Управленческий учет в турбизнесе. Автоматизация

1 мая 2012
Архивный материал

Источник: Журнал "Турбизнес" ("Гостиница и Ресторан:бизнес и управление"), №5, май 2012
Автор статьи: Олег Бурнейко
Статья о продукте: 1С:Предприятие 8. Турагентство


В предыдущей статье, в апрельском номере журнала "Турбизнес" ("Гостиница и Ресторан:бизнес и управление"), мы уже говорили о необходимости ведения управленческого учета в туристическом агентстве и контроле основных финансовых показателей деятельности. В данной статье мы поговорим о том, как автоматизация и отраслевое решение помогут в этом.

Конечно, отраслевая система заменит десятки электронных таблиц, документов и отчетов на Вашем компьютере, которые обычно используются для ведения учета, подготовки документов для клиентов и формирования отчетов. Насколько это важно?

Менеджеру удобнее работать с одним приложением. Его работа становится продуктивнее, меньше рабочего времени тратится на оформление – больше времени можно уделить клиенту (рассказать о стране, экскурсиях, особенностях отдыха и т.п.).

Сокращается количество ошибок при оформлении документов на тур. Все необходимые данные клиентов сохраняются и автоматически подставляются в печатные формы договоров, путевок и других первичных документов.

Многие из нас пользовались услугами турагентств и мы прекрасно знаем, как выглядит процесс оформления. Согласитесь, больше доверия вызывает четко структурированная работа менеджера, который быстро, без ошибок оформляет и распечатывает в один клик всю необходимую документацию – вы же рядом и вам все видно.

Говоря о повышении качества обслуживания клиентов, стоит отметить безусловным плюсом наличие в системе функций CRM (управления взаимоотношениями с клиентами). Учет всех контактов с туристами и туроператорами, отправка е-mail и SMS-сообщений из программы позволят наработать, сохранить и приумножить клиентскую базу. Теперь ни одно обращение клиента не будет потеряно. Кроме того у вас теперь есть эта самая клиентская база – база данных системы.

Не секрет, что реклама двигатель торговли. А эффективна ли она? Фиксируем затраты и источник обращения в заявке на тур – получаем анализ эффективности рекламы. Благодарные туристы рекомендуют вашу компанию? Стимулируйте их, вовлеките в процесс и дайте с помощью бонусной системы возможность оплатить свой следующий тур накопленными бонусами.

Все операции регистрируются и хранятся в единой базе данных, чья функция не только хранение, но и предоставление инструментов для анализа накопленных данных. Анализируем продажи по направлениям, взаиморасчеты с туристами и туроператорами, доход (комиссию по закрытым туристическим заявкам). Держим под контролем в высокий сезон наличие собственных денежных средств турагентства, чтобы не допустить проблем с ликвидностью и поддерживать необходимый уровень рентабельности бизнеса. Именно для этого нам и нужна система автоматизации - управленческие отчеты о структуре денежных средств и управленческом финансовом результате четко и ясно отразят всю финансовую картину работы турагентства.

Представьте, что вы находитесь вне офиса, но хотелось бы держать руку на пульсе? Нет ничего проще. Контролируйте работу вашего турагентства через Интернет при помощи планшетного компьютера или коммуникатора – с программой можно работать через обычный web-браузер. Работа в браузере через Интернет для пользователя ничем не отличается от работы с программой, установленной на персональном компьютере или в локальной сети турагентства. Кроме того это дает мощнейший инструмент для автоматизации территориально распределенной сети филиалов и офисов турагентства.

Не стоит забывать и о бухгалтерском учете. Представьте, насколько вам будет благодарен бухгалтер, если вся информация о хозяйственной деятельности будет выгружена в его любимую программу для ведения бухгалтерского учета и ему повторно не придется ничего вводить.

В заключении хотелось бы сказать, что при выборе отраслевого решения для автоматизации турагентства необходимо обратить внимание на открытость программного кода и возможность поддержки на всей территории России. Дополнительные бесплатные сервисы в виде регулярных бесплатных вебинаров и демо-сервера для ознакомления с программой через Интернет не будут лишними. Но наиболее эффективной технологией правильного выбора является создание бесплатного контрольного примера в программе на Ваших данных. Технология контрольных примеров – внедрения до покупки – позволяет учесть специфику именно Вашего предприятия и дает возможность (без абстракций) понять, подходит вам отраслевое решение или нет.

Источник: Журнал "Турбизнес" ("Гостиница и Ресторан:бизнес и управление") www.tourbus.ru/issuu.php?id=85