Повышение эффективности ведения учета в крупном территориально-распределенном образовательном учреждении – Южном федеральном университете

17 мая 2017

ЦЕЛИ ПРОЕКТА

Повышение качества предоставляемых образовательных услуг, повышение эффективности принятия управленческих решений за счет построения единого информационного пространства вуза, автоматизация деятельности приемной комиссии, автоматизация деятельности структурных подразделений; автоматизация отдела планирования учебного процесса.

Ситуация до внедрения

На момент начала внедрения в Федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего образования «Южный федеральный университет» (ЮФУ) автоматизация бизнес-процессов осуществлялась в гетерогенной информационной среде с использованием следующих средств:

  • АСУ «Деканат»;
  • Пакет ММИС «Учебные планы»;
  • АС «Расчет нагрузки преподавателей»;
  • Сервисы портала вуза - «Расписание», «Учебно-методические ресурсы», «Сбор учебных планов» и др.;
  • Представление информации об учебном процессе на официальном сайте ЮФУ.

При этом использовались следующие инструменты, технологии и платформы: Oracle, PostgreSQL, Microsoft Access, Microsoft Excel, 1C:Предприятие, RAD системы.

Наличие разрозненных информационных баз и использование разного программного обеспечения привели к возникновению следующих проблем при реализации бизнес-процессов в вузе:

  • критичность используемых технологий к наличию технических специалистов;
  • необходимость обеспечения многопользовательского режима;
  • необходимость обеспечения удаленной работы подразделений;
  • проблемы синхронизации данных между подсистемами в существующей архитектуре информационного пространства ЮФУ.

Уникальность проекта

В процессе внедрения программного продукта «1С:Университет ПРОФ» в ЮФУ возникали различные проблемы, которые были успешно преодолены. В короткие сроки осуществлен импорт данных, необходимых для старта работы подсистем. Изменения в структуре вуза приводили к изменению и повторному проведению первичных документов. Оперативно изменялись адаптированные и разработанные отчеты, а также интерфейсные формы. Были выявлены и устранены участки кода, замедляющие работу системы. Предотвращались нештатные ситуации, связанные с отключением электричества, нехватки лицензий, конфликтами в серверной инфраструктуре.

Для подразделений и ответственных сотрудников вуза разработан универсальный отчет, позволяющий получить любую интересующую информацию об учетных объектах системы в режиме конструктора запросов. В результате внедрения подсистемы управления обучающимися было проведено обновление информации об обучающихся, проведена актуализация регламентов делопроизводства, увеличилось число пользователей системы.

Публикации о проекте

Результаты проекта

Автоматизирована деятельность приемной комиссии. За счет использования схемы «одно окно», а также реализации возможности подачи заявлений через интернет уменьшилось время работы с абитуриентом. За счет разработки новых аналитических отчетов, отражающих ход приемной кампании, повысилось качество принимаемых менеджментом вуза решений.

Автоматизирована деятельность управлений, дирекций и деканатов. Актуализированы сведения о 30 000 обучающихся, 7 000 преподавателях, 1 500 учебных планах, 150 000 экзаменационных ведомостях, 7 000 дипломах, 90 000 исторических записях о физических лицах. За счет разработанного механизма по созданию приказов и его интеграции с системой документооборота docsvision минимизированы ошибки в приказах и отклонения от утвержденного регламента. В системе создано более 11 000 приказов. За счет разработки универсального отчета уменьшилось время получения подразделениями интересующей информации об обучающихся. Реализованы сервисы подбора вакансий и трудоустройства выпускников.

Автоматизирована деятельность отдела планирования. За счет реализации функции автоматического контроля соответствия требованиям ФГОС ВПО повысилось качество разрабатываемых учебных планов. За счет разработанных механизмов автоматического объединения нагрузки в потоки, обновления распределений поручений, закрепления нагрузки за новыми подразделениями сократилось время работы ответственных сотрудников. С использованием системы распределено 2,1 млн. часов между 2000 преподавателями вуза.

Автоматизирована деятельность центров дополнительного образования. Разработана обработка по загрузке учебных планов программ дополнительного образования в соответствии с шаблонами, принятыми в ЮФУ. Автоматизирован процесс формирования, регистрации и печати дипломов о профессиональной переподготовке и свидетельств о повышении квалификации.

Автоматизирована деятельность подразделений ЮФУ, осуществляющих научно-исследовательскую, опытно-конструкторскую, научно-техническую, инновационную деятельность, а также подразделений, использующих в своей основной работе результаты научно-технической деятельности. Расширен перечень характеристик объектов НИР (Базы индексации (Scopus, Web of Science и др.), добавлены новые объекты НИР (Базы данных; Изобретения; Полезные модели и т.д.), разработан механизм по проверке и утверждению внесенных данных, разработан универсальный отчет «Списки и показатели», позволяющий получить статистические и списочные данные по объектам «Результаты деятельности» и документам «НИОКР» в любом разрезе, который необходим пользователю.