IT-Аутсорсинг. Анализ использования

ИТ-аутсорсинг – это частичная или полная передача работ по поддержке, обслуживанию и модернизации ИТ-структуры предприятия «внешнему» исполнителю. Рассмотрим варианты использования IT-аутсорсинга.

Простой вариант: микро-предприятие, выделенного IT-специалиста на таких предприятиях нет, все работы сводятся к периодическому ремонту оборудования и обновлению программного обеспечения. Для выполнения такого уровня работ и используется IT-аутсорсинг. Привлекаться может как отдельный специалист, так и IT-компания.

Сложный вариант: предприятие не имеет IT-службы, но использует IT-аутсорсинг в комбинации нескольких обслуживающих IT-компаний. В данном случае организация эффективного взаимодействия всех заинтересованных сторон является основой достижения результата.

Оптимальный вариант: предприятие имеет в штате собственную IT-службу, но учитывая количество, сложность, периодичность IT-задач, в многих случаях, необходимо использование IT-аутсорсинга.

В первом варианте, в большинстве случаев, привлекая специалиста, а не IT-компанию, предприятие планирует минимизировать затраты. При этом не учитываются проблемы, при возникновении которых, предприятие может потерять гораздо больше. Наиболее распространённой проблемой является отсутствие специалиста, когда в нём есть необходимость. Преимуществом привлечения IT-компании является работа с юридическим лицом, все взаимоотношения с которым оформлены договором. Например:

• «закрепление» за предприятием определённого менеджера и специалиста; 
• достаточное количество квалифицированных и аттестованных специалистов, для замены специалиста без потери качества выполняемых работ; время реакции обслуживающей компании на вопрос, ответственность за некачественное выполнение работ и несоблюдение сроков. 

В итоге привлечение IT-компании в данном варианте имеет больше преимуществ, а затраты окупаются качеством и полнотой оказанных IT-компанией услуг.

Более сложный вариант с привлечением нескольких IT-компаний применяется временно, так как сложность организации взаимодействия между несколькими участниками IT-процессов со временем сводит все преимущества IT-аутсорсинга к минимуму. IT-задачи решаются, но целостного понимания IT-структуры предприятия нет. В итоге через определённое время накапливается комплекс проблем, который затрудняет деятельность и развитие предприятия.

В процессе развития изменяются все бизнес-процессы предприятия, и от способности IT-структуры обеспечить правильное их выполнение может зависеть деятельность самого предприятия. Например, в алкогольной отрасли несвоевременная сдача отчетности в контролирующие органы или предоставленные ошибочные сведения могут стать причиной отзыва у предприятия лицензии и приостановку деятельности.

Оптимальным решением можно считать создание IT-службы для обеспечения текущих, несложных и часто повторяющихся задач. Так же задачей IT-службы является сбор и анализ требований к существующей IT-структуре для того, чтобы определить, в какой момент оптимально использование IT-аутсорсинга.

Попытка решить все задачи ресурсами IT-службы, существенно увеличивает затраты на её содержание. При анализе затрат необходимо учитывать не только затраты на заработную плату IT-специалистов, но и налоги и взносы, затраты на социальный пакет, рабочее место и пр. Детальный расчет показывает выгоду использования IT-аутсорсинга, а, правильно составленный договор, позволит оптимизировать затраты за счёт указания фиксированной ставки оплаты и предоставления скидки.

В большинстве случаев загрузка текущими задачами специалистов IT-службы не позволяет им структурировать и формализовывать IT-процессы. Особенно это часто видно на предприятиях, рост которых был значительным в последнее время. Основная проблема проявляется в отсутствии документации по выполненным работам (какие внесены ли изменения в программные продукты и т.д.). Преимуществом привлечения IT-компании в данном случае является прописанные в договоре параметры выполнения, сдачи и приемки работ, а так же документирование выполнения работ и разработку инструкций (в том числе видео) и регламентов работы.

При рассмотрении проектов автоматизации более рационально привлечение проектных IT-компаний, и обусловлено это следующими факторами:

• IT-компании могут предложить большое количество собственных разработок;
• Компетенции подтверждается сертификатами, а успешный опыт и масштаб проектов письменными отзывами клиентов.

По нашему мнению, оптимальным решением является совместная работа собственной IT-службы и обслуживающей IT-компании, что позволит минимизировать возможные риски для деятельности предприятия и обеспечить бесперебойную работу IT-структуры предприятия.