Управленческий учет в турбизнесе

2 апреля 2012
Управленческий учет в турбизнесе

Источник: Журнал «Турбизнес» («Гостиница и Ресторан: бизнес и управление»), №4, апрель 2012
Автор статьи: Бурнейко Олег, директор ООО «Геософт-Консалт», консультант по управлению
Статья о продукте: 1С:Предприятие 8. Турагентство


В рамках рубрики "Технологии" мы начинаем делиться с Вами особенностями автоматизации туристического бизнеса и сегодня поговорим об основах эффективного управления турагентством - управленческом учете.

В среде предпринимателей, особенно начинающих, считается, что открыть туристическое агентство очень просто и не требует больших затрат. Отчасти это правда, поскольку с отменой лицензирования туристической деятельности любой желающий может заняться этим бизнесом, так как порог входа очень невелик. Но при этом не стоит забывать о том, что слово «бизнес» предполагает извлечение постоянного дохода из этой деятельности. Чтобы бизнес приносил доход, а не являлся средством самозанятости, необходимо, чтобы он был регулярным и рентабельным. Для регулярности бизнеса требуется постоянный поток клиентов, а для определения рентабельности, необходимо эту рентабельность считать, т.е. вести бухгалтерский и управленческий учет.

Рынок турагентств можно описать следующими качественными показателями: низкий порог входа на рынок, большое число небольших компаний, высокая конкуренция за клиента, слабый уровень автоматизации и формализации офисных бизнес-процессов, недостаточность управленческого учета. Во многих компаниях нет единой системы, которая должна выполнять основные функции: калькуляцию туров, оформление заявок туристов, договоров и путевок, учет взаиморасчетов по заявкам с туристами и туроператорами, переписку и контакты с клиентами, расчет эффективности рекламы и проводимых мероприятий, бонусы постоянным клиентам и рекомендателям. Последнее особенно важно, поскольку в условиях высокой конкуренции необходимо сохранять клиентскую базу, а не тратить большие средства на привлечение новых клиентов. Клиентская база – ключевой ресурс в турбизнесе, поэтому приоритетной задачей является ее сохранение в офисной информационной системе (с разграничением прав доступа к информации), а не в записных книжках менеджеров или разрозненных файлах. Почему так, думаем, очевидно.

Не менее важен управленческий учет, а именно учет, построенный на реальных оперативных, а не на бухгалтерских данных и предназначенный для принятия управленческих решений. Стандартом управленческого учета, например, является «Управленческий Отчет о прибылях и убытках», не путать с бухгалтерской формой N 2. Однако именно в турбизнесе есть проблема, которая не так актуальна для других видов деятельности. Это проблема контроля ликвидности и управления денежными средствами, которая связана с низкой маржинальностью бизнеса и большим потоком клиентских платежей в сезон. Руководителю турагентства необходимо постоянно контролировать показатель «Свободного остатка собственных денежных средств», чтобы всегда иметь возможность выполнить обязательства перед туроператорами и не входить в искушение потратить деньги клиентов на собственные нужды: зарплату, премии, рекламу и т.д. На проблеме недостаточного контроля ликвидности «погорела» не одна, даже крупная, туристическая компания.

Важно чтобы не Вы работали на бизнес, а бизнес работал на Вас. Для этого необходима формализация бизнес-процессов – только тогда появляется возможность контроля ключевых показателей бизнеса. Многие современные информационные системы, особенно специализированные отраслевые программные продукты, уже дают набор готовых бизнес-процессов, и тогда не нужно «изобретать велосипед». После того как бизнес-процессы формализованы, их работу можно контролировать дистанционно, из любой точки земного шара, при помощи отчетов по ключевым показателям работы.

Вообще же использование системы автоматизации должно отвечать на ряд вопросов, которые справедливо возникают у руководителя турагентства:

  • Сколько у меня «своих» денег?

  • Сколько я зарабатываю на каждом направлении / клиенте?

  • Какая реклама работает, а какая просто «съедает» мои деньги?

  • Какие менеджеры эффективны, а какие нет?

  • Кто мои ключевые клиенты, и как сделать их приверженцами моей компании?

  • Насколько безопасно хранятся данные моей компании?


Подводя итог, хотелось бы сказать, что современная система автоматизации оперативного и управленческого учета в туристическом агентстве, кроме наличия отраслевой специфики, должна удовлетворять следующим критериям: быть приемлемой по соотношению цена-качество, обладать функциями CRM и управления персоналом, поддерживать легкий и быстрый обмен данными с популярными программами бухгалтерского учета, обладать подсистемой анализа деятельности и расчета реального финансового результата.

В следующей статье, на конкретных примерах, мы расскажем как эффективно вести управленческий учет в туристическом агентстве с помощью отраслевой системы автоматизации.

В продолжении рубрики читайте статью "Управленческий учет в турбизнесе. Автоматизация"

Источник: Журнал «Турбизнес» («Гостиница и Ресторан: бизнес и управление») http://www.tourbus.ru/issuu.php?id=83