1C:Архив 8 для Беларуси
Архитектура хранения
Подробное описание функциональных возможностей программы приведено на сайте и в информационном письме.
- Каждый документ в «1С: Архив для Беларуси» хранится в контейнере формата zip.
- Даже если документ существует только на бумаге, «1С:Архив для Беларуси» обеспечивает его полноценный учет.
- В основе архивного учета лежит понятие документального фонда – совокупности документов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица.
- Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
- Сводные описи дел — это учетные документы архива организации, которые объединяют годовые разделы, составленные на основе описей дел структурных подразделений с соответствующими сроками хранения.
-
Документы поступают в архив как сдаточные описи или пакеты принятых документов.
Операции с делами и документами
-
При приеме сдаточной описи или пакета документов система автоматически проверяет структуру загружаемых файлов. При обнаружении ошибок фиксирует в отдельный отчет.
-
Дела формируются из документов, поступивших в составе пакетов или созданных вручную.
-
Когда срок хранения документов истек, система позволяет оформить их уничтожение.
Поиск и навигация
- Для быстрой работы с большими массивами данных в списках документов и дел предусмотрены быстрые отборы, пользовательские настройки и полнотекстовый поиск.
- Штрихкодирование: штрихкод можно присвоить как бумажному документу, который был создан вручную внутри «1С:Архива для Беларуси»,так и делу для поиска в хранилище.
- Справочник «Места хранения дел» является иерархическим с неограниченным количеством уровней. Типичная структура: территория/помещение, шкаф, полка.
- Система позволяет регистрировать и обрабатывать запросы на предоставление архивных сведений (от физических лиц, организаций, государственных органов). Для каждого запроса создается карточка с определенным перечнем данных.
- Система обеспечивает полный спектр операций с электронными цифровыми подписями.
- Встроенный механизм задач позволяет автоматизировать взаимодействие сотрудников архива. Предусмотрено автоматическое создание задач.
- Система позволяет настроить регулярную рассылку отчетов по электронной почте, в сетевой каталог или на FTP-ресурс. Для каждого отчета можно настроить свои параметры.
- Интеграция «1С:Архива для Беларуси» с «1С:Документооборотом» (далее – 1С:ДО) является одним из наиболее востребованных сценариев, позволяющих создать единую среду управления документами на всех этапах их жизненного цикла. Настройка выполняется в обеих базах.
- В «1С:Архив для Беларуси» реализована многоуровневая модель управления доступом, обеспечивающая информационную безопасность и удобство работы.
- Настройка политик доступа к документам осуществляется с помощью разрешений.
- Система поддерживает отложенное обновление прав – задания на пересчет прав помещаются в очередь и обрабатываются в фоновом режиме, не блокируя работу пользователей.
