и принять решения для их предотвращения в будущем.

Расчеты с покупателями

Для получения руководителем общего представления об изменении задолженности покупателей и комиссионеров в выбранном периоде предназначен отчет «Динамика задолженности покупателей». В отчет включаются суммы дебиторской задолженности только по основным видам деятельности организации.

Получить детальную информацию о сумме аванса, сумме задолженности каждого контрагента на начало и конец периода, а также об изменении ее внутри периода можно с помощью отчета «Задолженность покупателей». Отчет представляет собой таблицу, в которой покупатели отсортированы по убыванию величины долга на конец периода. Информация в отчете аналогична информации в стандартном отчете «Анализ субконто», сформированном по субконто «Договоры» и отбором по виду договора «С покупателем» и «С комиссионером», но с дополнительной сортировкой по убыванию величины долга на конец периода.

Следует отметить, что отчет «Задолженность покупателей» обеспечивает анализ только информации о сумме общей задолженности каждого контрагента и не содержит данных о его финансовой дисциплине – о промежутках времени между появлением долга и его погашением, а также о выполнении условий договора по срокам оплаты. Для получения этой информации используются отчеты «Задолженность покупателей по срокам долга» и «Просроченная задолженность покупателей».

В отчете «Задолженность покупателей по срокам долга» содержатся данные об изменении задолженности покупателей на заданную дату по интервалам появления долга – «до 7 дней», «от 8 до 15 дней» и т.д. Под датой появления долга понимается дата отгрузки покупателю товаров и оказания услуг. Покупатели в отчете отсортированы по убыванию величины долга на дату отчета.

Программа позволяет по всем договорам с покупателями установить единый срок отсрочки оплаты. В то же время для отдельных договоров можно установить индивидуальные сроки оплаты, которые отличаются от общего срока. Информация о просроченной задолженности покупателей на текущую дату, на начало месяца и на начало года в разрезе контрагентов содержится в отчете «Просроченная задолженность покупателей». В этом отчете также выполняется сравнение величины просроченной задолженности на текущую дату с величиной на начало месяца и на начало года.

Расчеты с поставщиками

Проанализировать задолженность организации поставщикам руководитель может с помощью отчетов группы «Расчеты с поставщиками». В отчете «Динамика задолженности поставщикам» показывается изменение общей задолженности поставщикам за период.

Для анализа задолженности по каждому поставщику на начало и конец периода, а также о ее движении за период используется отчет «Задолженность поставщикам». Поставщики в отчете отсортированы по убыванию величины долга на конец периода.

Общей для всех отчетов является возможность произвольного выбора периода или даты, а для ряда отчетов и временной детализации – день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие или год. Большая часть отчетов представляет собой наглядные диаграммы, сопровождаемые таблицей с соответствующими числовыми показателями. Расшифровка отдельных показателей отчета не предусмотрена. В то же время показатели отчетов можно детализировать с помощью стандартных бухгалтерских отчетов.

Следует отметить, что во всех рассмотренных отчетах бухгалтерская терминология отсутствует, используются только управленческие термины, понятные руководителю.

Таким образом, с помощью Центра антикризисного управления руководитель может самостоятельно получить информацию о свободных денежных средствах, которыми располагает организация, выявить крупнейших должников, проанализировать динамику продаж и динамику просроченной задолженности покупателей, определить товары или направления деятельности, которые приносят самый большой доход, а также решить другие задачи. В результате руководитель организации становится полноправным пользователем программы «1С:Бухгалтерия 8».

Комплект антикризисных отчетов входит в состав версии 1.6.11 конфигурации «Бухгалтерия предприятия». Для получения комплекта антикризисных отчетов пользователям программных продуктов «1С:Бухгалтерия 8. ПРОФ» (все поставки), «1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия», «1С:Упрощенка 8» и «1С:Предприниматель 8» достаточно обновить конфигурацию до версии 1.6.11. Обновление конфигурации производится в обычном порядке.

И. СИДОРОВ

Фирма «1С»

Контактный телефон (495) 737-92-57